Продаж виставкових площ – це окремий напрям роботи організатора конференції, форуму чи виставки. Потрібно презентувати план експозиції потенційним партнерам, розповісти про доступні локації, узгодити вартість, зібрати заявки, оформити оплату та постійно контролювати, які стенди вже зайняті, а які ще можна продати.

Коли йдеться про п’ять-десять партнерів, із цим ще можна впоратися вручну. Але що робити, якщо потрібно продати 100, 300 або 500 виставкових місць? Заявки надходять у месенджери та електронну пошту, менеджери ведуть власні таблиці, а інформація про вільні стенди швидко застаріває.

RegToEVENT пропонує рішення – інтерактивну карту виставкових площ, яка допомагає наочно презентувати експозицію, спростити вибір стендів і, за потреби, автоматизувати весь процес продажу.

Потенційні експоненти бачать план виставки, обирають відповідні місця та можуть оформити заявку або придбати стенд онлайн. А організатор отримує структурований процес роботи із заявками, оплатами й бронюваннями.

Що таке інтерактивна карта виставкових площ

Інтерактивна карта – це цифровий план виставки, на якому кожен стенд представлений окремим елементом. Замість того щоб надсилати партнерам PDF-файл або пояснювати розташування місць у листуванні, організатор надає посилання на сторінку з актуальним планом експозиції.

Покупець може переглядати доступні стенди, натискати на конкретні місця та отримувати інформацію про них. Залежно від обраного сценарію роботи він може залишити заявку, зв’язатися з менеджером або перейти до оформлення замовлення й оплати.

Інтерактивна карта допомагає зробити продаж виставкових площ більш зрозумілим для обох сторін. Партнеру легше визначитися з вибором, а організатору – контролювати процес і уникати плутанини з доступністю місць.

Карту можна використовувати на сайті заходу, у презентаціях для партнерів та в комунікації з потенційними експонентами.

Два сценарії продажу виставкових стендів

Різні заходи потребують різного підходу до продажу експозиції. На одній конференції організатор особисто погоджує умови з кожним спонсором, а на іншій потрібно швидко обробляти сотні замовлень.

Тому RegToEVENT пропонує два сценарії роботи з інтерактивною картою: демонстраційний та автоматизований.

1. Демонстраційна карта: наочна презентація експозиції

Цей варіант підійде організаторам, які звикли продавати виставкові площі індивідуально, спілкуватися з партнерами та узгоджувати умови співпраці особисто.

Ви створюєте інтерактивний план, на якому потенційні експоненти можуть переглядати стенди й отримувати інформацію про кожне місце. Карта стає зручним доповненням до презентації заходу та інструментом для роботи відділу продажів.

Наприклад, менеджер спілкується з потенційним партнером і надсилає йому посилання на план виставки. Партнер самостійно переглядає доступні локації, оцінює їхнє розташування та обирає ті, які відповідають його завданням.

При цьому організатор зберігає звичний формат продажу: обговорює вартість, погоджує умови участі та супроводжує партнера до укладення домовленостей.

Що можна реалізувати за допомогою демонстраційної карти:

• Наочно презентувати план виставки та розташування стендів.
• Надавати інформацію про конкретні виставкові місця.
• Додавати форму для подання заявки на участь.
• Розміщувати контакти менеджера для індивідуального обговорення умов.
• Поєднувати інформацію про експозицію зі сторінкою продажу звичайних квитків на захід.

Якщо для заходу використовується мобільний застосунок RegToEVENT для нетворкінгу, інформацію про виставкові площі можна інтегрувати в нього. Учасники бачитимуть план і актуальну зайнятість стендів, зможуть орієнтуватися в розташуванні експонентів та планувати знайомства.

Це особливо корисно для бізнес-виставок, де розташування компаній має значення для відвідувачів, а можливість заздалегідь побачити сусідів по експозиції допомагає партнерам оцінити потенційне оточення.

Важлива перевага: демонстраційний модуль надається безкоштовно клієнтам RegToEVENT. Це можливість зробити презентацію виставкових площ наочнішою без додаткової плати за сам модуль.

2. Автоматизований продаж стендів: від вибору до оплати онлайн

Якщо організатору потрібно продати десятки або сотні виставкових місць, ручне опрацювання кожного запиту стає серйозним навантаженням на команду.

У такому випадку доцільно використовувати автоматизований сценарій. Він дає змогу організувати повний процес продажу виставкових площ: від створення плану й вибору стенду до подання заявки, погодження умов та оплати.

Розглянемо, як це працює.

Крок 1. Створіть план виставки

За допомогою конструктора ви формуєте інтерактивну карту експозиції та додаєте стенди, які плануєте продавати.

Якщо виставкові місця відрізняються площею, вартістю, розташуванням або комплектацією, їх можна розподілити за типами. Так потенційним експонентам буде простіше порівнювати пропозиції та обирати відповідний варіант.

Наприклад, на карті можуть бути представлені стандартні стенди, збільшені виставкові площі та преміальні локації з особливими умовами розміщення.

Завдяки візуальному формату покупець бачить не просто перелік тарифів, а конкретне місце на плані виставки.

Крок 2. Додайте додаткові опції до стендів

Виставковий стенд – це не завжди лише орендована площа. Експонентам можуть знадобитися меблі, додаткові розетки, освітлення, плазмові екрани, декор та інші елементи обладнання.

У RegToEVENT можна передбачити додаткові опції для різних типів стендів. Потенційний партнер зможе сформувати комплект відповідно до своїх потреб, а організатор – запропонувати додаткові послуги під час оформлення замовлення.

Наприклад, компанія обирає стенд, додає стіл і стільці, замовляє екран та додаткове освітлення. У результаті вона отримує готову пропозицію з потрібною комплектацією, а не лише базову виставкову площу.

Для організатора це ще й можливість збільшити дохід від продажу додаткових послуг, не перетворюючи кожне замовлення на окремий тривалий процес погодження.

Крок 3. Налаштуйте форму заявки

Наступний етап – збір інформації про потенційного експонента.

Ви створюєте адаптивну форму, у якій компанія вказує необхідні дані для оформлення участі. Наприклад, назву організації, контактну особу, контактні дані та іншу інформацію, потрібну для роботи з партнером.

Після заповнення форми клієнт може перейти до наступного етапу – оплати або очікування підтвердження заявки, якщо організатор передбачив попереднє погодження.

У такий спосіб інформація надходить до системи в структурованому вигляді, а менеджерам не потрібно вручну переносити дані з повідомлень і листів у таблиці.

Крок 4. Оберіть спосіб оформлення замовлення та оплати

Не кожен виставковий стенд можна продати за однаковою схемою. Іноді достатньо вибору місця та оплати, а іноді організатору потрібно перевірити заявку, погодити спеціальні умови або обговорити індивідуальну комплектацію.

RegToEVENT дає змогу організувати обидва сценарії.

Автоматичне оформлення. Якщо додаткове погодження не потрібне, покупець може перейти до сторінки оплати й оплатити замовлення онлайн або сформувати рахунок для безготівкової оплати.

Оформлення з підтвердженням організатора. Якщо кожну заявку потрібно розглянути окремо, вона надходить на ручне погодження. Менеджер може зв’язатися з потенційним експонентом, обговорити деталі та після узгодження надіслати посилання на онлайн-оплату або сформувати рахунок для безготівкового розрахунку.

Такий підхід дає змогу автоматизувати рутинні операції, не відмовляючись від індивідуальної роботи з важливими партнерами.

Крок 5. Контролюйте заявки в CRM

Коли заявок багато, важливо не лише зібрати їх, а й розуміти, на якому етапі перебуває кожен потенційний експонент.

У RegToEVENT для цього передбачена CRM із канбан-дошкою, яка допомагає відстежувати рух замовлень і контролювати роботу із заявками.

Менеджер може бачити, які звернення очікують розгляду, де потрібно зв’язатися з клієнтом, які заявки погоджені та які замовлення вже перейшли до оплати.

Це особливо важливо під час підготовки масштабних виставок, коли паралельно ведуться десятки діалогів із різними компаніями.

Замість розрізнених нотаток, таблиць і повідомлень команда працює в єдиній системі, де легше контролювати статуси й не втрачати потенційних партнерів.

Крок 6. Оновлюйте доступність стендів автоматично

Одна з найважливіших переваг автоматизованого продажу – актуальна інформація про зайнятість виставкових місць.

Після оплати стенд автоматично позначається як зайнятий на інтерактивному плані. Інші покупці бачать оновлений статус і можуть обирати серед доступних варіантів.

Це допомагає уникати ситуацій, коли два партнери претендують на одне місце, а менеджеру доводиться вручну перевіряти таблиці, листування та попередні домовленості.

Організатору не потрібно постійно оновлювати план після кожної оплати: система бере цю частину роботи на себе.

Продаж стендів навіть уночі – без участі менеджера

Уявімо, що потенційний експонент уже визначився з місцем, знає вартість і готовий оплатити участь. Але менеджер не відповідає на повідомлення, оскільки робочий день давно завершився.

За традиційної схеми клієнт чекатиме до ранку, а організатор витратить додатковий час на узгодження та оформлення замовлення.

З автоматизованим продажем ситуація може бути іншою: покупець самостійно переглядає актуальний план, обирає доступний стенд, заповнює форму та переходить до оплати без допомоги менеджера, якщо для цього замовлення не потрібне попереднє погодження.

Це означає, що продажі можуть відбуватися не лише в робочі години. Потенційний партнер не залежить від графіка менеджера, а організатор отримує можливість приймати замовлення тоді, коли клієнт готовий до покупки.

Водночас для складних замовлень залишається можливість ручного розгляду. Організатор сам визначає, які процеси варто автоматизувати, а де важливо зберегти персональну комунікацію.

Скільки коштує автоматизація продажу виставкових площ

Вартість автоматизованого сценарію роботи з виставковими площами прив’язана до стандартної комісії з квитків у RegToEVENT.

Це означає, що організатор не сплачує окрему фіксовану суму лише за можливість продавати стенди через систему. Якщо стенд не продано, комісія за його продаж не нараховується.

Для організатора це зручний підхід: витрати залежать від фактичних продажів, а інструмент можна використовувати для систематизації роботи з експонентами та масштабування процесу.

Перед підключенням варто уточнити актуальні умови тарифікації у команди RegToEVENT, особливо якщо йдеться про специфічну модель продажу виставкових площ або додаткових послуг.

Кому підійде інтерактивна карта виставки

Інструмент можна використовувати для різних форматів подій, де потрібно презентувати, бронювати та продавати виставкові місця.

• Професійні виставки. Для продажу великої кількості стендів і керування доступністю експозиції.
• Бізнес-форуми та конференції. Для організації партнерських зон, презентаційних майданчиків і виставкових просторів.
• Галузеві заходи. Для продажу місць компаніям, які хочуть представити свої продукти та послуги цільовій аудиторії.
• Кар’єрні ярмарки. Для розміщення роботодавців і продажу або бронювання місць для компаній-учасників.
• Спонсорські та партнерські зони. Для наочного представлення доступних локацій і спрощення погодження участі.

Демонстраційний сценарій підійде тим, хто хоче зробити презентацію експозиції наочнішою та зберегти індивідуальний підхід до партнерів. Автоматизований – тим, хто прагне зменшити ручну роботу, прискорити оформлення замовлень і продавати велику кількість стендів без пропорційного збільшення команди.

Як підключити інтерактивну карту виставкових площ у RegToEVENT

Інтерактивна карта допомагає перетворити продаж виставкових площ із набору розрізнених операцій на зрозумілий процес. Потенційні експоненти бачать план, обирають потрібні місця та оформлюють замовлення, а організатор контролює заявки, оплати й доступність стендів в одному середовищі.

Ви можете почати з демонстраційної карти, щоб наочно презентувати експозицію партнерам, або обрати автоматизований сценарій, якщо хочете організувати повноцінний онлайн-продаж виставкових площ.

Докладніше про можливості інструмента читайте на сторінці інтерактивної карти виставкових площ RegToEVENT.

Використовуйте можливості RegToEVENT на повну: спрощуйте роботу з партнерами, автоматизуйте продаж стендів і звільняйте час команди для завдань, які справді потребують людської уваги.