Уявіть ситуацію: ви підготували 300 цінних подарунків для 300 зареєстрованих гостей. Але вже до середини дня на стійці видачі порожньо. Куди все поділося? Причина банальна: найпідприємливіші відвідувачі підходили до стенду по кілька разів і забирали мерч цілими пакетами. У результаті половина учасників залишилася без подарунків, а бюджет заходу зазнав відчутних збитків.

Це лише один із прикладів того, як відсутність обліку послуг та сервісів призводить до втрати маржі. У цій статті ми розглянемо цифрові купони від RegToEVENT – інструмент у застосунку для нетворкінгу, який усуває чотири ключові прогалини в бюджеті вашої події.

У чому полягає головна проблема?

Організатор витрачає приблизно однакову суму на залучення кожного відвідувача. Проте самі гості сплачують по-різному: хтось купує квиток категорії «Економ», хтось – «Бізнес», а хтось обирає «VIP».

Коли всі учасники потрапляють на одну локацію без чіткого розмежування та обліку послуг, межі між тарифами розмиваються. Маржа івенту починає «витікати» через безкоштовний алкоголь, заповнені нетими людьми паркомісця та мерч, винесений пакетами.

Розглянемо 4 реальні кейси, де цифрові купони стають незамінним інструментом контролю.

Кейс 1. Диференціація тарифів та градація сервісу

Сучасний івент нагадує авіарейс: усі пасажири летять одним літаком, але рівень сервісу залежить від обраного класу.

• Економ: доступ до основної програми та доповідей без харчування.
• Бізнес: доступ до виступів + обід + купони на 5 келихів просекко.
• VIP: окрема лаундж-зона, безлімітні напої та додаткові привілеї.

Стандартний робочий «джентльменський набір» купонів:

1. 🥗 1 купон – на харчування (обід/перекус).
2. 🚗 1 купон – на безоплатне паркування.
3. 🥂 5 купонів – на вітальні напої або ігристе.
4. 🎁 1 купон – на фірмовий мерч від спонсора.

Що це дає організатору? Ви чітко регламентуєте обсяг послуг для кожного тарифу, підвищуючи маржинальність заходу без зростання витрат. А гості, які отримують свій передбачений квитком welcome drink, залишають найкращі відгуки.

Кейс 2. Контроль та облік обмеженого паркінгу

Обмежена кількість паркомісць на локації – біль багатьох організаторів. Як правильно розподілити місця та контролювати проїзд?

Як це працює на практиці:

Паркомісця виділяються лише для спікерів, партнерів та VIP-гостей. Відповідні цифрові купони відображаються у їхньому застосунку. При в’їзді хостес або охорона біля шлагбаума сканують купон зі смартфона водія та пропускають авто.

Переваги рішення:

• Прозорість: не потрібно з’ясовувати на місці, який у гостя тип квитка – є купон, є паркомісце.
• Цифровий облік: ви точно знаєте, скільки місць зайнято та хто саме ними скористався.
• Фінансова чіткість: можливість розрахунку за парковку з локацією заздалегідь або за фактом використання.
• Гнучкість у продажах: якщо місць 100, а гостей 500+, паркування додається тільки в дорожчі тарифи.

Кейс 3. Розрахунки із зовнішнім харчуванням (фуд-кортами)

Якщо на локації немає власного кейтерингу, але захід проходить, наприклад, у ТРЦ із фуд-кортом або поруч із партнерськими закладами, можна організувати харчування через цифрові купони.

Ви домовляєтеся з кафе про співпрацю, а у закладі або на вході до нього розміщуєте помічника з планшетом (чи даєте доступ працівникам закладу), який сканує купони гостей.

Чому це краще за паперові талони:

• 🔒 Захист від підробок: паперові талончики можна легко роздрукувати чи скопіювати у найближчому копіцентрі. Цифровий купон проходить через центральний сервер, його неможливо підробити чи переслати в інший акаунт.
• 🚫 Унеможливлення повторного використання: пообідати двічі за одним купоном технічно неможливо.
• ⚡ Швидкість: сканування відбувається за лічені секунди без паперової метушні.
• 📊 Прозорий розрахунок: ви сплачуєте закладу тільки за реально використані купони на основі точної статистики сканувань.

Кейс 4. Контроль видачі подарунків та мерчу

Дорогий мерч (худі, термочашки, якісні блокноти) зазвичай зникає найшвидше. Без належного контролю хостес видають подарунки за принципом «хто першим підійшов» або «для колеги, який пізніше підійде».

Рішення:1 купон = 1 подарунок на одного гостя.

Система сканування не дозволить видати «10 термочашок і 20 блокнотів» в одні руки. Кожен із 300 гостей гарантовано отримає свій подарунок, а підсумкова статистика буде повністю збігатися з фактичними залишками.

Підсумки

Цифрові купони в застосунку для нетворкінгу – це універсальний інструмент обліку та контролю. Окрім розглянутих кейсів, ви можете створювати купони для:

• доступу до закритих лаундж-зон;
• відвідування ексклюзивних майстер-класів або VIP-сесій зі спікерами;
• отримання бонусів чи послуг від спонсорів.

Один інструмент забезпечує повну прозорість для гостей і партнерів, гарантує збіг дебету з кредитом та робить ваш івент сучасним і технологічним.

💡 Бажаєте підвищити маржинальність та порядок на своєму заході?

Реєструйтеся та створюйте свою подію на платформі RegToEVENT вже зараз!