Уявіть – захід починається за 15 хвилин, а на вході – черга, що не рухається. Люди нервують, організатори бігають, а перше враження про подію вже зіпсоване. Реєстрація – це перше, з чим стикається гість. І саме вона формує враження про весь захід ще до того, як він почався.

Сьогодні розберемо, як організувати чек-ін так, щоб він працював як годинник – навіть коли на вхід йде тисяча людей за годину.

1. Організація потоку гостей

Здається логічним: більше стійок реєстрації – швидше обслуговування. Але на практиці паралельні черги – це майже завжди гірший варіант. Чому? Тому що гості самі обирають, у яку чергу стати, і майже завжди ніби навмисне – потрапляють в ту, де попереду людина з проблемним квитком чи незрозумілим питанням. У результаті одна черга стоїть, і не завжди можна перейти в іншу.

Робіть одну чергу у вигляді змійки, вона допоможе вирішити цю проблему вибору для гостя. Бо яка стійка звільнилась – та й приймає наступного в черзі. І всі гості в рівних умовах. Замість хаосу на вході ви вже даєте своїм відвідувачам відчуття контролю. І не забудьте про окремого волонтера/хостес, який допомагає скеровувати чергу, слідкує яка стійка звільнилась і запрошує людей з черги пройти до вільного реєстратора.

2. Технічне забезпечення

Одна з найчастіших причин зриву реєстрації – інтернет. І тут важливо розуміти: ви ніколи не можете знати скільки насправді пристроїв вже підключено, і скільки всього дозволяє під’єднати Wi-Fi мережа локації. До того ж, як тільки почнуть приходити гості вони всі почнуть під’єднуватись до публічної відкритої мережі. І чим більше гостей – тим швидше вона може почати перемикатися і зависати і робити вам неприємні паузи в роботі. 

Тому правило просте: завжди просіть у локації окрему виділену мережу Wi-Fi або пачкорд виключно під зону реєстрації. Використовуйте обладнання, яке має резервний канал зв’язку. SIM-картки в роутері, а краще – дві SIM від різних операторів. Якщо є можливість – візьміть в оренду Starlink для підстраховки. Це той випадок, коли краще мати зайве обладнання, яке не знадобиться, ніж зупинену реєстрацію через відсутність мережі.

А якщо ви замовили послугу чекін під ключ від regtoevent то у нас є окремий офлайн режим на випадок проблем з інтернетом. І ваші гості навіть не помітять що він пропадав.

3. Софт для реєстрації

Не все програмне забезпечення однакове. Хороший інструмент повинен давати можливість як сканувати QR і Bar коди з паперового квитка і з екрана смартфона. Так і знайти гостя вручну – за іменем чи компанією, – бо QR-код може не зчитатись, роздрукуватись криво або просто не відкритися на телефоні гостя. Сучасний софт може розпізнавати квитки з різних систем продажу в одному вікні, щоб оператор не перемикався між кількома програмами. Бо ви могли продавати квитки одразу на декількох платформах.  І він повинен вміти працювати навіть тоді, коли інтернет “просів” – тобто мати офлайн-режим із подальшою синхронізацією. Синхронізація в режимі реального часу – це дуже важливий момент. Бо ви не повинні зупиняти реєстрацію після того, як передали базу підряднику. А будь який гість, який придбав квиток на вході, або якого додали вручну тут і зараз, має отримати такий самий бейдж як і решта гостей, а не написаний від руки маркером.

4. Обладнання під конкретну задачу

Тут працює логіка, протилежна до інтуїтивної. 

• Великий кольоровий принтер, який може друкувати бейджі на локації, виглядає солідно, але друкує повільно – 15-50 секунд на бейдж. 
• Маленький термопринтер друкує за 3 секунди, а вся реєстрація гостя від сканування до видачі бейджа займе від 7 до 10 секунд. 
• А якщо ви використовуєте чекін бокси самостійної реєстрації, то гість сам сканує свій квиток і тут же отримує готову наліпку зі своїми даними, тому тут час взагалі скорочується вдвічі, 3-5 секунд на людину. 

Але навіть якщо у вас бокси самообслуговування, все рівно хоча б 1 хостес має слідкувати за процесом і допомагати гостям у разі потреби. Бо не у всіх вийде швидко зареєструватись. І як мінімум 1 точка з ноутбуком і принтером має бути як Хелп декс для проблемних гостей, щоб вони не створили чергу зі своїми нестандартними ситуаціями.

Питання не в тому, яке обладнання краще виглядає, а в тому, скільки людей на годину воно здатне пропустити, та яка його вартість. Зважайте на те: який розмір зони реєстрації, які задачі вам потрібно вирішити. Бо є обладнання, яке ніби виглядає дорого-багато, а насправді потребує багато місця для встановлення, бо доволі громіздке, і влетить в копієчку через вартість розхідних матеріалів. Тому виграш сумнівний.

5. Запас витратних матеріалів

Це той момент, який часто недооцінюють. Квитки продовжують продаватись до останнього дня, а іноді й в останню ніч перед подією. Якщо замовити бейджі та стрічки рівно під кількість проданих квитків – ви ризикуєте залишитись без матеріалів саме тоді, коли реєстрація в розпалі. Закладайте запас щонайменше 15% – це невеликі витрати на загальному тиражі, порівняно репутаційними ризиками, коли гості стоять в черзі на реєстрацію, а друкувати бейджі нема на чому.

6. Окрема точка Хелп Деск

У кожній черзі знайдеться людина, у якої не прийшов квиток, загубився лист, не такий квиток, прийшов замість колеги, не оплачено і т.д. Якщо така людина затримується на основній стійці – вона зупиняє всіх, хто стоїть за нею. Рішення просте – виділити окремий Help Desk. Основний потік реєстрації йде своїм темпом, а нестандартні випадки вирішуються паралельно, не блокуючи чергу.

7. Бейдж як інструмент, а не просто картка з іменем

Бейдж не повинен бути кольоровою картонкою, яка висить у гостя на шиї. Додайте на нього QR-код, який веде на актуальну програму заходу, яка оновлюється в реальному часі, на застосунок для нетворкінгу, додайте логотипи партнерів і спонсорів чи організаторів. Так бейдж перетворюється з формального атрибуту на реальний інструмент, яким гість користується протягом усього заходу.

8. Що насправді важливо на бейджі

Тут головна помилка – надрукувати все і одразу, і байдуже що воно буде дрібним шрифтом. Але для нетворкінгу людям потрібно швидко прочитати ім’я співрозмовника здалеку – це і є головна функція бейджа. Тому ім’я має бути найбільшим елементом дизайну. А всі довжелезні посади і регалії гостя або не друкуйте зовсім, якщо вони надто довгі, щоб не захаращувати простір або витратьте трохи часу і скоротіть лишивиш там основне. 

А додаткові QR-коди на бейджі можуть виконувати службові функції: зонування доступу залежно від типу квитка і наявних опцій, обмін контактами замість візиток, чи верифікація для служби безпеки.

9. Контроль доступу в зони

Якщо на заході є зони з обмеженим доступом – VIP-зона, зона спікерів, окремі сесії, які оплачувались завчасно чи дозволені по типу квитка – потрібен спосіб це контролювати, який не сповільнює вхід. QR-код на стікері бейджа, вирішує це за секунду сканування. Ваші хостес або охорона одразу побачать на екрані дозволено гостю вхід в цю зону чи ні, і чи використовував він раніше своє право входу, якщо вони обмежуються по кількості.

Якщо ж на події не передбачені бейджі, або повноцінна система QR бейджів із скануванням їх на вході в зоні – це забагато для вашого формату, мінімум яким треба забезпечитись – одноразові браслети, які фізично неможливо передати іншій людині.

10. Дані в реальному часі

І найважливіший момент – контроль над процесом загалом. Хороша система реєстрації показує організатору не просто “скільки людей зареєструвалось”, а розбивку по категоріях, у реальному часі, навіть у вашому телефоні поки ви в іншій зоні локації. Це дозволяє приймати рішення на льоту: наприклад, почати захід не за розкладом, а тоді, коли в залі вже реально зібралась більшість гостей.

Реєстрація здається дрібницею на фоні всієї організації заходу і її часто залишають на потім, бо якось воно та буде. Але саме вона – той етап, де гість формує перше враження, і той момент, де найлегше щось зіпсувати технічним збоєм чи чергою. 

Подаруйте своїм гостям найкращий досвід залучення в подію. Продумати ці десять моментів заздалегідь – значно дешевше, ніж виправляти хаос на вході за 20 хвилин до початку.

Замовте послугу чекіну від RegToEVENT і ми допоможемо вам закрити всі болючі питання реєстрації гостей на локації.