Мы много раз рассказывали о регистрации участников на площадке: какая она должна быть, как ускорить, как красиво, как не очень. Но ранее не акцентировали внимания на самом бейдже участника, какой он должен быть и нужен ли он вообще?

Бейдж – это по сути идентификатор участника. С помощью него им легче знакомиться друг с другом, а организатору сразу понятно, к какой категории гость принадлежит и что ему дозволено. Это источник дополнительной информации для участник, рекламы для организатора, пиара для спонсора. Но все это работает лишь тогда, когда вы действительно сделали правильный бейдж.

Когда бейджи нужны?

В зависимости от типа ивента, который вы проводите, бейджи или будут необходимы, или неуместны. Если это бизнес-конференция, выставка или любой другой формат, где люди пришли в первую очередь за нетворкингом и новыми знакомствами, то бейджи обязательны! Так любому гостю намного проще подойти и завести разговор, предварительно подсмотрев имя собеседника.

А вот если речь идет про фестивали, концерты, детские праздники, куда люди пришли отдыхать, то идентификация им не к чему. Они пришли отдыхать, а не работать, и наличие бейджа будет только мешать. Особенно, если речь идет о семейных ивентах, да еще и с маленькими детьми.

Бейджи нужны для организаторов и тех.персонала, чтобы каждый гость понимал к кому он может обратиться и задать вопрос по ивенту или локации, а организатор понимал, кто из техперсонала сейчас находится на площадке.

Бейджи могут понадобиться на спортивных событиях для идентификации спортсмена, как участника. Но мы бы не делали его в классическом виде на шнурке, т.к. скорее всего он будет мешать. Карточка с номером или ФИО участника, которая крепится непосредственно к одежде, будет гораздо удобнее.

Поэтому давайте рассмотрим в первую очередь бейджи для бизнес-ивентов, поскольку для многих участников, это не только идентификатор в день события, а предмет для коллекционирования, и даже некой гордости — «я был спикером этого ивента!»

Что из себя представляет бейдж

Бейдж участника – это чаще всего прямоугольная картонная заготовка, на которой будет нанесена нужная информация. Но иногда организаторы делают их прямо из билета участника, просто согнув лист на 4 части и вложив его в силиконовый кармашек. 

Какой бы вид бейджа вы не выбрали, он должен выполнять ряд важных функций:

1. Идентификация участника
2. Элемент сувенирной продукции
3. Реклама
4. Помощник организатора
5. Дополнительные фишки

1. Идентификация участника – это главная функция бейджа, и цель, с которой их используют на бизнес-ивентах. Что нужно для того, чтобы этот идентификатор сработал правильно:

• Имя участника должно быть напечатано самым крупным шрифтом, среди остальных его данных.
• Фамилия на отдельной строке, чтоб не сливалась с именем и чуть меньше по размеру.
• Компания, которую представляет участник (тоже на отдельной строке).
• Должность, если организатор собирал такие данные и они важны на ивенте. НЕ пишите на бейдже 3 должности сразу на 1 человека, даже если он человек-оркестр. Эти данные не поместится даже в печатном виде и будет некрасиво. Попробуйте их сократить аббревиатурами или выбрать только самое важное.
• Роль: участник, спикер, подрядчик, чтобы легче было ориентироваться на площадке.

2. Бейдж конечно же по праву можно назвать элементом сувенирной продукции, их коллекционируют, показывают другим (если есть что показать) и выкладывают на фото в соцсетях. Что должно быть на бейдже, чтобы его хранение было в плюс не только коллекционеру, но и организатору:

• Логотип события обязательно должен быть крупным, на видном месте, а не в самом низу, чтобы сразу бросался в глаза, тогда участник запомнит, что был на вашем ивенте, а не где-то еще.
• Дата и место. Если человек хранит бейджи, то ему важно понимать сколько он собрал за год/месяц, в каком месте или городе. Поэтому указывайте на бейджах дату или хотя бы год проведения, если событие проходит 1 раз в год и место проведение, если событие может проходить в разных городах (странах).
• Уникальный вид – это то что постят в соцсетях и показывают знакомым. Бейдж может содержать в себе полезные элементы: программу, фото спикеров, карту локации, быть в виде брошюры, блокнота и чего угодно или просто нестандартной формы – все зависит от вашей фантазии и того на сколько такой формат зайдет аудитории.
• Персонализация. Участнику важно, чтобы бейдж не был цветной картинкой, которая у всех одинакова, а был именным, с его именем и фамилией. Идеально, чтобы на бейдже было указано он участник или спикер (спикеры уж точно хранят все бейджи).
• Напечатанное ФИО, а не неразборчивая надпись от руки маркером.

3. Бейдж – это дополнительный источник рекламы и пиара вашего события. Что он может вам дать:

• Узнаваемость ивента благодаря логотипу события на бейдже и фирменному стилю в оформлении всего события.
• SMM составляющая: ссылки, QR коды ведущие на сайт события, соцсети, хештеги для постинга и пр.
• Логотипы спонсоров и партнеров, узнаваемость для них, выполнение обещаний перед спонсорами для вас, как организатора.
• Узнаваемость организатора его логотип или описание.

4. Бейдж – незаменимый помощник организатора. Благодаря ему организатор закрывает вопросы:

• Визуального разграничения категорий участников: спикер, участник, гость, экспонент и пр, благодаря разным цветам бейджей (и/или шнурков)
• Доступа в разные зоны по разным бейджам исходя из категории приобретенного билета
• Нетворкинг для участников, благодаря нанесению специальных QR кодов
• Быстрая скорость регистрации участников при использовании одинаковых заготовок и печати именных стикеров на месте.

5. Бейджик может нести в себе дополнительные функции и фишки:

• Программа для участников в виде текста, QR кода или ссылки на сайт.
• Фото спикеров для ознакомления.
• Логотипы спонсоров для их дополнительного продвижения.
• Карта для перемещения по локации.
• Размещение промокодов на скидки.
• Возможность делать заметки участником.
• Ваша фантазия ))

Какой бы бейдж вы в итоге не сделали для своего события, обязательно помните, что это не просто картонка которая висит весь день у человека на шее. Это ваш инструмент, помогающий донести нужную информацию до участников. Он может и должен быть не просто красивым, но и функциональным!