Вы планируете мероприятие, посчитали все необходимые расходы, сформировали на основании этого стоимость билетов и начали продавать. Но не очень интересно, чтобы долго все готовить и ничего не заработать в результате. Хорошо, если Ваши расходы с доходами в итоге дадут «0», а если случатся внештатные ситуации и Вы уйдете в минус? Было бы неплохо получить поддержку спонсоров, тогда это как минимум снизит риски обзавестись долгами, а как максимум позволит хоть немного заработать.

Итак, кто же такие спонсоры и как их найти?

• Подготовка. Поиск спонсоров нужно начинать параллельно со всеми этапами организации мероприятия, лучше начать на этапе подготовки к ивенту. Идеальный вариант, если хотя бы предварительная договоренность с кем-либо у Вас появились еще на этапе планирования, если нет, то Вы хотя бы должны иметь представление, кто конкретно смог бы поддержать Ваше мероприятие или работали с Вами раньше. К примеру, минимум, кого необходимо найти — это инфопартнеры, которые обеспечат информационное поле для вашего ивента.
• Чтобы найти спонсоров — нужно знать на все 100% портрет целевой аудитории. Вашим потенциальным спонсорам интересна Ваша целевая аудитория, поэтому определите кто Ваша ЦА, и Вы сможете понять, кому можно предлагать спонсорство.
• Не ограничивайтесь 1-2 спонсорами. Если у Вас уже есть 1-2 спонсора, все равно продолжайте искать дальше. Вероятность, что в последний момент кто-то из спонсоров откажется, всегда есть, а если даже нет, то лишние бюджеты Вам не помешают.
• Ищите контакты людей, которые отвечают за пиар и коммуникации в компаниях, с которыми можете сотрудничать. Если Вы обращаетесь за поддержкой в какую-то компанию, то идеально, если Ваше обращение направлено в подразделение или человеку, который непосредственно отвечает за подобные вопросы, а не на телефон горячей линии или почту, указанную на сайте.
• Обращайтесь в СМИ, тематические порталы, блоги, паблики, странички в соц сетях с целью размещения анонсов о Вашем мероприятии. Чем больше на слуху и на виду будет ивент, тем больше вероятность что его заметят потенциальные спонсоры.
• Подготовьте для спонсоров презентацию Вашего мероприятия и сразу варианты, как они могут заявить о себе и что получат, взаимодействуя с мероприятием и участниками. Разные спонсорские пакеты, отдельные варианты брендирования залов, подарков и пр. Если это не первое мероприятие, укажите кто поддерживал мероприятие в прошлый раз, и какие их отзывы по итогам сотрудничества.
• Правильное обращение — уже половина дела. Обращаясь к спонсорам, пишите: «с вашей помощью мы хотим сделать …», «приглашаем вас поучаствовать…». Не стоит, как правило, кричать «помогите…».
• Отправлять презентацию сразу по нескольким адресам компании, которые Вам удалось найти. После этого через несколько дней перезвоните узнать получали такое письмо или нет, и было ли рассмотрение возможного участия.
• Планируйте ивенты заранее, когда в компаниях обговаривают бюджеты. Помните, что большие компании планируют свои бюджеты в конце года или в начале нового. Поэтому если у Вас масштабное мероприятие, подготовка к которому занимает много времени, обращайтесь к спонсорам заранее, чтобы у них была возможность включить Вас в свой бюджет.
• Обязательно приглашайте спонсоров присутствовать непосредственно на мероприятии. Выделяйте не 1, а несколько билетов для сотрудников. Для них это тоже важный, а иногда и принципиальный момент. Не стоит давать самый дешевый билет, ведь «статусность» никто не отменял.
• Выражайте благодарности спонсорам в анонсах до мероприятия, на мероприятии, и в пост-анонсах после него. Не забудьте упомянуть, что благодаря им, оно получилось ярче, лучше и масштабнее.
• Сделайте отчет для спонсоров с фото или видео, где отражается их «присутствие» логотипы, стенды, раздаточные материалы и пр. и подробно расскажите, где что.
• Не забудьте попросить отзывы от самих спонсоров, это Вам пригодится для последующих мероприятий.

Если вы обращаетесь за поддержкой к бизнесу, помните, что компании увязывают свои благотворительные программы с корпоративной стратегией; выделяют приоритетные для сферы благотворительной деятельности, регионы, целевые аудитории. Если ваш проект не совпадает с корпоративными приоритетами, вероятность получить спонсорскую помощь не высока. Зато она кратно вырастает, если ваш проект находится на пересечении нескольких зон интересов потенциального спонсора!

Хотите организовать мероприятие?

Но не знаете, с чего начать подготовку к организации ивента, на какой платформе сделать сайт и как продавать билеты?

Сервис RegToEVENT поможет правильно организовать продажу билетов и оплату, которая поступит сразу на счет организатора