Вот и пошли все в онлайн… Выбора другого не осталось ((( Большой всплеск, пик онлайн событий пришелся на апрель этого года. Раньше, когда только в Киеве ежедневно проходили десятки, а то и сотни различных событий, начиная от мелких собраний на 10 человек и заканчивая огромными выставками на несколько тысяч участников, глаза разбегались куда сходить. Теперь же, все отдохнули от работы, посмотрели фильмы с родными, отоспались и решили, что пора чем-то себя занять. И почему бы не перенести всю свою энергию в сеть, и тем самым быть полезным своей аудитории. Множество компаний начали выкладывать записи предыдущих ивентов, курсов, интервью, некоторые начали пробовать провести онлайн версии привычных живых событий. Но так или иначе, не все понимают, что нужно для того чтобы провести онлайн трансляцию. Для некоторых все заключается в наличии веб-камеры и интернета, но если Вы хотите провести действительно стоящий ивент, то к нему тоже нужно тщательно готовиться.

1. Тема и ЦА

Точно также как и при подготовке к оффлайновому событию, Вам нужно определиться с темой и аудиторией. Важно помнить, что не одни Вы ушли в онлайн! Если раньше гостей можно было завлечь локацией, декорациями, подарками, кейтерингом в конце концов. ))) То теперь для участника абсолютно одинаково какой ивент смотреть на своем ноутбуке в домашних тапках.

2. Дата и название

Нашли нишу, в которой не 10 событий в день, придумали тему, которую пока еще не подымали, определяемся с названием и датой. Тут немного сложнее, потому что если раньше на подготвоку события тратилось больше времени и частично все могло зависеть от свободности локации, то организаторы как-то ориентировались кто когда и что проводит и не пересекается ли их дата с другими. С онлайном все сложнее, потому что сегодня ты планируешь событие на 1,5 месяца вперед, а через пару недель окажется что кто-то готов организовать подобнее в более короткие сроки и выбрал ту же дату.

О названии события мы говорили не раз, но случаи, когда организатор пытается в название впихнуть еще 10 слов описания события встречаются все время. И, наверное, никуда не денутся. Внимание вашего будущего участника и так расфокусировано. Помогите ему сразу увидеть и понять, о чем ваш ивент из короткого названия а не мемуара.

3. Цель

Какие цели вы приследуете от проведения события?

• Продать билеты, чтобы продержаться на плаву хоть короткое время.
• У Вас есть спонсоры, которые хотят пиара, и Вы согласились им помочь.
• Или же Вы просто хотите подогреть свою аудиторию перед оффлайновым ивентом, на который надеетесь после выхода с карантина.

В каждом конкретном случае и действия по подготовке Вашей будут разнится и это вполне нормально.

4. Длительность ивента

Продолжительность ивента может варироваться исходя из того какие цели Вы преследуете от своего событи и для какой аудитории оно рассчитано. Но нужно понимать, что удержать аудиторию в онлайн просто сидя перед экраном очень сложно! Поэтому нужно придумывать такие инструменты вовлечения, чтобы участник не уснул через 20 минут просмотра или не выключил трансляцию от монотонного доклада очередного спикера. Если Вы не придумали как это сделать, наш совет – не делать событие на весь день! Не тратьте силы, время и деньги, если не захотели его потратить на разработку механик вовлечения.

5. Сайт и регистрация

Конечно же, не зависимо от того платное событие у Вас будет или бесплатное нужно помнить про регистрацию участников. Нужен сайт, где будет размещана вся важная информация о событии, где, когда, как, кто выступит и что расскажут, потому что участник должен ознакомиться с этим всем и принять решение регистрироваться или нет. Ну и само собой на сайте должна быть форма регистрации. Как регистрировать участников мы уже говорили в нашем видео, и конечно же на помощь всегда готов прийти РТЕ. 😉

Даже если Вы хотите по максимуму сэкономить и решили, что проще зарегистрировать всех руками – не советуем это делать. Во-первых, запутаетесь еще на старте, а во-вторых Вам потом еще ссылки с доступами участникам рассылать.

6. Платформа для трансляции

При выборе платформы все зависит от того будет это проходить в открытом доступе или только для зарегистрированных участников. Есть бесплатные варианты, с минимальным функционалом, а есть серьезные платформы с огромным набором функций, с защитой от записи и копирования Вашей трансляции, но, естественно за приличные деньги.

Трансляцию можно провести в YouTube, Ваших аккаунтах Facebook или Instagram, встроить на сайт, или использовать бесплатные платформы для трансляций

• ru – бесплатно до 5 участников;
• Pruffme – бесплатно до 10 участников.
• MyOwnConference – до 20 участников;
• ClickMeeting – до 25 участников на 30 дней;
• Zoom – до 100 участников, но с сессиями не более 40 минут!

Если Вы не планируете ивент на 5-10 человек, а надеетесь провести более крупный. Событие платное и нет желанию показывать его всем подряд, то без платформы с ограниченным доступом по ссылкам не обойтись.

Поэтому выбирете платформу, которая удовлетворит Ваши требования, и заранее проговорите с ними даты, время и технические требования к трансляции.

7. Спикеры

Как и в оффлайн событии Вам не обойтись без спикеров. Тут может даже будет немного проще. Потому что зачастую если Вы планируете приезд спикеров с разных городов, или стран, они очень занятые люди и не могут выделить лишнего времени на доезд, то созвониться онлайн и рассказать свой доклад, не выходя из дома или офиса уговорить спикера легче. Правда заранее проговаривайте с ними наличие тихого места, качественной камеры, света и звука, скоростного Интернета. Потому что Вы можете договориться о присутствии спикера, выбрать с ним классную тему, но в самый ответственный момент окажется что Интернет у нег озавис, или дети скачут на заднем фоне. Предложите спикеру вариант записи выступления на Вашей территории, возможно у спикера нет возможности вещать из дома. А то глупо иногда смотрятся на вебинарах солидные бизнесмены, которые рассказывают, как правильно жить, на фоне стен в цветочек и мебели времен СССР.

Идеальный вариант, если у Вас есть возможность ан своей территории организовать качественный звук, свет, съемку, локацию, собрать всех тех.специалистов и спикеры приедут на Вашу локацию. Но это более затратно, хотя по качеству и оправдано. Плюс к этому возможен хотя бы живой диалог между спикером и модератором, и уже интересней картинка, чем просто переключение экранов.

8. Нетворкинг

Подумайте, как участники смогут контактировать между собой и спикером. Где они могут задать ему вопрос, в каких-то чатах в соц.сетях, мессенджерах или прямо под трансляцией. Будет ли у участников возможность общаться и знакомиться друг с другом, ведь именно за личными знакомствами и контактами они приходят на события. Будет это открытый или закрытый чат только для участников. И обязательно не оставляйте участников без присмотра! Всегда должен быть модератор, который будет следить за комментариями и записями в чате. Потому что там, где много людей рано или поздно начнется какое-то недопонимание, ругать, обиды и прочее и это все нужно пресекать и банить. Иначе крайним в обидах других участников окажется именно организатор.

9. Спонсорские активности

Да, привлечь спонсоров к онлайн ивентам тоже можно. Просто заранее придумайте что Вы можете им предложить: брендирование трансляции, упоминания о них, розыгрыши призов, рассылки для участников и пр. А поскольку в карантинное время других вариантов у них все равно нет, как себя проявить, то это уникальная возможность затащить их в онлайн.

10. После ивента

Не забудьте про благодарности всем, кто причастен к организации: спонсоры, спикеры, подрядчики. Не забудьте про обещанное для участников – Вы наверняка обещали им сбросить презентации спикеров или видеозаписи. Ну и конечно же нужно сделать выводы не было ли у Вас каких-то факапов и как их исправить на следующий раз.