Багато організаторів, починаючи реєструвати своїх учасників припускаються величезної помилки не прописуючи правила та умови реєстрації на подію.

Незалежно від того у вас бізнес подія чи розважальна, ви повинні ознайомити потенційного учасника з умовами участі: що це за подія, де, коли, хто організатор, які формати участі можливі, платно чи безкоштовно і т.д. З цими умовами в процесі реєстрації учасник має погодитись.

Такий документ називається публічна оферта на подію, а згода учасника з її умовами – акцепт оферти. Тобто він все «прочитав» і прийняв ваші умови цілком і повністю.

Ви теж не хочете читати весь текст ;(( Прийшли за готовим прикладом? Можете завантажити внизу сторінки, той що більше підійде. Але не забудьте виправити його під свою подію!

По суті публічна оферта – це договір між вами, як організатором події і учасником, який виявив бажання її відвідати

І він має таку ж юридичну силу, як і договір, який би ви могли підписувати в паперовому (чи електронному виді) з кожним учасником окремо. Але оскільки умови участі для всіх однакові, то ви маєте право винести їх усі в публічний договір, щоб не робити це щоразу.

Для організатора будь якої події, публічна оферта – це обов’язковий документ!

Саме тут ви прописуєте: хто може відвідати подію – дорослі, діти, люди якоїсь окремої професії, чи певних компаній (можливо у вас подія закритого типу); які типи квитків у вас є, якщо їх кілька та чим вони відрізняються; які дії повинен виконати потенційний учасник, щоб потрапити на подію – можливо просто зареєструватись, бо вхід безкоштовний, а можливо зареєструватись та оплатити свою участь (квиток).

Якщо подія платна – обов’язково вказуйте умови повернення квитків і коштів за них! Якщо ви пишете що за місяць до події ви повертаєте кошти учасникам в повному розмірі від суми оплати, а за тиждень до події уже ні – то ви маєте повне право цього НЕ робити! Бо це вказано в вашому договорі і з його умовами учасник погодився коли купував квиток.

Дуже часто в таких ситуація учасники кажуть: «Так, а хто ж його читає?! Всі просто так ставлять прапорець, бо далі форма не пустить».

Насправді, так і є, форма далі не пустить і більшість учасників ставить цей прапорець необдумано. Але якщо ваша оферта має детально описані всі умови, там є ваші реквізити – хто організатор, його юридичні дані, контакти і т.п., якщо ви зі свого боку виконали всі вимоги –  додали оферту на свій сайт (десь посилання в підвалі сайту), додали текст оферти в налаштування події на RegToEVENT і учасник мав змогу з цим текстом ознайомитись хоча б там, при реєстрації, то ви зі свого боку зробили все можливе, щоб йому свої правила донести. А от якщо він цього не зробив, то тут власне свої претензії він може залишити при собі, і це вже не клопіт організатора, а учасника який оферту не читав!

Якщо ви в оферті пишите, що у разі форма-мажорних обставин ви перенесете подію в онлайн формат, чи на іншу дату, і при цьому повернення квитків не буде, а лише за міна на інший день чи інший формат, то так само, це ваше право, і ви про це попереджали на старті! Тому немає чого махати руками на фініші, коли ці форс-мажорні обставини всіх учасників наздогнали.

Публічний договір на конференцію, виставку, концерт чи будь який інший формат події це перш за все страховка для організатора! І він допоможе убезпечити вас ще до того, як ці всі питання посипляться від учасників.

Ви не зможете підключити еквайрінг, якщо у вас не буде на сайті публічного договору.

Адже фінансовий моніторинг компаній еквайрінгів перевіряє вас, як надавача послуг, ваш сайт, чи є на ньому вся необхідна інформація для платника, чи не вводите ви його в оману і т.п. І одна з обов’язкових умов активації мерчанта, це якраз таки наявність договору з платником. А якщо ви хочете приймати платежі онлайн, то і договір такий має бути розміщений на вашому сайті для знайомства з ним в режимі онлайн.

Не менш важливим є питання поряд з основними правилами реєстрації — політика конфіденційності.

Ви повинні окремим документом прописати, які дані про учасників збираєте, з якою метою, як їх зберігаєте, і як збираєтеся використовувати надалі. Особливо це важливо для тих організаторів, які проводять міжнародні події, і чекають на учасників із країн ЄС або запрошують спікерів. Тому що Ваша політика конфіденційності повинна повністю відповідати чинному регламенту GDPR, який набув чинності в Європі ще в 2018 році.

Публічна оферта має бути як на платну подію, так і на безкоштовну!

Якщо ваш юрист каже, що на безкоштовні події оферта не потрібна – не слухайте його! Адже як мінімум ви збираєте особисті дані учасників! Тому ви повинні вказати свої умови, що ви проводите, де і навіщо збираєте дані цих людей. Якщо ваша подія безкоштовна, то відповідно ви пишите, що участь у події безкоштовна на підставі попередньої реєстрації. І все! Пунктів про повернення коштів, квитків і т.п. в ній звісно не буде. Але можете вказати якусь інформацію стосовно заміни квитка на іншого учасника, чи його ануляції, якщо ваш гість не може прийти або щось подібне.

Текст публічного договору на будь яку подію можна знайти у вільному доступі в мережі Інтернет. Це не супер складний документ, для написання якого слід обов’язково залучати юриста. Ви просто сідаєте і простою зрозумілою описуєте свої правила на подію, які ви встановили. Можете взяти готові приклади, щоб подивитись обов’язкові реквізити документа, а далі – ваш політ фантазій.

Бо хтось пише лише коротко про подію, про типи квитків, умови придбання і повернення, а хтось навіть описує що фото, відеозйомка заборонена, детально про участь у виставковій зоні партнерів, чи отримання подарунків у розіграшах, це вже як вам заманеться.

До речі, у європейських країнах часто вимагають, щоб оферта була описати саме простою і зрозумілою мовою, зрозумілими для користувача формулюваннями, адже сухі юридичні терміни люди не розуміють, і трактують їх по-різному.

ЗАВАНТАЖИТИ ПРИКЛАДИ

Тому щоб вам було зручніше, нижче ви можете завантажити приклади скороченої версії оферти та більш розширений варіант. Приклад оферти на платну та на безкоштовну подію.

А також приклади публічних договорів, які використовували наші організатори за кордоном.

Приклад оферти для платної події

Скорочений варіант оферти для платної події

Приклад оферти для безкоштовної події

Скорочений варіант оферти для безкоштовної події

Приклад оферти англійською мовою

Скорочений варіант оферти англійською мовою

Також можете переглянути відео на цю тему нижче

 https://www.youtube.com/watch?v=xGaKCNa0E5M&t