Реєстрація заходу безпосередньо на майданчику — такий же важливий процес, як і реєстрація та продаж квитків до самого заходу.

Є два варіанти проведення заходів:

• Безкоштовні заходи із вільним входом для всіх. (Але таких учасників теж іноді потрібно ідентифікувати і видавати їм якісь бейджі як відзнаки.)
• Платні заходи, де вхід тільки для тих, хто оплатив участь, відповідно до їх ідентифікації обов’язковий

Як організувати реєстрацію відвідувачів на вході заходу

Реєстрація за списками

Якщо захід за задумом організатора не передбачав ідентифікації учасників, можна організувати реєстрацію за списками. Це заощаджує бюджет на друку бейджів, але може дуже збільшити час на реєстрацію, оскільки людину у списку потрібно ще знайти.

Ще один мінус – як бути з учасником, якому, наприклад, потрібно було вийти, і він за півгодини повернувся, а у списку вже стоїть позначка, що він увійшов?

Бейджі виписані вручну

Найпростіший спосіб писати імена та прізвища маркером на заздалегідь надрукованих картонних бейджах.

Плюси: немає глобальних затримок із реєстрацією, якщо учасник відлучився, то зайти знову він без проблем зможе за наявності бейджу.

Мінуси: зовнішній вигляд бейджа з нерозбірливо написаними ім’ям та прізвищем, і плями на одязі, оскільки фарба від маркера може перейти на неї протягом дня.

Надруковані бейджі із даними учасників

Ще один варіант – заздалегідь надруковані бейджі. Ідеально спрацює такий варіант лише в тому випадку, якщо Ви заздалегідь закрили реєстрацію. Якщо ж на Ваш захід продовжують реєструватися до останнього, половина учасників залишиться без надрукованого бейджу і їх доведеться на місці виписувати вручну. Другий казус, з яким може зіткнутися кожен організатор, це велика черга на реєстрації, нерви співробітників, які бейджі видають та істерики учасників, які не можуть їх отримати.

Реєстрація та друк бейджів на місці в день заходу

Найідеальніший варіант – це автоматизований check-in з друком бейджів прямо на місці.

Він убезпечить організатора від ситуацій, коли людина купила квиток за годину до приходу на захід і бейдж не був приготовлений для нього заздалегідь, від великих черг та обурень учасників, від нервових ситуацій співробітників, які наплутали вже все і не можуть нічого знайти в купі готових бейджів .

Такий спосіб реєстрації подарує позитивні емоції та враження всім присутнім, створить красиву картинку та імідж Вашому заходу, додасть якогось лиску та шику, та точно збільшить кількість позитивних відгуків.

Реєстрацію учасників через RegToEVENT – chek-in можна проводити прямо на місці.

Кожен учасник матиме квиток з QR-кодом, його можна зісканувати на справжність, і в базі висвітиться, що така людина вже зайшла, повторно її квитком ніхто скористатися не зможе. На заздалегідь підготовлені бланки бейджів за кілька секунд друкується наклейка з даними учасника. Все швидко, красиво і саме так, як прописав учасник при реєстрації (Люся, а не Людмила :)))

Організовуйте заходи красиво! Успіхів!