Ми багато разів розповідали про реєстрацію учасників на майданчику: яка вона має бути, як прискорити, як гарно, як не дуже. Але раніше не акцентували увагу на самому бейджі учасника, який він має бути і чи потрібен він взагалі?

Бейдж – це, по суті, ідентифікатор учасника. За допомогою нього їм легше знайомитись один з одним, а організатору відразу зрозуміло, до якої категорії гість належить і що йому дозволено. Це джерело додаткової інформації для учасників, реклами для організатора, піару для спонсора. Але все це працює лише тоді, коли ви справді зробили правильний бейдж.

Коли потрібні бейджі?

Залежно від типу івенту, який ви проводите, бейджі або будуть потрібні, або недоречні. Якщо це бізнес-конференція, виставка або будь-який інший формат, де люди прийшли насамперед за нетворкінгом та новими знайомствами, то бейджі обов’язкові! Так будь-якому гостю набагато простіше підійти та завести розмову, попередньо підглянувши ім’я співрозмовника.

А от якщо йдеться про фестивалі, концерти, дитячі свята, куди люди прийшли відпочивати, то ідентифікація їм ні до чого. Вони прийшли відпочивати, а не працювати, і наявність бейджа лише заважатиме. Особливо якщо йдеться про сімейні івенти, та ще й з маленькими дітьми.

Бейджі потрібні для організаторів і тех.персоналу, щоб кожен гість розумів до кого він може звернутися і поставити запитання щодо івенту чи локації, а організатор розумів, хто з техперсоналу зараз знаходиться на майданчику.

Бейджі можуть знадобитися на спортивних подіях для ідентифікації спортсмена як учасника. Але ми б не робили його в класичному вигляді на шнурку, оскільки швидше за все він заважатиме. Картка з номером або ПІБ учасника, яка кріпиться безпосередньо до одягу, буде набагато зручнішою.

Тому давайте розглянемо насамперед бейджі для бізнес-івентів, оскільки для багатьох учасників це не тільки ідентифікатор у день події, а предмет для колекціонування, і навіть певної гордості — «я був спікером цього івенту!»

Що повинно бути на бейджі

Бейдж учасника – це найчастіше прямокутна картонна заготовка, де буде нанесена потрібна інформація. Але іноді організатори роблять їх прямо з квитка учасника, просто зігнувши лист на 4 частини та вклавши його в силіконову кишеньку.

Який би вид бейджу ви не вибрали, він повинен виконувати низку важливих функцій:

• Ідентифікація учасника
• Елемент сувенірної продукції
• Реклама
• Помічник організатора
• Додаткові фішки

1.Ідентифікація учасника – це головна функція бейджу, та мета, з якою їх використовують на бізнес-івентах. Що потрібно для того, щоб цей ідентифікатор спрацював правильно:

• Ім’я учасника має бути надруковано найбільшим шрифтом, серед інших його даних.
• Прізвище на окремому рядку, щоб не зливалося з ім’ям і трохи менше за розміром.
• Компанія, яку представляє учасник (теж на окремому рядку).
• Посада, якщо організатор збирав такі дані, вони важливі на івенті. НЕ пишіть на бейджі 3 посади відразу на 1 особу, навіть якщо вона людина-оркестр. Ці дані не поміститься навіть у друкованому вигляді та буде негарно. Спробуйте їх скоротити абревіатурами або вибрати лише найважливіше.
• Роль: учасник, спікер, підрядник, щоб легше було орієнтуватися на майданчику.

2.Бейдж звичайно ж можна назвати елементом сувенірної продукції, їх колекціонують, показують іншим (якщо є що показати) і викладають на фото в соцмережах. Що має бути на бейджі, щоб його зберігання було плюсом не тільки колекціонерові, а й організатору:

• Логотип події обов’язково має бути великим, на видному місці, а не в самому низу, щоб одразу впадав у вічі, тоді учасник запам’ятає, що був на вашому івенті, а не десь ще.
• Дата та місце. Якщо людина зберігає бейджі, то йому важливо розуміти скільки він зібрав за рік/місяць, де в якому місці або місті. Тому вказуйте на бейджах дату або хоча б рік проведення, якщо подія проходить 1 раз на рік і місце проведення, якщо подія може відбуватися у різних містах (країнах).
• Унікальний вигляд – це те, що постять у соцмережах і показують знайомим. Бейдж може містити в собі корисні елементи: програму, фото спікерів, карту локації, бути у вигляді брошури, блокнота і чого завгодно або просто нестандартної форми – все залежить від вашої фантазії і на скільки такий формат зайде аудиторії.
• Персоналізація. Учаснику важливо, щоб бейдж не був кольоровим малюнком, який у всіх однаковий, а був іменним, з його ім’ям та прізвищем. Ідеально, щоб на бейджі було вказано він учасник або спікер (спікери точно зберігають всі бейджі).
• Надруковані ПІБ, а не нерозбірливий напис від руки маркером.

3.Бейдж – це додаткове джерело реклами та піару вашої події. Що він може вам дати:

• Впізнаваність івену завдяки логотипу події на бейджі та фірмовому стилі в оформленні всієї події.
• SMM складова: посилання, QR коди, що ведуть на сайт події, соцмережі, хештеги для постінгу та ін.
• Логотипи спонсорів та партнерів, впізнаваність для них, виконання обіцянок перед спонсорами для вас як організатора.
• Впізнаваність організатора його логотип чи опис.

4.Бейдж – незамінний помічник організатора. Завдяки йому організатор закриває запитання:

• Візуального розмежування категорій учасників: спікер, учасник, гість, експонент та ін, завдяки різним кольорам бейджів (і/або шнурків)
• Доступу до різних зон за різними бейджами виходячи з категорії придбаного квитка
• Нетворкінг для учасників завдяки нанесенню спеціальних QR кодів
• Швидкості реєстрації учасників при використанні однакових заготівок та друку іменних стікерів на місці.

5.Бейдж може нести додаткові функції і фішки:

• Програма для учасників у вигляді тексту, QR-коду або посилання на сайт.
• Фото спікерів для ознайомлення.
• Логотипи спонсорів для їхнього додаткового просування.
• Карта для переміщення по локації.
• Розміщення промокодів на знижки.
• Можливість робити нотатки учасником.
• Ваша фантазія))

Який би бейдж ви зрештою не зробили для своєї події, обов’язково пам’ятайте, що це не просто картонка, яка висить весь день у людини на шиї. Це ваш інструмент, який допомагає донести потрібну інформацію до учасників. Він може і повинен бути не просто гарним, а й функціональним!