Організація реєстрації гостей (чекіну) – це перше, з чим зіштовхується відвідувач на вашій події. І саме цей етап формує перше враження про івент. На жаль, більшість організаторів досі заздалегідь друкують бейджі та відмічають гостей ручкою чи олівцем у паперовому списку. Це призводить до черг, плутанини та стресу.

Перш ніж обирати формат реєстрації, дайте відповідь на запитання: яке головне завдання стоїть перед вами?

1. Просто перевірити, чи має людина доступ до локації?
2. Перевірити квиток і видати іменний бейдж?

Залежно від ваших цілей та бюджету є різні рішення. Давайте детально розглянемо 5 видів чекіну.

1. Вхід без бейджів (Сканування смартфоном)

Це найпростіший та повністю безкоштовний варіант. Для сканування електронних квитків потрібен лише звичайний смартфон (iOS або Android).

Як це працює:

Реєстратор входить у кабінет RegToEVENT, обирає потрібну подію, наводить камеру смартфона на QR-код квитка та переходить за посиланням.

• Якщо квиток сканується вперше – з’являється повідомлення «Успішний чекін».
• Якщо квиток сканується повторно – система сповістить, що учасник уже зайшов, а квиток використано.

Переваги:

• 🟢 Безкоштовно для організатора.
• 🟢 Не потрібно встановлювати додаткові застосунки.
• 🟢 Чітка статистика: ви завжди знаєте, хто й коли зайшов.

2. Сканування через спеціальний додаток

Якщо у вас великий потік гостей і ключовими факторами є швидкість та зручність, краще використовувати чекін через мобільний додаток.

Як це працює:

На відміну від звичайного браузера, реєстратору не потрібно щоразу перемикатися між камерою та веб-сторінками. Після сканування додаток миттєво відкриває картку учасника, а після підтвердження чекіну – автоматично повертає камеру в режим сканування наступного квитка.

Переваги:

• 🟢 Висока швидкість та зручність роботи реєстраторів.
• 🟢 Налаштування автоматичного або ручного режиму чекіну.
• 🟢 Підтримка режимів Check-in / Check-out та сканування за зонами локації.
• 🟢 Можливість робити фото учасника або відправляти стікер на друк.

3. Видача готових бейджів за Excel-списком

Класичний “традиційний” підхід: довга стійка реєстрації, багато хостес із роздрукованими таблицями Excel та купа розкладених бейджів.

Як це працює:

Хостес шукає прізвище людини в паперовому списку, викреслює його, а потім серед сотень однакових бейджів вручну шукає потрібний іменний бейдж.

Недоліки:

• 🔴 Шалені черги та великий час чекіну одного гостя.
• 🔴 Зайвий стрес і нерви як для відвідувачів, так і для персоналу.
• 🔴 Ризик втрати або пошкодження заздалегідь надрукованих бейджів.
• 🔴 Можливість повторного використання квитків (людський фактор).
• 🔴 Відсутність оперативної статистики про присутніх.

4. Друк іменних стікерів на локації (з ноутбука)

Сучасний і надійний метод, який мінімізує людський фактор та забезпечує максимальну оперативність.

Як це працює:

Гість показує квиток. Реєстратор сканує його сканером QR-кодів, після чого на екрані ноутбука миттєво з’являється картка учасника та вікно друку. Один клік – і термопринтер за 1-2 секунди друкує стікер з даними відвідувача. Реєстратор наклеює його на заготовку бейджа та віддає гостю.

За умови підготовленого гостя весь процес від сканування квитка до видачі готового бейджа займає в середньому всього 7 секунд!

Переваги:

• 🟢 Найвища швидкість, зручність та професійний вигляд.
• 🟢 Неможливо використати квиток повторно.
• 🟢 Повна статистика входів у режимі реального часу.

5. Друк стікерів через PrintServer (віддалений друк зі смартфона)

Найбільш ергономічне рішення для обмежених просторів та великого потоку відвідувачів.

Як це працює:

Хостес можуть зустрічати гостей безпосередньо біля входу (чи навіть на вулиці/в холі) та сканувати квитки зі смартфонів. Стікер автоматично відправляється на друк через PrintServer на принтер, що стоїть біля видачі. Доки гість проходить коридором або роздягається в гардеробі, його стікер уже надруковано й наклеєно. На стійці видачі його чекає готовий бейдж.

Переваги:

• 🟢 Максимальна швидкість проходу без черг біля стійки.
• 🟢 Ідеальне рішення для компактних локацій та вхідних груп.
• 🟢 Повний контроль і точна статистика відвідуваності.
• 🟢 Повністю виключає прохід безквиткових гостей.

Порівняльна таблиця способів чекіну

Спосіб чекіну	Необхідне обладнання	Швидкість	Вартість	Друк бейджа на місці	Повна статистика
1. Вхід без бейджів	Смартфон	Середня	🟢 Безкоштовно	❌ Ні	✅ Так
2. Додаток для чекіну	Смартфон / Планшет	Висока	🟡 Низька	🟡 Опціонально	✅ Так
3. Excel + Готові бейджі	Паперові списки	🔴 Дуже низька	🟡 Середня	❌ Ні	❌ Ні
4. Друк стікерів (Ноутбук)	Ноутбук + Сканер + Принтер	🟢 Дуже висока (~7 сек)	🟡 Середня	✅ Так	✅ Так
5. Друк через PrintServer	Смартфон + PrintServer + Принтер	🚀 Максимальна	🟡 Середня	✅ Так	✅ Так

Висновки

Вибір способу реєстрації залежить від масштабу вашого заходу, бюджету та особливостей локації. Знаючи середній час чекіну на одну людину, ви можете заздалегідь розрахувати пропускну здатність входу та уникнути черг.

Бажаєте організувати швидку та комфортну реєстрацію на вашому заході? Створіть кабінет організатора на RegToEVENT та робіть свої події зручними для гостей вже сьогодні!