Ви знайшли спікерів на конференцію, заповнили програму, все добре складається, але завжди є якесь АЛЕ, яке важливо передбачити.

Спікери – це зайняті люди. Крім виступу у Вас спікер може виступати напередодні ще на 2-3-4 заходах. При чому може бути таке, що він не завжди пам’ятає який захід коли проводиться, а також може все забути або наплутати з презентацією.

Тому важливо не просто домовитися зі спікером і заспокоїтися, що він є, але й увесь час нагадувати йому про своє існування та про його майбутній виступ.

Затвердіть тему, яку він може розповісти і яка буде цікавою для аудиторії. Заздалегідь проговоріть усі моменти “самореклами” та зорієнтуйте спікера за тривалістю доповіді.

Зробіть файлик, який потім розсилатимете всім спікерам, куди пропишіть:

• вимоги до доповідей;
• вимоги до презентацій;
• таймінг заходу та тривалість самого виступу;
• розпишіть терміни затвердження теми, тез та терміни подання презентації;
• пропишіть дату, час та місце, куди має приїхати спікер;
• обміняйтеся контактами спікера та дайте йому контакти відповідальної особи, яка його зустріне на майданчику у разі Вашої відсутності.

Якщо у спікера мало досвіду у виступах, спробуйте прослухати його заздалегідь. Якщо не вдається організувати особисту зустріч, поспілкуйтеся хоча б онлайн, подивіться, як він тримається під час спілкування, можливо занадто жестикулює або робить гримаси. Наскільки у принципі цікаво говорить і т.д. Щоб потім не виявилося, що людина красиво пише і зовсім не вміє говорити на камеру чи аудиторію.

При плануванні програми, потрібно обов’язково враховувати, що складні теми краще не ставити першими, оскільки вранці аудиторія ще спить. Але й залишати їх насамкінець теж не варто, оскільки аудиторія вже буде втомлена і такі теми вже не зайдуть.

Під час виступу підготуйте модератору таблички із зазначенням часу, що залишився, або годинник зі зворотним відліком, щоб він міг ненароком показати їх спікеру і натякнути що час прискоритися.

Читайте докладніше про таймінг у цій статті.

Заздалегідь підготуйте кілька питань для спікера, на той випадок, якщо він закінчить доповідь раніше, ніж мав за програмою. Аудиторія не одразу може включитися та почати ставити запитання, тому буде дуже добре, якщо ці питання почне ставити модератор чи організатор, а за ними вже і слухачі підтягнуться.

Якщо Ви, як організатор, бачите, що спікер виступив, але слухачі не відпускають його, а продовжують ставити запитання, чемно попросіть переміститися в інші вільні зали, оскільки тут зараз йтиме інша доповідь.

Якщо навіть у холі після виступу слухачі не відпускають спікера та продовжують ставити запитання, підійдіть та вибачившись, запропонуйте спікеру випити чай, каву, пообідати чи просто сходити до туалету. А вже після цього він зможе повернутися до спілкування з аудиторією.

Сподіваємося, що Ваш захід пройде добре, але краще перестрахуватись та передбачити “Запасний план”. На той випадок, якщо спікер захворів, застряг у пробці або терміново виїхав і забув Вас попередити.