Фото и видеоператоры такие же важные участники события, как и спикеры, гости и все, кто к нему причастен. Именно от того какого качества Вы получите материалы для отчета и что будет на этих фото и видео и будет зависеть всеобщее мнение о событии и его дальнейшая судьба – быть второму ивенту или нет. Чтобы не говорили и не писали в отзывах участники — качественные фото и интересные видео говорят сами за себя.

При выборе фотографа и оператора лучше руководствоваться рекомендациями знакомых и коллег. Если таковых нет, посмотрите на форумах, в группах, чатах для организаторов и подрядчиков. Обязательно запросите портфолио их работ, по возможности сверьте с теми фото, которые публиковались в отчетах ивентов в которых фотограф/оператор участвовали. По возможности спросите организатора как ему работалось с таким исполнителем и все ли устроило в работе.

• Даже если Вы привлекаете уже знакомого фотографа/оператора все равно каждый раз проговаривайте с ним цели и задачи съемки, условия работы, оплаты, и что Вы получите взамен.
• Какое количество фото, видеоматериалов Вы получите в итоге.
• Сроки получения материалов
• Профессиональные фотографы используют для ивентов светосильную технику, чтобы можно было фотографировать в помещении без вспышки. Такие фотографии требуют обязательной обработки фильтрами, поэтому поинтересуйтесь входит ли она в стоимость пакета услуг или оплачивается отдельно.
• Фотографии и видео отдадут с обработкой или только исходные материалы, а возможно наоборот Вам отдадут только обработанные, а исходники нет.
• Лучше всего не просто поговорить о своих ожиданиях, а отправить им инструкцию в письменном виде или в виде вложенного файла или хотя-бы в теле письма. Так у Вас будут основания требовать того, что было условлено.
• Если у Вас не только зал с докладами, а все пространство разделено на несколько залов, выставочную зону, есть отдельные зоны для фото, то лучше, чтобы и фотографов и операторов было 2, а то и 3 человека, потому что 1 не может физически успеть во все уголки локации сразу.
• У фотографа/видеоператора обязательно должна быть программа ивента на руках с таймингом, чтобы он понимал, что где в какой момент происходит и не упустил ничего важного.

Инструкция для фотографа может выглядеть так:

Место:
Контакты ответственного лица:
Начало съемки в 09:00 утра.

1. Регистрация участников 09:00-09:45
   — фотографии с зоны регистрации (10-20 штук)
   — вход гостей, получение ими раздаточных материалов (10-20 штук)
   — утренний кофе брейк (10-20 штук).
2. Открытие конференции приветственное слово организаторов 09:45 – 10:00
   — фото выступающих на сцене
   — фото наполнения зала (все вместе 20-30 штук)
3. Начало докладов 10:00 – 12:00
   — фотографии с залов с докладами, докладчики/слушатели,
   — фото каждого спикера
   — фото гостей в зале
4. Кофе-брейк 12:00 – 12:30
5. Второй блок докладов 12:30 – 14:30
6. Скинуть часть фото организатору в 14:30.
7. Обеденный перерыв 14:30 – 15:30
8. Третий блок докладов 15:30 – 17:30
9. Закрытие конференции 17:30 (примерно 20- 30 штук)
10. Окончание съемки в 18:00

Ожидания от съемки:

• фото открытия/закрытия ивента по 20-30 шт.
• фото с регистрации и встречи гостей, получение раздатки по 10-20 штук
• примерно 50-70 фотографий пресс-вола конференции (фотографировать всех желающих, приглашать людей фотографироваться).
• 3-5 фото каждого! докладчика конференции + 30-40 фото аудитории во время докладов и интерактива (отдельный респект за фото участников, задающих вопросы спикерам).
• если зал полный – фото залов лучше делать сверху, чтобы обзорно было видно, если так случилось что часть зала пустая, фото делать на таком уровне, чтобы не было видно пустых кресел.
• фотография каждого стенда, паука и растяжки обязательно с толпой людей вокруг. (Если толпы нет, приглашать тех, кто проходит мимо).
• примерно 50 фотографий кофе-брейки, обеды.
• 200-250 фотографий обзора ивента:
  — фото только-только накрытых столов и подготовленных залов (в самом начале конференции);
  — счастливые участники, которые разговаривают, пьют кофе (но не едят!!!), жмут друг-другу руки, шутят, смеются;
  — участники, которые получают и рассматривают раздатку;
  — участники возле стендов партнеров. Важно подгадывать момент, когда людей у стендов действительно много — нужна видимость толпы;
  — залы, заполненные людьми (в зоне кофе-брейков, фуршета, выставочной зоне и в залах с докладами).
  — панорамные фото локации: главный вход, главное фойе, обеденный зал.
  — фото брендированной раздатки, волонтеров в фирменных футболках, организаторов, фотозоны и оформления зала с лого ивента.

ВАЖНО:

— старайтесь делать по несколько фото одного человека, чтобы было из чего выбрать и не пришлось заливать плохие фото только потому, что других нет.
— Требования: правильный баланс белого (никакого синего или желтого цвета), без пересветов, заваленных горизонтов и лишних элементов в кадре вроде размытой руки или головы.