Вы нашли спикеров на конференцию, заполнили программу, все хорошо складывается, но всегда есть какое-то, НО, которое важно предусмотреть.

Спикеры – это занятые люди. Помимо выступления у Вас, спикер может выступать накануне еще на 2-3-4 мероприятиях. При чем может быть такое, что он не всегда помнит какое мероприятие когда проводится, а также может все забыть или напутать с презентацией.

Поэтому важно не просто договориться со спикером и успокоиться что он есть, но и все время напоминать ему о своем существовании и о его предстоящем выступлении.

Утвердите тему, которую он может рассказать и которая будет интересна аудитории. Заранее проговорите все моменты “саморекламы” и сориентируйте спикера по длительности доклада.

Сделайте файлик, который потом будете рассылать всем спикерам, куда пропишите:

• требования к докладам;
• требования к презентациям;
• тайминг мероприятия и длительность самого выступления;
• распишите сроки утверждения темы, тезисов и сроки подачи презентации;
• пропишите дату, время и место, куда должен приехать спикер;
• обменяйтесь контактами спикера и дайте ему контакты ответственного лица, которое его встретит на площадке в случае Вашего отсутствия.

Если у спикера мало опыта в выступлениях, попытайтесь прослушать его заранее. Если не получается организовать личную встречу, пообщайтесь хотя бы онлайн, посмотрите, как он держится при общении, возможно жестикулирует или гримасничает. На сколько в принципе интересно говорит и т.д. Чтоб потом не оказалось, что человек красиво пишет и совершенно не умеет говорить на камеру или на аудиторию.

При планировании программы, нужно обязательно учитывать, что сложные темы лучше не ставить самыми первыми, т.к. утром аудитория еще спит. Но и оставлять их напоследок тоже не стоит, поскольку аудитория уже будет уставшей и такие темы уже не зайдут.

Во время выступления подготовьте модератору таблички с указанием оставшегося времени или часы с обратным отсчетом, чтобы он мог невзначай показать их спикеру и намекнуть что пора ускориться.

Читайте подробнее о тайминге в этой статье.

Заранее подготовьте несколько вопросов для спикера, на тот случай если он закончит доклад раньше, чем должен был по программе. Аудитория не сразу может включиться и начать задавать вопросы, поэтому будет очень хорошо, если эти вопросы начнет задавать модератор или организатор, а за ними уже, и слушатели подтянутся.

Если Вы, как организатор, видите, что спикер выступил, но слушатели не отпускают его, а продолжают задавать вопросы, вежливо попросите переместиться их в другие свободные залы, поскольку тут сейчас будет идти другой доклад.

Если даже в холле после выступления слушатели не отпускают спикера и продолжают задавать вопросы, подойдите и извинившись, предложите спикеру выпить чай, кофе, пообедать или просто сходить в туалет. А уже после этого он сможет вернуться к общению с аудиторией.

Надеемся, что Ваше мероприятие пройдет хорошо, но лучше перестраховаться и предусмотреть “Запасной план”. На тот случай, если спикер заболел, застрял в пробке или срочно уехал и забыл Вас предупредить.