Тайминг? Нет не слышали…

Помощник

Тайминг – неотъемлемая составляющая не просто в день мероприятия, но еще и на его ранних этапах планирования.

Если что-то пошло не так – это крах!

  • Недовольные спикеры, поскольку, кто-то выступал 45 минут, а следующему осталось всего 20.
  • Недовольные участники, т.к. пришли на доклад конкретного человека, а он уже выступил
  • Недовольные спонсоры, потому что график поплыл и у них забрали время на их активности и общение с участниками
  • У Вас – нервный тик, все валится из рук, и Вы не можете контролировать уже ничего.

В конечном итоге — гора отзывов о Вашем мероприятии, и далеко не самых лучших.

Чтобы этого всего не случилось:

  • Вы прописываете программу мероприятия: когда регистрация, когда начало докладов, или выступлений, когда перерывы на кофе и обеды, круглые столы и пр.
  • Если у Вас мероприятие со спикерами – четко определите сколько времени длится 1 доклад. Заранее предупредите спикера, что у него будет 30 минут на доклад — это значит, что 20 минут ему выделяется на монолог, а 10 – на вопросы из зала! Иначе он будет все 30 минут рассказывать о теме, которой живет.
  • С площадкой согласовываете время кофе-брейков и обедов, когда накрывать на стол и когда все убирать.
  • Согласовываете со спонсорами, когда у них будет время для того, чтобы провести конкурсы, розыгрыши или рассказать о себе, и четко регламентируйте им это время.
  • Даже если Ваша аудитория любит поспать, и опаздывает на регистрацию, начинайте выступления вовремя, иначе сдвинется все.
  • Во время выступления спикеров, назначьте ответственного модератора, который будет подсказывать спикеру, сколько времени у него осталось до конца доклада. Чтобы он не протараторил все за 10 минут и люди разбрелись кто куда, или наоборот, чтобы он не затянул свое выступление на долго.
  • Не бойтесь прервать череду вопросов из зала. Лучше корректно объяснить участникам, что они могут продолжить общение со спикером в кулуарах, чем не дать времени следующему спикеру.
  • Заранее разошлите письма, где будет проходить мероприятие, где вход, на какой этаж подняться. Это можно делать посредством email рассылок, или отправить уведомления всем участникам, прямо из аккаунта RegToEVENT.
  • Донесите всему персоналу, который есть на площадке во сколько, где и когда будут проходить активности в каких зонах, во сколько обед или кофе. Где программа мероприятия, чтобы все они могли корректно ответить на вопросы участников.
  • Закладывайте себе дополнительное время на монтаж/демонтаж площадки, на внештатные ситуации.
  • Придите на площадку заранее и проверьте все ли работает.

И помните, что если по программе регистрация начинается в 9:00, то в 8:00 первые желающие уже будут стоять под дверью )))

Помощник
14 правил успешного нетворкинга или зачем ходить на ивенты

Ни для кого не секрет, что в современных реалиях, нас окружает огромный поток информации. Уже никому не надо идти в библиотеку, выписывать специальные журналы или искать кто сталкивался с тем или иным вопросом. Поэтому докладная часть всех ивентов свелась больше к каким-то мотивационным историям или действительно получению знания, но для …

Помощник
Публичная оферта, GDPR и прочие «страховки» для ивентора

Много организаторов, начиная регистрировать своих участников допускают огромную ошибку не прописывая правила регистрации. Ведь публичная оферта это обязательный документ! Это по сути договор между Вами о участником, с условиями которого, он так или иначе согласился когда регистрировался и/или покупал билет на Вашем сайте. Именно здесь Вы можете прописать все нужные …

Помощник
Фотографы и операторы на ивенте

Фото и видеоператоры такие же важные участники события, как и спикеры, гости и все, кто к нему причастен. Именно от того какого качества Вы получите материалы для отчета и что будет на этих фото и видео и будет зависеть всеобщее мнение о событии и его дальнейшая судьба – быть второму …