Тайминг? Нет не слышали…

Помощь в проведении ивента

Тайминг – неотъемлемая составляющая не просто в день мероприятия, но еще и на его ранних этапах планирования.

Если что-то пошло не так – это крах!

Что может быть не так на мероприятии:

  • Недовольные спикеры, поскольку, кто-то выступал 45 минут, а следующему осталось всего 20.
  • Недовольные участники, т.к. пришли на доклад конкретного человека, а он уже выступил.
  • Недовольные спонсоры, потому что график поплыл и у них забрали время на их активности и общение с участниками.
  • У Вас – нервный тик, все валится из рук, и Вы не можете контролировать уже ничего.

В конечном итоге — гора отзывов о Вашем мероприятии, и далеко не самых лучших.

Что нужно помнить при организации мероприятия:

  • Вы прописываете программу мероприятия: когда будет регистрация, когда начало докладов, или выступлений, когда перерывы на кофе и обеды, круглые столы и пр.
  • Если у Вас мероприятие со спикерами – четко определите сколько времени длится 1 доклад. Заранее предупредите спикера, что у него будет 30 минут на доклад — это значит, что 20 минут ему выделяется на монолог, а 10 – на вопросы из зала! Иначе он будет все 30 минут рассказывать о теме, которой живет.
  • С площадкой согласовываете время кофе-брейков и обедов, когда накрывать на стол и когда все убирать.
  • Согласовываете со спонсорами, когда у них будет время для того, чтобы провести конкурсы, розыгрыши или рассказать о себе, и четко регламентируйте это время.
  • Даже если Ваша аудитория любит поспать, и опаздывает на регистрацию, начинайте выступления вовремя, иначе сдвинется все.
  • Во время выступления спикеров, назначьте ответственного модератора, который будет подсказывать спикеру, сколько времени у него осталось до конца доклада. Чтобы он не проговорил все за 10 минут и люди разбрелись кто куда, или наоборот, чтобы не затянул свое выступление на долго.
  • Не бойтесь прервать череду вопросов из зала. Лучше корректно объяснить участникам, что они могут продолжить общение со спикером в кулуарах, чем не дать времени следующему спикеру.
  • Заранее разошлите письма, где будет проходить мероприятие, где вход, на какой этаж подняться. Это можно делать посредством email рассылок, или отправить уведомления всем участникам, прямо из аккаунта RegToEVENT.
  • Донесите всему персоналу, который есть на площадке: во сколько, где и когда будут проходить активности, в каких зонах, во сколько обед или кофе. Где программа мероприятия, чтобы все они могли корректно ответить на вопросы участников.
  • Закладывайте себе дополнительное время на монтаж/демонтаж площадки, на внештатные ситуации.
  • Придите на площадку заранее и проверьте все ли работает.

И помните, что если по программе регистрация начинается в 9:00, то в 8:00 первые желающие уже будут стоять под дверью )))

Продавать билеты с помощью билетного сервиса RegToEVENT

Хотите организовать бизнес мероприятие?

Но не знаете, с чего начать подготовку к организации ивента, в каком сервисе сверстать сайт и как продавать билеты, а еще сложней, как принимать оплаты за билеты?

Сервис регистрации посетителей и продажи билетов RegToEVENT поможет правильно организовать продажу билетов и оплату, которая поступит сразу на счет организатора.

Как оценить эффективность ивента
Организаторам
Как оценить эффективность ивента

Если в начале компания определяется с основной целью проведения инвента, то после его завершения организаторы обязательно поинтересуются, какие из поставленных целей были достигнуты, а какие нет. Итак, каждая мера будет иметь свои КРІ (Key Performance Indicator) – показатели достижения целей. А определять их обязательно, чтобы корректировать свою работу в будущем. …

Бизнес мероприятия
Организаторам
Бизнес-мероприятия как способ привлечения новых клиентов и развития бренда

Event маркетинг нацелен на привлечение новых клиентов для бизнеса через проведение специальных мероприятий. Уверены, что вы видели, когда при открытии ресторана проходит праздник с участием посетителей, или уже известный вам бренд организует мероприятие для детей в местном парке. Или, когда инфобизнесмен или блогер устраивает ивент в своей теме и тем …

Организаторам
Как принять добровольные пожертвования при продаже билетов

С вводом военного положения в Украине запрещены все массовые мероприятия.😔 Но несмотря на это, организаторы всячески стараются проводить онлайн события, чтобы не терять связь со своей целевой аудиторией, или по возможности проводить живые события в других странах, куда пришлось уехать части ивент команд. Как правило, такие события носят благотворительный характер …