Тайминг – неотъемлемая составляющая не просто в день мероприятия, но еще и на его ранних этапах планирования.

Если что-то пошло не так – это крах!

• Недовольные спикеры, поскольку, кто-то выступал 45 минут, а следующему осталось всего 20.
• Недовольные участники, т.к. пришли на доклад конкретного человека, а он уже выступил
• Недовольные спонсоры, потому что график поплыл и у них забрали время на их активности и общение с участниками
• У Вас – нервный тик, все валится из рук, и Вы не можете контролировать уже ничего.

В конечном итоге — гора отзывов о Вашем мероприятии, и далеко не самых лучших.

Чтобы этого всего не случилось:

• Вы прописываете программу мероприятия: когда регистрация, когда начало докладов, или выступлений, когда перерывы на кофе и обеды, круглые столы и пр.
• Если у Вас мероприятие со спикерами – четко определите сколько времени длится 1 доклад. Заранее предупредите спикера, что у него будет 30 минут на доклад — это значит, что 20 минут ему выделяется на монолог, а 10 – на вопросы из зала! Иначе он будет все 30 минут рассказывать о теме, которой живет.
• С площадкой согласовываете время кофе-брейков и обедов, когда накрывать на стол и когда все убирать.
• Согласовываете со спонсорами, когда у них будет время для того, чтобы провести конкурсы, розыгрыши или рассказать о себе, и четко регламентируйте им это время.
• Даже если Ваша аудитория любит поспать, и опаздывает на регистрацию, начинайте выступления вовремя, иначе сдвинется все.
• Во время выступления спикеров, назначьте ответственного модератора, который будет подсказывать спикеру, сколько времени у него осталось до конца доклада. Чтобы он не протараторил все за 10 минут и люди разбрелись кто куда, или наоборот, чтобы он не затянул свое выступление на долго.
• Не бойтесь прервать череду вопросов из зала. Лучше корректно объяснить участникам, что они могут продолжить общение со спикером в кулуарах, чем не дать времени следующему спикеру.
• Заранее разошлите письма, где будет проходить мероприятие, где вход, на какой этаж подняться. Это можно делать посредством email рассылок, или отправить уведомления всем участникам, прямо из аккаунта RegToEVENT.
• Донесите всему персоналу, который есть на площадке во сколько, где и когда будут проходить активности в каких зонах, во сколько обед или кофе. Где программа мероприятия, чтобы все они могли корректно ответить на вопросы участников.
• Закладывайте себе дополнительное время на монтаж/демонтаж площадки, на внештатные ситуации.
• Придите на площадку заранее и проверьте все ли работает.

И помните, что если по программе регистрация начинается в 9:00, то в 8:00 первые желающие уже будут стоять под дверью )))