І от всі пішли в онлайн… Вибору іншого не залишилося ((( Великий сплеск, пік онлайн-заходів припав на квітень цього року. Раніше, коли тільки в Києві щодня проходили десятки, а то й сотні різних подій, починаючи від маленьких зборів на 10 осіб і закінчуючи величезними виставками на кілька тисяч учасників, було складно вирішити, куди піти. Тепер же всі відпочили від роботи, подивилися фільми з рідними, виспалися і вирішили, що час зайнятися чимось корисним. І чому б не перенести всю свою енергію в інтернет і бути корисними своїй аудиторії? Багато компаній почали викладати записи попередніх подій, курсів, інтерв’ю, деякі почали пробувати провести онлайн-версії звичних живих заходів. Але так чи інакше, не всі розуміють, що потрібно для проведення онлайн-трансляції. Для деяких це зводиться лише до наявності веб-камери й інтернету, але якщо ви хочете провести дійсно вартий уваги захід, до нього також потрібно ретельно підготуватися.

Тема та цільова аудиторія

Так само, як і при підготовці до офлайн-події, вам потрібно визначитися з темою та аудиторією. Важливо пам’ятати, що ви не єдині, хто перейшов в онлайн! Якщо раніше гостей можна було привабити локацією, декораціями, подарунками, кейтерингом врешті-решт ))) То тепер для учасника абсолютно однаково, який захід дивитися на своєму ноутбуці в домашніх капцях.

Дата та назва

Знайшли нішу, де немає 10 подій на день, придумали тему, яку ще не піднімали, визначаємося з назвою і датою. Тут трохи складніше, адже якщо раніше на підготовку заходу витрачалося більше часу і частково все могло залежати від вільності локації, то організатори орієнтувалися на те, хто коли й що проводить і чи не перетинається їхня дата з іншими. З онлайном все складніше, тому що сьогодні ви плануєте подію за 1,5 місяця вперед, а через пару тижнів з’ясується, що хтось готовий організувати щось подібне у коротші терміни і вибрав ту ж дату.

Ми вже не раз говорили про назви подій, але випадки, коли організатор намагається вставити в назву ще 10 слів опису події, трапляються весь час. І, мабуть, це нікуди не дінеться. Увага вашого майбутнього учасника й так розфокусована. Допоможіть йому одразу побачити й зрозуміти суть вашого заходу з короткої назви, а не з довгих мемуарів.

Мета

Які цілі ви переслідуєте при проведенні заходу?

• Продати квитки, щоб утриматися на плаву хоча б короткий час.
• У вас є спонсори, які хочуть піару, і ви погодилися їм допомогти.
• Або ж ви просто хочете розігріти свою аудиторію перед офлайн-заходом, на який сподіваєтесь після виходу з карантину.

У кожному конкретному випадку дії з підготовки будуть відрізнятися, і це цілком нормально.

Тривалість заходу

Тривалість заходу може варіюватися залежно від того, які цілі ви переслідуєте і для якої аудиторії він призначений. Але слід розуміти, що утримати аудиторію в онлайн-форматі, коли вона просто сидить перед екраном, дуже складно! Тому треба вигадувати такі інструменти залучення, щоб учасник не заснув через 20 хвилин перегляду або не вимкнув трансляцію через монотонну доповідь чергового спікера. Якщо ви не придумали, як це зробити, наша порада – не робіть захід на цілий день! Не витрачайте сили, час і гроші, якщо не готові витратити їх на розробку механік залучення.

Сайт і реєстрація

Звісно, незалежно від того, чи захід платний, чи безкоштовний, потрібно пам’ятати про реєстрацію учасників. Потрібен сайт, де буде розміщена вся важлива інформація про подію: де, коли, як, хто виступить і про що розповість. Учасник повинен ознайомитися з цим всім і прийняти рішення реєструватися чи ні. Ну і, звісно, на сайті має бути форма реєстрації. Як реєструвати учасників, ми вже говорили у нашому відео, і, звичайно ж, на допомогу завжди готовий прийти RegToEVENT 😉

Навіть якщо ви вирішили заощадити і зареєструвати всіх вручну – не радимо цього робити. По-перше, ви заплутаєтеся ще на старті, а по-друге, вам потім ще доведеться надсилати учасникам посилання з доступом.

Платформа для трансляції

Вибір платформи залежить від того, чи буде захід у відкритому доступі, чи тільки для зареєстрованих учасників. Є безкоштовні варіанти з мінімальним функціоналом, а є серйозні платформи з великим набором функцій, захистом від запису та копіювання вашої трансляції, але, природно, за чималі гроші.

Трансляцію можна провести в YouTube, у ваших акаунтах Facebook або Instagram, інтегрувати на сайт або використовувати безкоштовні платформи для трансляцій, такі як:

• ru – безкоштовно до 5 учасників;
• Pruffme – безкоштовно до 10 учасників;
• MyOwnConference – до 20 учасників;
• ClickMeeting – до 25 учасників на 30 днів;
• Zoom – до 100 учасників, але сесії тривалістю не більше 40 хвилин!

Якщо ви не плануєте захід на 5-10 осіб, а сподіваєтеся на більшу аудиторію і не хочете показувати захід всім підряд, то без платформи з обмеженим доступом за посиланням не обійтися.

Тому виберіть платформу, яка задовольнить ваші вимоги, і заздалегідь домовтеся з ними про дати, час і технічні вимоги до трансляції.

Спікери

Як і в офлайн-заході, вам не обійтися без спікерів. Тут може навіть бути трохи простіше. Адже зазвичай, якщо ви плануєте приїзд спікерів з інших міст або країн, вони дуже зайняті люди й не завжди можуть виділити час на дорогу. Але домовитися про онлайн-дзвінок і виступати зі свого дому чи офісу набагато легше. Проте обговорюйте з ними заздалегідь, щоб у них було тихе місце, якісна камера, світло, звук і швидкий інтернет. Інакше ви домовитеся про виступ спікера, оберете чудову тему, але в найвідповідальніший момент з’ясується, що у спікера зник інтернет або діти бігають на задньому плані. Запропонуйте спікеру можливість записати виступ на вашій території, якщо у нього немає можливості транслювати з дому.

Нетворкінг

Подумайте, як учасники зможуть контактувати між собою та спікером. Де вони зможуть поставити йому питання? У чатах у соцмережах, месенджерах чи прямо під трансляцією? Чи буде у учасників можливість спілкуватися та знайомитися один з одним? Адже саме за новими знайомствами вони приходять на заходи.

Спонсорські активності

Так, залучити спонсорів до онлайн івентів теж можна. Просто заздалегідь придумайте, що Ви можете їм запропонувати: брендування трансляції, згадки про них, розіграші призів, розсилки для учасників тощо. А оскільки в карантинний час інших варіантів у них все одно немає, як себе проявити, то це унікальна можливість затягнути їх в онлайн.

Після івенту

Не забудьте про подяки всім, хто причетний до організації: спонсори, спікери, підрядники. Не забудьте про обіцяне для учасників – Ви напевно обіцяли їм скинути презентації спікерів або відеозаписи. Ну і, звісно ж, потрібно зробити висновки, чи не було у Вас якихось факапів і як їх виправити наступного разу.