Регистрация в день мероприятия — боль организатора или все просто?

Помощник

Регистрация мероприятия непосредственно на площадке, перед началом такой же важный процесс как и регистрация и продажа билетов до самого мероприятия.

Есть два варианта:

  1. Бесплатные мероприятия со свободным входом для всех. (Но таких участников тоже иногда нужно идентифицировать и выдавать им какие-то бейджи как знаки различия.)
  2. Платные мероприятия, где вход только для оплативших участие, соответственно их идентификация обязательна.

Регистрация по спискам

Если мероприятие по задумке организатора не подразумевало идентификации участников, то можно организовать регистрацию по спискам. Это экономит бюджет на печати бейджей, но может очень сильно увеличить время на регистрацию т.к. человека в списке нужно еще найти.

Еще один минус как быть с участником, которому, например, нужно было выйти, и он через пол часа вернулся, а в списке уже стоит отметка что он вошел?

Бейджи выписанные вручную

Самый простой способ писать имена и фамилии маркером на заранее напечатанных картонных бейджах.

Плюсы: нет глобальных задержек с регистрацией, если участник отлучился то зайти опять он без проблем сможет при наличии бейджа.

Минусы: внешний вид бейджа с неразборчиво написанными именем и фамилией, и пятна на одежде т.к. краска от маркера может перейти на нее в течении дня.

Напечатанные бейджи с данными участников

Еще один вариант — заранее напечатанные бейджи. Идеально сработает такой вариант, только в том случае, если Вы заранее закрыли регистрацию. Если же на Ваше мероприятие продолжают регистрироваться до последнего, то половина участников останется без напечатанного бейджа и их придется на месте выписывать вручную. Второй казус, с которым может столкнуться каждый организатор это большая очередь на регистрации, нервы сотрудников, которые бейджи выдают и истерики участников которые не могут их получить.

Регистрация и печать бейджей на месте в день мероприятия

Самый идеальный вариант это автоматизированный check-in с печатью бейджей прямо на месте.

Он обезопасит организатора от ситуаций, когда человек купил билет за час до прихода на мероприятие и бейдж не был приготовлен для него заранее, от больших очередей и возмущений участников, от нервных ситуаций сотрудников, которые напутали уже все и не могут ничего найти в куче готовых бейджей.

Такой способ регистрации подарит положительные эмоции и впечатления всем присутствующим, создаст красивую картинку и имидж Вашему мероприятию, добавит какого-то лоска и шика, и точно увеличит количество положительных отзывов.

Регистрирую участников через RegToEVENT — chek-in можно проводить прямо на месте.

У каждого участника будет билет с QR-кодом, его можно сосканировать на подлинность, и в базе высветится что такой человек уже зашел, повторно его билетом никто воспользоваться не сможет. На заранее подготовленные бланки бейджей за несколько секунд распечатывается наклейка с данными участника. Все быстро, красиво, и именно так как прописал участник при регистрации (Люся, а не Людмила :)))

Организовывайте мероприятия красиво! Удачи!

Комментариев нет

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Помощник
Как помочь спикеру уложиться в тайминг

Чаще всего спикер четко понимает какие временные рамки ему выделили на доклад и старается подготовить тезисы и слайды презентации, так чтобы высветить самое главное, ничего не упустить и уложиться в выделенное время. Но если у спикера опыта немного, он любит поговорить или в своих рассказах его может унести далеко, то …

Помощник
Как создать рамку для аватарки в Facebook

Для дополнительного охвата и привлечения аудитории в соцсетях существует множество способов. Начиная от вирусных видео, конкурсов с репостами, посевов в тематических сообществах, и заканчивая банальными рамками для аватарок. Кто-то скажет, что это не работает, может и так, но когда ты видишь множество аватарок своих друзей и подписчиков с рамкой какого-то …

Помощник
Как и куда отправить участникам материалы после ивента?

Чаще всего участники ожидают получить презентации спикеров после ивента, видеозаписи докладов, организаторы могут обещать отправить всем чек-листы и какие-то полезные материалы. И перед организатором стоит несколько вопросов, которые нужно при этом решить: 1 – куда все это залить. 2 – как разослать всем участникам. 3 – как разграничить доступ, если …