Регистрация в день мероприятия — боль организатора или все просто?

Помощник

Регистрация мероприятия непосредственно на площадке, перед началом такой же важный процесс как и регистрация и продажа билетов до самого мероприятия.

Есть два варианта:

  1. Бесплатные мероприятия со свободным входом для всех. (Но таких участников тоже иногда нужно идентифицировать и выдавать им какие-то бейджи как знаки различия.)
  2. Платные мероприятия, где вход только для оплативших участие, соответственно их идентификация обязательна.

Регистрация по спискам

Если мероприятие по задумке организатора не подразумевало идентификации участников, то можно организовать регистрацию по спискам. Это экономит бюджет на печати бейджей, но может очень сильно увеличить время на регистрацию т.к. человека в списке нужно еще найти.

Еще один минус как быть с участником, которому, например, нужно было выйти, и он через пол часа вернулся, а в списке уже стоит отметка что он вошел?

Бейджи выписанные вручную

Самый простой способ писать имена и фамилии маркером на заранее напечатанных картонных бейджах.

Плюсы: нет глобальных задержек с регистрацией, если участник отлучился то зайти опять он без проблем сможет при наличии бейджа.

Минусы: внешний вид бейджа с неразборчиво написанными именем и фамилией, и пятна на одежде т.к. краска от маркера может перейти на нее в течении дня.

Напечатанные бейджи с данными участников

Еще один вариант — заранее напечатанные бейджи. Идеально сработает такой вариант, только в том случае, если Вы заранее закрыли регистрацию. Если же на Ваше мероприятие продолжают регистрироваться до последнего, то половина участников останется без напечатанного бейджа и их придется на месте выписывать вручную. Второй казус, с которым может столкнуться каждый организатор это большая очередь на регистрации, нервы сотрудников, которые бейджи выдают и истерики участников которые не могут их получить.

Регистрация и печать бейджей на месте в день мероприятия

Самый идеальный вариант это автоматизированный check-in с печатью бейджей прямо на месте.

Он обезопасит организатора от ситуаций, когда человек купил билет за час до прихода на мероприятие и бейдж не был приготовлен для него заранее, от больших очередей и возмущений участников, от нервных ситуаций сотрудников, которые напутали уже все и не могут ничего найти в куче готовых бейджей.

Такой способ регистрации подарит положительные эмоции и впечатления всем присутствующим, создаст красивую картинку и имидж Вашему мероприятию, добавит какого-то лоска и шика, и точно увеличит количество положительных отзывов.

Регистрирую участников через RegToEVENT — chek-in можно проводить прямо на месте.

У каждого участника будет билет с QR-кодом, его можно сосканировать на подлинность, и в базе высветится что такой человек уже зашел, повторно его билетом никто воспользоваться не сможет. На заранее подготовленные бланки бейджей за несколько секунд распечатывается наклейка с данными участника. Все быстро, красиво, и именно так как прописал участник при регистрации (Люся, а не Людмила :)))

Организовывайте мероприятия красиво! Удачи!

Комментариев нет

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Помощник
Как принять оплату за билеты от участников

Способы регистрации организаторы используют самые разные: телефон, почта, google форма, свои решения и специальные сервисы. Но вот просто регистрации мало — стоит еще вопрос, как потом взять деньги с людей? И тут тоже каждый делает это как может. Чаще всего используя все свое свободное время, организаторы принимают оплату на карты …

Помощник
Публичная оферта, GDPR и прочие «страховки» для ивентора

Много организаторов, начиная регистрировать своих участников допускают огромную ошибку не прописывая правила регистрации. Ведь публичная оферта это обязательный документ! Это по сути договор между Вами о участником, с условиями которого, он так или иначе согласился когда регистрировался и/или покупал билет на Вашем сайте. Именно здесь Вы можете прописать все нужные …

Помощник
Как делать предварительную регистрацию участников?

Регистрация участников это всегда непросто. Кто-то вообще не думает что это важно и нужно делать, кто-то прибегает к помощи и специализированных сервисов, а кто-то пытается решить вопрос самостоятельно как сам умеет. Регистрацию участников могут проводить по телефону или почте — это самый плохой вариант. Могут делать регистрацию через какие-то собственные …