Регистрация в день мероприятия — боль организатора или все просто?

Помощник

Регистрация мероприятия непосредственно на площадке, перед началом такой же важный процесс как и регистрация и продажа билетов до самого мероприятия.

Есть два варианта:

  1. Бесплатные мероприятия со свободным входом для всех. (Но таких участников тоже иногда нужно идентифицировать и выдавать им какие-то бейджи как знаки различия.)
  2. Платные мероприятия, где вход только для оплативших участие, соответственно их идентификация обязательна.

Регистрация по спискам

Если мероприятие по задумке организатора не подразумевало идентификации участников, то можно организовать регистрацию по спискам. Это экономит бюджет на печати бейджей, но может очень сильно увеличить время на регистрацию т.к. человека в списке нужно еще найти.

Еще один минус как быть с участником, которому, например, нужно было выйти, и он через пол часа вернулся, а в списке уже стоит отметка что он вошел?

Бейджи выписанные вручную

Самый простой способ писать имена и фамилии маркером на заранее напечатанных картонных бейджах.

Плюсы: нет глобальных задержек с регистрацией, если участник отлучился то зайти опять он без проблем сможет при наличии бейджа.

Минусы: внешний вид бейджа с неразборчиво написанными именем и фамилией, и пятна на одежде т.к. краска от маркера может перейти на нее в течении дня.

Напечатанные бейджи с данными участников

Еще один вариант — заранее напечатанные бейджи. Идеально сработает такой вариант, только в том случае, если Вы заранее закрыли регистрацию. Если же на Ваше мероприятие продолжают регистрироваться до последнего, то половина участников останется без напечатанного бейджа и их придется на месте выписывать вручную. Второй казус, с которым может столкнуться каждый организатор это большая очередь на регистрации, нервы сотрудников, которые бейджи выдают и истерики участников которые не могут их получить.

Регистрация и печать бейджей на месте в день мероприятия

Самый идеальный вариант это автоматизированный check-in с печатью бейджей прямо на месте.

Он обезопасит организатора от ситуаций, когда человек купил билет за час до прихода на мероприятие и бейдж не был приготовлен для него заранее, от больших очередей и возмущений участников, от нервных ситуаций сотрудников, которые напутали уже все и не могут ничего найти в куче готовых бейджей.

Такой способ регистрации подарит положительные эмоции и впечатления всем присутствующим, создаст красивую картинку и имидж Вашему мероприятию, добавит какого-то лоска и шика, и точно увеличит количество положительных отзывов.

Регистрирую участников через RegToEVENT — chek-in можно проводить прямо на месте.

У каждого участника будет билет с QR-кодом, его можно сосканировать на подлинность, и в базе высветится что такой человек уже зашел, повторно его билетом никто воспользоваться не сможет. На заранее подготовленные бланки бейджей за несколько секунд распечатывается наклейка с данными участника. Все быстро, красиво, и именно так как прописал участник при регистрации (Люся, а не Людмила :)))

Организовывайте мероприятия красиво! Удачи!

Комментариев нет

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Помощник
Чек-лист «Начинаем планировать мероприятие и формируем цену на билет»

Подготовили для Вас короткий, но простой и понятный чек-лист: что первым делом нужно учесть при планировании мероприятия и как правильно сформировать цену на билет. Ведь иногда бывает так, что на самом старте организатор может запутаться, что ему нужно, и с чего начать подготовку. А цену на билет устанавливают такую, что …

Помощник
Брендирование мероприятия

Для того Ваше мероприятие быстрее запомнилось, было у всех на виду и на слуху Вам нужно придумать единый стиль. После того как выбрали логотип обдумайте всю концепцию для сайта и промо активностей. Это может быть заданная тематика, можно обыграть все вокруг лого. Важно не переборщить с количеством цветов, форм и …

Помощник
Комфорт на площадке — довольный участник!

Прежде всего вместимость площадки должна соответствовать количеству людей, которое на нее придет. Но, если Вы планируете, что у будет 200 человек, не стоит брать зал на 500 иначе они там потеряются и участникам будет не комфортно. Если Вы проводите мероприятие, которое предусматривает выступление спикеров, и восприятие информации участниками, то одно …