Многие организаторы, начиная регистрировать своих участников допускают огромную ошибку, не прописывая правила и условия регистрации на событие.

Независимо от того у вас бизнес событие или развлекательное, вы должны ознакомить потенциального участника с условиями участия: что это за событие, где, когда, кто организатор, какие форматы участия возможны, платно или бесплатно и т.д. С этими условиями в процессе регистрации участник должен согласиться.

Такой документ называется публичная оферта на событие, а согласие участника с его условиями – акцепт оферты. То есть он все «прочитал» и принял ваши условия целиком и полностью.

Вам тоже лень читать весь текст ;( Пришли только за примером? Он внизу страницы, можете скачать тот, что больше подходит. Но не забудьте исправить его под свое событие!

Публичная оферта – это договор между вами как организатором события и участником, который изъявил желание его посетить.

И он имеет такую же юридическую силу, как и договор, который вы могли бы подписывать в бумажном (или электронном виде) с каждым участником отдельно. Но поскольку условия участия для всех одинаковы, вы вправе вынести их все в публичный договор, чтобы не делать это каждый раз.

Для организатора любого события публичная оферта – это обязательный документ!

Именно здесь вы прописываете: кто может посетить событие – взрослые, дети, люди какой-то отдельной профессии или определенных компаний (возможно, у вас событие закрытого типа); какие типы билетов у вас есть, если их несколько и чем они отличаются; какие действия должен выполнить потенциальный участник, чтобы попасть на событие – можно просто зарегистрироваться, потому что вход бесплатный, а возможно зарегистрироваться и оплатить свое участие (билет).

Если событие платное – обязательно указывайте условия возврата билетов и средств за них! Если вы пишете, что за месяц до события вы возвращаете средства участникам в полном размере от суммы оплаты, а за неделю до события уже нет – то вы имеете полное право этого НЕ делать! Потому что это указано в вашем договоре и с его условиями участник согласился, когда покупал билет.

Очень часто в таких ситуациях участники говорят: «Да, а кто же его читает?! Все просто так ставят флажок, потому что дальше форма не пустит».

На самом деле, так и есть форма дальше не пустит, и большинство участников ставит этот флажок необдуманно. Но если ваша оферта имеет детально описанные все условия, там есть ваши реквизиты – кто организатор, его юридические данные, контакты и т.п., если вы со своей стороны выполнили все требования – добавили оферту на свой сайт (где-то ссылка в подвале сайта), добавили текст оферты в настройку события на RegToEVENT и участник имел возможность с этим текстом ознакомиться хотя бы там, при регистрации – вы со своей стороны сделали все возможное, чтобы ему свои правила донести. А вот если он этого не сделал, то здесь свои претензии он может оставить при себе, и это уже не забота организатора, а участника какой оферты не читал!

Если вы в оферте пишите, что в случае форма-мажорных обстоятельств вы перенесете событие в онлайн формат или на другую дату, и при этом возврата билетов не будет, а только за мина на другой день или другой формат, то так же, это ваше право, и вы об этом предупреждали на старте! Поэтому нечего махать руками на финише, когда эти форс-мажорные обстоятельства всех участников догнали.

Публичный договор на конференцию, выставку, концерт или любой другой формат события это, прежде всего, страховка для организатора! И он поможет обезопасить вас еще до того, как все эти вопросы посыпятся от участников.

Вы не можете подключить эквайринг, если у вас не будет на сайте публичного договора.

Ведь финансовый мониторинг компаний эквайрингов проверяет вас, как поставщика услуг, ваш сайт, есть ли на нем вся необходимая информация для плательщика, не вводите ли вы его в заблуждение и т.п. И одно из обязательных условий активации мерчанта, это как раз наличие договора с плательщиком. А если вы хотите принимать платежи онлайн, то и такой договор должен быть размещен на вашем сайте для знакомства с ним в режиме онлайн.

Не менее важен вопрос наряду с основными правилами регистрации — политика конфиденциальности.

Вы должны отдельным документом прописать, какие данные об участниках собираете, с какой целью, как их храните и как собираетесь использовать в дальнейшем. Особенно это важно для тех организаторов, которые проводят международные события, и ждут участников из стран ЕС или приглашают спикеров. Потому что Ваша политика конфиденциальности должна полностью соответствовать действующему регламенту GDPR, который вступил в силу в Европе еще в 2018 году.

Публичная оферта должна быть как на платное событие, так и бесплатное!

Если ваш юрист говорит, что бесплатные события оферта не нужна – не слушайте его! Ведь как минимум вы собираете личные данные участников! Поэтому вы должны указать свои условия, которые вы проводите, где и зачем собираете данные этих людей. Если ваше событие бесплатно, то соответственно вы пишите, что участие в событии бесплатно на основании предварительной регистрации. И все! Пунктов о возврате средств, билетов и т.п. в ней, конечно, не будет. Но можете указать какую-либо информацию о замене билета на другого участника или его аннуляции, если ваш гость не может прийти или что-то подобное.

Текст публичного договора на любое событие можно найти в свободном доступе в Интернет. Это не суперсложный документ, для написания которого следует обязательно привлекать юриста. Вы просто садитесь и простой понятно описываете свои правила на событие, которые вы установили. Можете взять готовые примеры, чтобы посмотреть обязательные реквизиты документа, а дальше ваш полет фантазий.

Потому что кто-то пишет лишь коротко о событии, о типах билетов, условиях приобретения и возвращения, а кто-то даже описывает, что фото, видеосъемка запрещена, подробно об участии в выставочной зоне партнеров или получении подарков в розыгрышах, это как вам вздумается.

Кстати, в европейских странах часто требуют, чтобы оферта была описать именно простым и понятным языком, понятными пользователям формулировками, ведь сухие юридические термины люди не понимают, и трактуют их по-разному.

СКАЧАТЬ ПРИМЕРЫ

Поэтому, чтобы вам было удобнее, ниже вы можете загрузить примеры сокращенной версии оферты и более расширенный вариант. Пример оферты на платное и бесплатное событие.

А также примеры публичных договоров, которые использовали наши организаторы за границей.

Пример оферты для платного ивента

Сокращенный вариант оферты для платного ивента

Пример оферты для бесплатного ивента

Сокращенный вариант оферты для бесплатного ивента

Пример оферты на английском языке

Пример оферты на английском языке №2 (расширенный)

Также можете посмотреть обо всем этом в видео ниже

 https://www.youtube.com/watch?v=xGaKCNa0E5M&t