Ивенты делятся на 2 типа:

1 – те, у кого даже при большом количестве посетителей все четко слажено и участники не испытывают никакого дискомфорта, сразу проходят регистрацию и наслаждаются контентом, эмоциями и тем за чем на него пришли

2 – те, у которых даже при небольшом количестве участников бардак, начиная от очередей и потерянных бейджей на стойке регистрации и заканчивая сдвигом тайминга, и прочими факапами.

Лучше всего продумать заранее как будет проходить регистрация участников и до ивента и их идентификация на самом ивенте.

Чем масштабнее событие (форумы, выставки, фестивали), тем больше людей они собирают и тем больше очередь может собраться на входе. Предлагаем Вам несколько рекомендаций, чтобы не свести на нет всю тщательную подготовку к ивенту и подарить участникам только положительные эмоции, взамен получить только хорошие отзывы?

1) Всегда регистрируйте людей заранее

Даже если условия участия предусматривают возможность регистрации и/или оплаты прямо на месте. Так Вы будете изначально понимать, что меньше этого к Вам точно не придет и будете заранее готовы к встрече нужного количества гостей.

2) Следите за наполнением залов

Удобней всего это делать через специальные программы, где Вы можете отследить количество уже зачекиненных на площадке. Если Вы понимаете, что очередь не заканчивается и в залах еще мало людей, то это позволит оперативно усилить стойку регистрации дополнительными людьми и ускорить процесс, или Вы будете понимать, что очередь лишь визуальна, возможно из-за ограниченного пространства, а залы уже наполнены на 80%

3) Назначьте ответственных хостес

Это может быть 1-2 человека, которые будут встречать гостей, которые только подошли к очереди, смогут ответить на их вопросы и своего рода успокоить, что очередь движется быстро.

4) Предварительная регистрация даже там, где она не нужна

Если Вы проводите фестивали уличной еды, выставки цветов, книг, hand-made в помещении или на улице с бесплатным участием можно регистрировать гостей заранее и, что еще лучше, распределять их приход по времени, чтоб не было больших столпотворений и давки. Просчитайте соотношении размера площадки, количества точек на которых могут останавливаться посетители и сколько человек может комфортно там разместиться. Распределите интервалы по длительности, за которую в среднем гости пройдут все экспонаты или точки продаж. Даже если кто-то из гостей остался после этого времени он уже не будет создавать такой толпы, когда войдут новые посетители. А пока пришедшие гости ждут своего времени входа можно организовать снаружи фотозоны, музыку, небольшие развлечения.

5) Максимально распланируйте процедуру регистрации на площадке.

Это самый Важный момент во избежание очереди! Идеальный вариант – электронная, автоматизированная регистрация. Все участники с билетами, их билеты сканируются на входе и у человека сразу же есть доступ на ивент. Даже если условия участия предполагали регистрацию на месте, это делается быстро как с ПК так и с мобильных устройств. При этом ему и бейдж можно сразу на месте распечатать, чтобы не рыться в куче заранее разложенных пол часа, пока участник нервно ждет.

«Мобильная регистрация является лучшим вариантом, — заявляет Trish Simitakos, владелица агентства Trish Star Events, Вашингтон, — Если электронная регистрация вписывается в рамки бюджета, позвольте гостям зарегистрироваться самостоятельно и спокойно получить бейджи на месте, что, в целом, значительно сократит процесс регистрации».

Valerie Bihet, владелица Vibe Agency, поддерживает идею электронной регистрации. По ее мнению, таким образом гости экономят собственное время, также одновременно повышается уровень их вовлеченности. Еще одним неоспоримым плюсом является и то, что электронная регистрация сокращает количество необходимого персонала.

Кстати, регистрацию под ключ оказывает RegToEVENT 😉

Автоматическая стойка регистрации экономит не только время, но и бюджет, ведь в противном случае Вам нужно нанять большое количество волонтеров, и даже если не платить им за работу, то всех накормить, предоставить им раздаточные материалы, сувениры, подарки, спецодежду и пр.

Если же, по какой-то причине Вы пока не пришли к тому, что Вам нужна автоматизация регистрации на площадке, просчитайте нагрузки на 1го волонтера, и выставите столько столов регистрации, сколько понадобится для того, чтобы и человеку было комфортно за ним работать, и участники не томились, ожидая своего бейджа или права на вход.

Если очереди все равно не избежать.

Позаботьтесь, чтобы Вашим гостя было в ней комфортно, как бы нелепо это не звучало. Организаторы всего мира придумывает самые разные варианты:

— всегда думайте о том где будет собираться очередь. Если это улица а предполагается дождь — нужно перестраховаться и выставить какие-то зонты. При чем тема актуальна не только в дождь но и в ясную погоду. Не самый лучший вариант стоять под палящим солнцем. Если за окном зима, то лучше вообще до очереди на улице не доводить ситуацию.

— можно чтобы в очереди вместо гостя постоял кто-то из Ваших волонтеров. Смешно – а работает. Например, человек, понимает, что попадет в зал минут через 15-20, а ему нужно срочно отойти, банально в туалет. Он может попросить хостес постоять вместо него и тем самым удержать его очередь )))

— можно позаботиться о том, чтобы люди могли в очереди присесть, это будет куда удобней чем просто стоять на ногах.

— перед гостями в очереди могут выступать фокусники или какие-то акробаты, разрисованные модели, и пр. Это тоже будет вовлекать их в начало всего происходящего на событии и отвлекать от ожидания.

— можно угощать людей закусками или напитками: вода, сок или даже бокал вина/шампанского, горячий шоколад. Но тут главное не переусердствовать иначе всем будет на столько хорошо и комфортно в очереди, что до ивента они могут и не дойти.

— если говорить про угощения, то может быть еще второй вариант, когда еда или напитки готовятся прямо здесь же при гостях. Быстрые мастер-классы по приготовлению закусок или шоу барменов. Это и вовлекает их в процесс они не замечают времени, проведенного в очереди и угощение сверху всего.

— естественно легкая непринужденная музыка, фотозоны где гости могут сфотографироваться пока ждут регистрацию.

Иными словами – организуйте хорошую и быструю регистрацию без очереди! А если не получилось, ((( то сделайте все чтобы гостям в этой очереди было комфортно.