Ви готуєтеся до події, продаєте квитки, замовляєте оформлення, декорації, поліграфію, обіди тощо, і до останнього залишається страх, що квитки не продадуться, і ніхто не прийде. Колеги, цей час настав! Продажі Ваших квитків стали, а на івент реально ніхто не прийде! Оскільки його проведення заборонили в принципі (((.

Так, ми всі, як і раніше, на карантині, який починався як пауза на 2 тижні. Усі організатори, які наївно думали, що так і буде і перенесли свої події на 2-3 тижні, зіткнулися з питанням, що потрібно переносити знову. Хоча ми знову спостерігаємо, що вони наївно вірять обіцянкам влади і переносять рівно на оголошений термін дії карантину. У виграші найімовірніше ті, хто одразу зрозумів, що переносити потрібно на кінець літа, а то й осінь, а дехто взагалі сказав, що цьогоріч подію проводити не будуть і всі квитки переносять на 2021 рік.

Частина подій все ж вирішила, що відступати нікуди, тому що спонсори є, квитки продано, частково витрати вже однаково понесено, і потрібно робити івент у строк, але в онлайні.

У принципі всі організатори та івент агентства поділилися на 3 типи:

• одні перейшли в онлайн івенти і роблять упор саме на них, сподіваючись, що за ними майбутнє;
• другі – пішли в зовсім інші ніші, які ніяк не пов’язані з івентами: їжа, продаж товарів, пошиття одягу тощо
• треті – повісили замок на офіс і чекають скасування карантину, скоротивши всі витрати до 0.

Кому з них пощастить? Покаже час.

Як не крути після карантину на ринок чекають сильні зміни, і ми спробували розібратися, що саме буде вже не так, як раніше:

1. Постійні стрибки курсу негативно позначаються на цінах підрядників. Усі вони намагаються закладати в прайси суми у валюті і перераховують їх за курсом на день оплати. Що буде з курсом і що буде з цінами в момент замовлення – лотерея для замовника.
2. Але водночас, з урахуванням того, що незрозуміло на скільки затягнеться це все, рано чи пізно фінансові подушки закінчаться. І агентства, і підрядники почнуть демпінгувати і погоджуватися працювати за мінімальні гроші. Тому що треба буде прогодувати штат і свої сім’ї. А замовники намагатимуться максимально заощадити, і цим користуватися. Тож у найближчому майбутньому всі івенти, найімовірніше, будуть малобюджетними і з мінімальними витратами на сторонніх підрядників. Як люблять багато організаторів: «Ми все самі ручками…»
3. Офлайн події однозначно пожвавлять. І може навіть буде невеликий сплеск одразу після дозволу на проведення подій, тому що люди не можуть вічно сидіти по домівках, вони звикли до динамічного ритму життя і хочуть живого спілкування. Однак одразу після скасування карантинних обмежень організатори зіштовхнуться з низькою наповнюваністю залів, тому що більша частина все-таки боїться скупчення людей і проігнорує участь.
4. Частина підрядників просто «не переживе» карантин, і всі Ваші напрацьовані контакти, де можна швидко замовити та домовитися «на вчора» та ще й з післяплатою, будуть не актуальні. Тому частково базу надійних підрядників доведеться напрацьовувати заново. Крім того, якщо всі івенти стартонуть одразу і в один час частина підрядників просто не впорається і не зможе забезпечити виконання всіх замовлень одномоментно.
5. Давайте будемо чесними – не всі організатори «переживуть» карантин. Уже з’являється інформація про те, що деякі івент-агентства закривають офіси або з’їжджають у скромніші приміщення, звільняють працівників або, щонайменше, відправляють їх у відпустки власним коштом.
6. Водночас це шанс з’явитися новим командам зі свіжими ідеями. Люди, у яких є колосальний досвід, не пропадають просто так. І якщо вони залишилися без роботи в карантин, то це послужить великим поштовхом рухатися далі або починати свій івент-бізнес, що боялися зробити раніше. Нові горизонти, нові ідеї та нові концепції, з якими, можливо, не погоджувалося попереднє керівництво, але по заслугах оцінить нове.
7. Приблизно така ж тенденція може бути і з підрядниками. Ті, хто змушений зараз скоротити штат через брак грошей на елементарні зарплати співробітників, які змушені просиджувати час без замовлень, тим самим дадуть поштовх дрібним компаніям, які нітрохи не гірше, ніж великі підрядники, можуть забезпечувати івент. І їм простіше «протягнути» карантин за відсутності івентів і замовлень.
8. Водночас якість послуг, що надаються, може трохи впасти. Частина фахівців, які працювали в івент-сфері, не чекатимуть на кращі часи і за першої ж нагоди перепрофілюються. А новачки, які прийдуть на їхнє місце, напрацьовуватимуть свій досвід і набиватимуть свої шишки як в організації, так і в забезпеченні.
9. Зняття карантину ще не означає, що все того ж дня повернеться на круги своя. Це в будь-якому разі буде поетапно і з безліччю нових правил і обмежень. Маски й антисептики для учасників, дезінфекція приміщень, температурний скринінг, обмеження за кількістю присутніх на майданчику тощо. Усе те, що ми спостерігаємо в магазинах, так чи інакше перенесеться на майданчик події.
10. Онлайн-формат уже зріс у рази, і навіть при всьому бажанні побачити щось ми не в силах бути присутніми одразу скрізь. Кількість онлайн семінарів/вебінарів/презентацій на день більша, ніж годин у добі. Організатори, які зрозуміли його зручність і мінімальну затратність – там і залишаться. Тому такий сегмент буде розширюватися, з’являтимуться нові платформи для трансляцій і збільшуватимуть свій функціонал вже наявні. На тлі того, що безліч таких івентів зараз проводять безкоштовно, продати квитки на платні онлайн-події не просто. Тому дорогими вони явно не будуть, і, найімовірніше, цю нішу займе дешевий масовий сегмент івентів із тематиками для новачків.
11. Міжнародні івенти найближчим часом під питанням. З кордонами проблема, частина країн то відкриває, то закриває їх, і не кожен організатор ризикне везти закордонного спікера, який може не долетіти. А нести додаткові витрати на невиправдані ризики захочуть не всі. Тому івенти можуть набути такого собі гібридного формату Оффлайн+Онлайн. До речі, такий самий формат буде можливий, якщо організатори зрозуміють, що частина учасників боїться ходити на живі івенти і не проти його відвідати в трансляції.
12. Зміни чекають і на кейтеринг. У будь-якому разі варто забути на перших порах про банкети за одним столом, загальні лінії роздачі з відкритими стравами і гори булочок на кава-брейки. Думайте заздалегідь про порційні бокси, які отримує учасник, і максимальний простір для вживання їжі, щоб учасники менше стикалися один з одним.

Це наше бачення ситуації, виходячи зі спілкування з організаторами, підрядниками та їхніх інтерв’ю іншим джерелам. Все може бути так, а може бути навіть гірше. Але ми, івентники, звикли до труднощів і не здаємося «до останнього клієнта»! Тож будемо сподіватися, що все закінчиться якнайшвидше, а всі зміни підуть нам тільки на користь!