Организация любого мероприятия начинается с желания и идеи.
Если у Вас есть идея, то полдела уже сделано )))

Давайте более детально рассмотрим шаги подготовки оффлайновых мероприятий, поскольку у вебинаров этапов немного меньше.

1. Найдите себе 1-2 единомышленников, которые тоже зажгутся этой идеей и помогут Вам. Распределите обязанности на старте, кто за что будет отвечать.

2. Если у Вас есть идея, то, вероятней всего, тематика и формат мероприятия уже тоже определен. Теперь более детально продумайте, что понадобится для такого формата и постарайтесь по максимуму просчитать все необходимые расходы. Помните о том, что могут появиться непредвиденные расходы, поэтому лучше сразу закладывать в бюджет сумму немного больше.

3. Далее, если это конференция или семинар подумайте сможете ли вы найти спикеров. Договоритесь с несколькими, точно ли они готовы выступить и постепенно ищите остальных.

4. Найдите зал, который сможет разместить всех людей и будет соответствовать Вашим требованиям как эстетическим так и техническим. Если вы делаете выставку, то технические требования будут совсем другими.

5. Зал заказали, спикеров нашли — начинаем активно анонсировать. Используйте те каналы, где вы можете найти свою аудиторию.

6. Найдите подрядчиков: на регистрацию участников (если Вы делаете мероприятие впервые и собственной crm-системы у Вас нет, то Вам просто необходимо где-то хранить всю информацию), полигафию, застройку, кейтеринг и остальные важные вещи и предварительно обсудите с ними даты и что они должны будут делать.

7. Если мероприятие подразумевает привлечение спонсоров, то идеальный вариант назначить того, кто будет отвечать за работу со спонсорами. Ведь нужно четко обсудить детали, что спонсор хочет получить за свое участие, предложить варианты реализации этого и собственно реализовать.

8. Ближе ко дню мероприятия Вам понадобятся еще люди. По возможности проведите с ними встречу заранее и расскажите кто что будет делать на мероприятии, какие вопросы могут возникать по ходу работы и какие вопросы могут им задавать участники. Скажите к кому обращаться в случае, если человек не знает ответа на вопрос или назревает конфликтная ситуация. Дайте всем номер телефона человека, который может разрешить все вопросы, потому что мессенджеры могут подвести в самый неподходящий момент.

9. Оповестите ВСЕХ про тайминг мероприятия. Спикеры должны знать, когда у них выступление и в каком зале, кейтеринг, когда накрывать на стол, людей с регистрации чаще всего будут спрашивать когда начало и когда обед, и они должны для себя понимать, когда будет наплыв народа, когда будет возможность отлучиться. Делайте все возможное и невозможное, чтобы придерживаться тайминга.

10. В день мероприятия будьте со всеми приветливы, вежливы и любезны каких бы сил это не стоило на фоне усталости и переживаний. Старайтесь гасить все негодования участников и скандалы сразу, дабы избежать негатива во время и после мероприятия. Потому что, как показывает практика, люди больше запоминают общую атмосферу и организацию, а не то на какие темы были доклады и что полезного рассказал спикер. Подходите пообщаться с участниками, ненавязчиво спрашивайте про впечатления и замечания. Если это не последнее Ваше мероприятие, они Вам еще пригодятся. Подумайте, возможно раздать участникам анкету с вопросами, чтобы оценить понравилось им или нет, или сделать опрос на сайте. Чем больше вы соберете отзывов, тем легче будет принять решение делать такое еще раз или лучше не стоит.