Ви плануєте захід, порахували всі необхідні витрати, сформували на підставі цього вартість квитків та почали продавати. Але не дуже цікаво, щоб довго все готувати та нічого не заробити в результаті. Добре, якщо Ваші витрати з доходами дадуть «0», а якщо трапляться позаштатні ситуації і Ви підете в мінус? Було б непогано отримати підтримку спонсорів, тоді це як мінімум знизить ризики отримати борги, а як максимум дозволить хоч трохи заробити.

Отже, хто ж такі спонсори та як їх знайти?

• Підготовка. Пошук спонсорів потрібно розпочинати паралельно з усіма етапами організації заходу, краще розпочати на етапі підготовки до івенту. Ідеальний варіант, якщо хоча б попередня домовленість з будь-ким у Вас з’явилися ще на етапі планування, якщо ні, то Ви хоча б повинні мати уявлення, хто конкретно зміг би підтримати Ваш захід або працювали з Вами раніше. Наприклад, мінімум, кого потрібно знайти, — це інфопартнери, які забезпечать інформаційне поле для вашого івенту.
• Щоб знайти спонсорів, потрібно знати на всі 100% портрет цільової аудиторії. Вашим потенційним спонсорам цікава Ваша цільова аудиторія, тому визначте, хто Ваша ЦА, і Ви зможете зрозуміти, кому можна пропонувати спонсорство.
• Не обмежуйтесь 1-2 спонсорами. Якщо у Вас вже є 1-2 спонсори, все одно продовжуйте шукати далі. Імовірність, що в останній момент хтось зі спонсорів відмовиться, завжди є, а якщо навіть ні, то зайві бюджети Вам не завадять.
• Шукайте контакти людей, які відповідають за піар та комунікації у компаніях, з якими можете співпрацювати. Якщо Ви звертаєтеся за підтримкою до якоїсь компанії, то ідеально, якщо Ваше звернення направлено до підрозділу або особи, яка безпосередньо відповідає за подібні питання, а не на телефон гарячої лінії чи пошту, вказану на сайті.
• Звертайтеся в ЗМІ, тематичні портали, блоги, пабліки, сторінки в соціальних мережах з метою розміщення анонсів про Ваш захід. Чим більше на слуху буде івент, тим більша ймовірність, що його помітять потенційні спонсори.
• Підготуйте для спонсорів презентацію Вашого заходу та одразу варіанти, як вони можуть заявити про себе та що отримають, взаємодіючи з заходом та учасниками. Різні спонсорські пакети, окремі варіанти брендуваня залів, подарунків та ін. Якщо це не перший захід, вкажіть хто підтримував захід минулого разу, і які їхні відгуки за підсумками співпраці.
• Правильне звернення вже половина справи. Звертаючись до спонсорів, пишіть: «З вашою допомогою ми хочемо зробити …», «Запрошуємо вас взяти участь…». Не варто, як правило, кричати «допоможіть…».
• Надсилати презентацію одразу за декількома адресами компанії, які Вам вдалося знайти. Після цього через кілька днів передзвоніть дізнатися чи отримували такий лист чи ні, і чи був розгляд можливої участі.
• Плануйте івенти заздалегідь, коли у компаніях обговорюють бюджети. Пам’ятайте, що великі компанії планують свої бюджети наприкінці року чи на початку нового. Тому, якщо у Вас є масштабний захід, підготовка до якого займає багато часу, звертайтеся до спонсорів заздалегідь, щоб у них була можливість включити Вас до свого бюджету.
• Обов’язково запрошуйте спонсорів бути присутніми безпосередньо на заході. Виділяйте не один, а кілька квитків для співробітників. Для них це теж важливий момент. Не варто давати найдешевший квиток, адже «статусність» ніхто не скасовував.
• Висловлюйте подяки спонсорам в анонсах до заходу, на заході та пост-анонсах після нього. Не забудьте згадати, що завдяки їм, воно вийшло яскравіше, краще та масштабніше.
• Зробіть звіт для спонсорів з фото або відео, де відображається їхня «присутність» логотипи, стенди, роздаткові матеріали тощо та детально розкажіть, де що.
• Не забудьте попросити відгуки від самих спонсорів, це стане Вам у нагоді для наступних заходів.

Якщо ви звертаєтеся за підтримкою до бізнесу, пам’ятайте, що компанії пов’язують свої благодійні програми з корпоративною стратегією; виділяють пріоритетні регіони, цільові аудиторії, сфери, тематики. Якщо ваш проект не збігається з корпоративними пріоритетами, можливість отримати спонсорську допомогу не висока. Зате вона вкотре зростає, якщо ваш проект перебуває на перетині кількох зон інтересів потенційного спонсора!

В планах організувати івент?

Але не знаєте, з чого почати підготовку до організації івенту, на якій платформі зробити сайт і як продавати квитки?

Сервіс RegToEVENT допоможе правильно організувати продаж квитків і оплату, яка відправиться відразу на рахунок організатора.