Таймінг? Ні не чули

Таймінг
Допомога в організації івенту

Таймінг – невід’ємна складова не просто у день заходу, а ще й на його ранніх етапах планування.

Якщо щось пішло не так, то це крах!

Що може бути не так на заході:

  • Невдоволені спікери, оскільки хтось виступав 45 хвилин, а наступному залишилося лише 20.
  • Невдоволені учасники, т.к. прийшли на доповідь конкретної людини, а вона вже виступила.
  • Невдоволені спонсори, бо графік поплив і у них забрали час на їхню активність та спілкування з учасниками.
  • У Вас нервовий тик, все валиться з рук, і Ви не можете контролювати вже нічого.

Зрештою — гора відгуків про Ваш захід, і далеко не найкращі.

Що потрібно пам’ятати при організації заходу:

  • Ви прописуєте програму заходу: коли буде реєстрація, коли початок доповідей, або виступів, коли перерви на каву та обіди, круглі столи та ін.
  • Якщо у Вас захід зі спікерами – чітко визначте, скільки часу триває 1 доповідь. Заздалегідь попередьте спікера, що він матиме 30 хвилин на доповідь — це означає, що 20 хвилин йому виділяється на монолог, а 10 – на запитання із зали! Інакше він усі 30 хвилин розповідатиме про тему, якою живе.
  • З майданчиком погоджуєте час кави-брейків та обідів, коли накривати на стіл і коли все прибирати.
  • Погоджуєте зі спонсорами, коли вони мають час для того, щоб провести конкурси, розіграші або розповісти про себе, і чітко регламентуйте цей час.
  • Навіть якщо Ваша аудиторія любить поспати і спізнюється на реєстрацію, починайте виступи вчасно, інакше все зрушиться.
  • Під час виступу спікерів, призначте відповідального модератора, який підказуватиме спікеру, скільки часу у нього залишилося до кінця доповіді. Щоб він не проговорив усе за 10 хвилин і люди розбрелися хто куди, чи навпаки, щоб не затягнув свій виступ на довго.
  • Не бійтеся перервати низку запитань із зали. Краще коректно пояснити учасникам, що вони можуть продовжити спілкування зі спікером у кулуарах, ніж дати часу наступному спікеру.
  • Заздалегідь розішліть листи, де проходитиме захід, де вхід, на який поверх піднятимуться. Це можна робити за допомогою email розсилок, або надіслати повідомлення всім учасникам, прямо з облікового запису RegToEVENT.
  • Донесіть всьому персоналу, який є на майданчику: у скільки, де і коли будуть проходити активності, в яких зонах, обід чи кава. Де програма заходу, щоб усі вони могли коректно відповісти на запитання учасників.
  • Закладайте додатковий час на монтаж/демонтаж майданчика, на позаштатні ситуації.
  • Прийдіть на майданчик заздалегідь і перевірте, чи все працює.

І пам’ятайте, що якщо за програмою реєстрація починається о 9:00, то о 8:00 перші охочі вже стоятимуть під дверима)))

Білетний сервіс RegToEVENT

Бажаєте організувати бізнес-захід?

Але не знаєте, з чого розпочати підготовку до організації івента, в якому сервісі зверстати сайт і як продавати квитки, а ще складніше, як приймати оплату за квитки?

Сервіс реєстрації відвідувачів та продажу квитків RegToEVENT допоможе правильно організувати продаж квитків та оплату, яка надійде одразу на рахунок організатора.

Коментарів немає

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься.

Як оцінити ефективність івенту
Допомога в організації івенту
Як оцінити ефективність івенту

Якщо на початку компанія визначається із основною метою проведення івенту, то після його завершення організатори обов’язково поцікавляться, які з поставлених цілей були досягнуті, а які ні. Отже, кожен захід матиме свої КРІ (Key Performance Indicator) – показники досягнення цілей. А визначати їх обов’язково, щоб корегувати свою роботу у майбутньому. Як …

Бізнес-заходи як спосіб залучення нової аудиторії
Допомога в організації івенту
Бізнес-заходи як спосіб залучення нових клієнтів та розвитку бренду

Event маркетинг має на меті залучення нових клієнтів для бізнесу через проведення спеціальних заходів. Впевнені, що ви бачили, коли при відкритті ресторану відбувається свято за участю відвідувачів, чи вже відомий вам бренд організовує захід для дітей у місцевому парку. Або, коли інфобізнесмен або блогер влаштовує івент в своїй темі і …

Успішний нетворкінг або для чого ходити на івенти
Допомога в організації івенту
14 правил успішного нетворкінгу або навіщо ходити на івенти

Ні для кого не секрет, що в сучасних реаліях нас оточує величезний потік інформації. Вже нікому не треба йти до бібліотеки, виписувати спеціальні журнали чи шукати, хто стикався з тим чи іншим питанням. Тому доповіді на всіх івентах зводяться до якихось мотиваційних історій чи справді здобуттям знань, але для новачків. …