Таймінг – невід’ємна складова не просто у день заходу, а ще й на його ранніх етапах планування.

Якщо щось пішло не так, то це крах!

Що може бути не так на заході:

• Невдоволені спікери, оскільки хтось виступав 45 хвилин, а наступному залишилося лише 20.
• Невдоволені учасники, т.к. прийшли на доповідь конкретної людини, а вона вже виступила.
• Невдоволені спонсори, бо графік поплив і у них забрали час на їхню активність та спілкування з учасниками.
• У Вас нервовий тик, все валиться з рук, і Ви не можете контролювати вже нічого.

Зрештою — гора відгуків про Ваш захід, і далеко не найкращі.

Що потрібно пам’ятати при організації заходу:

• Ви прописуєте програму заходу: коли буде реєстрація, коли початок доповідей, або виступів, коли перерви на каву та обіди, круглі столи та ін.
• Якщо у Вас захід зі спікерами – чітко визначте, скільки часу триває 1 доповідь. Заздалегідь попередьте спікера, що він матиме 30 хвилин на доповідь — це означає, що 20 хвилин йому виділяється на монолог, а 10 – на запитання із зали! Інакше він усі 30 хвилин розповідатиме про тему, якою живе.
• З майданчиком погоджуєте час кави-брейків та обідів, коли накривати на стіл і коли все прибирати.
• Погоджуєте зі спонсорами, коли вони мають час для того, щоб провести конкурси, розіграші або розповісти про себе, і чітко регламентуйте цей час.
• Навіть якщо Ваша аудиторія любить поспати і спізнюється на реєстрацію, починайте виступи вчасно, інакше все зрушиться.
• Під час виступу спікерів, призначте відповідального модератора, який підказуватиме спікеру, скільки часу у нього залишилося до кінця доповіді. Щоб він не проговорив усе за 10 хвилин і люди розбрелися хто куди, чи навпаки, щоб не затягнув свій виступ на довго.
• Не бійтеся перервати низку запитань із зали. Краще коректно пояснити учасникам, що вони можуть продовжити спілкування зі спікером у кулуарах, ніж дати часу наступному спікеру.
• Заздалегідь розішліть листи, де проходитиме захід, де вхід, на який поверх піднятимуться. Це можна робити за допомогою email розсилок, або надіслати повідомлення всім учасникам, прямо з облікового запису RegToEVENT.
• Донесіть всьому персоналу, який є на майданчику: у скільки, де і коли будуть проходити активності, в яких зонах, обід чи кава. Де програма заходу, щоб усі вони могли коректно відповісти на запитання учасників.
• Закладайте додатковий час на монтаж/демонтаж майданчика, на позаштатні ситуації.
• Прийдіть на майданчик заздалегідь і перевірте, чи все працює.

І пам’ятайте, що якщо за програмою реєстрація починається о 9:00, то о 8:00 перші охочі вже стоятимуть під дверима)))

Бажаєте організувати бізнес-захід?

Але не знаєте, з чого розпочати підготовку до організації івента, в якому сервісі зверстати сайт і як продавати квитки, а ще складніше, як приймати оплату за квитки?

Сервіс реєстрації відвідувачів та продажу квитків RegToEVENT допоможе правильно організувати продаж квитків та оплату, яка надійде одразу на рахунок організатора.