Вчора вся ваша команда старалася, і разом ви провели івент. Добре чи погано? Щиро сподіваємося, що добре. Але що далі? З чого почати день після заходу?

1. Звести дебет із кредитом

При плануванні заходу ви ретельно планували бюджет, або принаймні намагалися це зробити. Але після завершення важливо сісти й перерахувати всі фактично витрачені суми. На чомусь вдалося заощадити, щось, навпаки, подорожчало. Планували замовити 300 одиниць, а в результаті замовили 350 тощо.

Це краще не відкладати на потім, а робити відразу, поки всі ще пам’ятають, на що і скільки витратили, і поки не розпочалася підготовка до чогось нового.

2. Думки та відгуки учасників

Якщо ви збирали анкети з думками учасників, перегляньте їх та проаналізуйте, чи всім усе сподобалося, і спробуйте зв’язатися з тими, хто залишив негативні відгуки. По-перше, вам потрібно розуміти, що не влаштувало учасників і де варто попрацювати. По-друге, необхідно згладити взаємовідносини учасник-організатор. Можливо, після дзвінка або листа учасник пошкодує, що залишив негативний відгук, сподіваючись, що його ніхто не прочитає, і не захоче жодної компенсації.

3. Результати заходу: чи досягнуто цілі та завдання?

Проведіть нараду з колегами й обговоріть, чи вдалося досягти цілей, які ви ставили перед собою під час підготовки до заходу. Чи впоралися всі з поставленими завданнями, і чи виправдав івент свої цілі.

4. Фото- та відеозвіти

Усі учасники й доповідачі чекають на фото. Хтось хоче побачити себе, хтось – інших учасників, презентації тощо. Тому, як тільки у вас з’являться фото чи фінальні відеоролики, одразу викладайте їх на свій сайт, у групи в соцмережах тощо, щоб отримати додаткові охоплення аудиторії.

5. Проаналізуйте базу учасників

Часом заходи проводять саме для того, щоб зібрати базу учасників. Або ви обіцяли зробити розсилку презентацій, відео тощо своїм учасникам. У будь-якому випадку, ця база може стати в пригоді для майбутніх заходів.

6. Робота над помилками

Це швидше потрібно для вашої команди організаторів. Підведення підсумків: що зроблено правильно, де допущені помилки. Чи варто проводити захід ще раз, робити його регулярним, або краще забути і більше не повертатися до івентів?

7. Листи вдячності

Дуже важлива частина заходу — фінальні подячні листи, про які часто забувають. Людям приємно, коли про них пам’ятають і після того, як вони заплатили гроші (або виконали свою роботу).

Доповідачам потрібно написати «дякуємо, що виступили»; учасникам — «дякуємо, що взяли участь»; партнерам — «дякуємо, що підтримали».

Окреме місце серед тих, кому ви повинні розіслати листи, займають підрядники. Ви платите їм гроші, і для них ви — клієнт, і, по суті, вони мають дякувати вам за замовлення. Та все ж. У цих компаніях теж працюють люди, і їм також буде приємно почути кілька теплих слів про свою роботу. Ставтеся до своїх підрядників так само, як до клієнтів, любіть їх, і ви завжди будете отримувати найкращий сервіс. Крім того, у подячному листі ви можете м’яко вказати на деякі помилки, зазначивши, що їх потрібно буде виправити в майбутньому.