Насамперед місткість майданчика має відповідати кількості людей, яка на нього прийде. Але, якщо Ви плануєте, що у Вас буде 200 людей, не варто брати зал на 500 інакше вони там загубляться і учасникам буде не комфортно. Якщо Ви проводите захід, який передбачає виступ спікерів, і сприйняття інформації учасниками, то один із найважливіших критеріїв – освітлення і повітря.

Освітлення має відповідати денному, незалежно від часу доби та наявності/відсутності вікон. Якщо його не вистачатиме дуже швидко всі почнуть засинати і сприйняття інформації зводиться до 0.

Подбайте про температуру на майданчику. Не повинно бути холодно чи спекотно. Але якщо Ви заздалегідь знаєте, що буде прохолодно, то краще попередити про це гостей.

Спробуйте заздалегідь передбачити ситуацію з нестачею сидячих місць. Наприклад, у Вас одночасно 2-3 потоки доповідей. Уявіть, що більша половина гостей вирішила піти на одну й ту саму. За можливості намагайтеся оперативно доставляти стільці, щоб гості не товпилися.

Якщо є можливість організувати безкоштовну парковку – це ідеально. Якщо немає, хоча б її наявність у принципі.

Якщо в’їзд на парковку здійснюється за перепустками, заздалегідь обговоріть з майданчиком, щоб вони пропускали машини за якимось ключовим словом (наприклад, назва івенту) або обмеження були і зовсім зняті на період його проведення. Якщо ні перше, ні друге не вийде, постарайтеся сповістити учасників заздалегідь, щоб вони вислали Вам необхідні дані для перепусток і підготуйте їх. Хоча б для спікерів і спонсорів.

У туалетах має вистачати кабінок, щоб не збиралася черга. Там завжди має бути чисто і, звісно ж, потрібно стежити за наявністю туалетного паперу, мила, серветок тощо. Як правило, це все має надавати майданчик, але всяке може бути, а контролювати процес повинні Ви.

Обов’язково виділіть зону для куріння. По-перше, курці точно будуть, а по-друге, де, як не в курилці, вирішуються найважливіші справи та угоди з партнерами.

Сміттєві урни теж потрібні в достатній кількості, щоб сміття не накопичувалося і не псувало зовнішній вигляд майданчика.

На майданчику обов’язково має бути питна вода. Ви можете не годувати гостей, не поїти їхньою кавою, але безкоштовна вода має бути обов’язково. Питання вирішується або бутильованою, або дешевший варіант – оренда кулера та одноразові стаканчики.

Ідеальний варіант – організувати ранкову каву-брейк, коли гості сходяться на майданчик, щоб усі прокинулися, та 1 або 2, залежно від тривалості заходу, в перервах між доповідями.

Якщо ви не плануєте централізовано годувати учасників, то попередьте їх про це заздалегідь і подумайте про список найближчих закладів де це можна зробити. Або спробуйте домовитися з майданчиком про недорогі комплексні обіди.

У холах бажано обладнати диванчики-столики, щоб учасники могли спокійно присісти обговорити можливу співпрацю.

У холодну пору року має працювати гардероб.

Розмістіть на сайті або розішліть учасникам мапу з місцем проведення, а для іногородніх можна взагалі розписати, яким транспортом дістатися від вокзалів, аеропортів і вписати номери кількох служб таксі.

Зонуйте простір. Наприклад, так:

• зона реєстрації;
• зали, для доповідей;
• зона нетворкінгу;
• фотозона;
• зона кава-брейку та/або обіду;
• лаундж зона.

Встановіть вказівники на вулиці біля входу, біля ліфтів і на самому поверсі проведення. Бажано розмістити в кожній зоні волонтера, який стежитиме за порядком, зможе відповісти на запитання гостей і розповісти, де який зал тощо. Якщо приміщення величезне, для масштабних виставок або фестивалів можна поставити в кожній зоні карту з позначкою «Ви тут» або розмістіть у холі карту для навігації і підпишіть де який стенд.

Зробіть все що від Вас залежить, щоб учасникам хотілося бути у Вас, спілкуватися один з одним, а не швидше втекти.