Ви вирішили провести івент. Добре подумайте, чи потрібно це вам? Це тривалий етап планування і підготовки, багато переживань, нервів і годин підготовки. Це можуть бути недоспані ночі та повне розчарування на фініші, до якого ви так довго йшли.

Не передумали? Ну що ж… Знайдіть однодумців, людей, які поділяють вашу ідею і погодяться вам допомогти.

Хто з фахівців знадобиться, щоб зробити крутий івент?

1. В ідеалі, оскільки проведення івенту – це ваша ідея, у вас є стартовий капітал, адже гроші доведеться витратити ще до того, як ви анонсуєте продажі! У цьому випадку ви – головний організатор – івент-менеджер. Ви розбираєтеся в усіх питаннях, курируєте всю роботу і ставите завдання своїй команді.

2. Вам потрібен помічник, людина, яка візьме на себе програму заходу та знайде спікерів. Він підбере теми, обговорить зі спікерами можливість їх участі та буде спілкуватися з ними на етапі підготовки і аж до моменту, коли в залі їм почнуть ставити запитання.

3. Вам потрібен дизайнер, який зможе зробити макет сайту, створити всі промо-матеріали для анонсів і реклами, а також підготує всі макети безпосередньо для самого заходу: оформлення залів, роздаткові та сувенірні матеріали тощо.

4. Технічний фахівець, який візьме на себе створення сайту та технічно організує реєстрацію учасників. Для цього краще використовувати готові програмні рішення, на кшталт RegToEVENT – налаштувавши все один раз, вам не потрібно буде постійно контролювати технічну частину процесу.

5. Підтримка учасників. Тут можна виділити окрему людину, яка буде відповідати на дзвінки та листи учасників, а може цю функцію виконувати івент-менеджер.

6. Digital/PR-менеджер – це може бути універсальний боєць 2 в 1 або дві різні людини. У будь-якому випадку хтось повинен займатися анонсами та рекламою заходу, спілкуватися зі ЗМІ і шукати медіа- (інформаційних) партнерів.

7. Людина, відповідальна за залучення і подальшу роботу зі спонсорами.

8. Людина, яка буде спілкуватися з підрядниками: оренда приміщення, оренда реквізиту, замовлення поліграфії тощо.

9. Люди, які допоможуть вам за день до заходу під час монтажу/демонтажу і безпосередньо в день заходу на майданчику – це можуть бути штатні співробітники, тимчасовий персонал або волонтери.

Якщо у вас немає стільки людей, але бажання провести івент залишилося, то це була ідеальна картина. А реально з усім цим можуть впоратися 2-3 людини, особливо якщо використовувати для реєстрації і продажу квитків нашу платформу. Правда, в день заходу волонтери не завадять.

У вас все вийде!