У сучасному світі організація події потребує не лише ресурсів, але й підтримки з боку партнерів та спонсорів. Їх роль важко переоцінити, адже вони допомагають покривати витрати, забезпечують додаткові ресурси та підвищують імідж події. Для успішного залучення спонсорів важливо розуміти їхні цілі та інтереси, пропонувати вигідні умови співпраці й використовувати спеціалізовані інструменти, такі як RegToEVENT, для надання зручного доступу до маркетингових можливостей.

Далі розглянемо детальні кроки та рекомендації для залучення партнерів на ваш захід, а також особливості використання платформи RegToEVENT у цьому процесі.

Розробка презентації для партнерів

Перше, що має зробити організатор події – підготувати презентацію для потенційних спонсорів. Вона має бути чіткою, інформативною і привертати увагу. Ось основні елементи, які повинні бути присутніми:

• Опис події: Дайте спонсорам повне уявлення про подію: тема, дата, місце проведення, формат, цільова аудиторія. Укажіть, чому ця подія є унікальною і чим вона може зацікавити бізнес-партнерів.
• Аудиторія заходу: Важливий критерій для спонсорів – це хто саме відвідуватиме захід. Опишіть вік, професійний статус, сферу інтересів аудиторії. Наприклад, для бізнес-подій важливо відзначити, чи це топ-менеджери, підприємці або інвестори.
• Досвід організатора: У презентації обов’язково потрібно підкреслити свій досвід. Розкажіть про попередні заходи, статистику учасників, відгуки, досягнення, а також перелік партнерів та спонсорів, які вже співпрацювали з вами. Це допоможе спонсорам побачити вас як надійного партнера.

Пропозиція опцій для брендування

Сьогодні брендування заходу набуло нового значення, оскільки воно допомагає спонсорам не лише «бути помітними», але й краще взаємодіяти з аудиторією. Деякі з найпопулярніших варіантів для розміщення бренду:

• Брендовані локації: Пропонуйте партнеру, наприклад, забрендувати зону реєстрації або фотозону. Це допоможе компанії спонсора бути помітною з першого кроку учасника на події.
• Роздаткові матеріали: Продукція з логотипом компанії (блокноти, ручки, сувеніри) – ще один ефективний спосіб підтримати імідж спонсора та нагадати про бренд.
• Рекламні вставки під час презентацій: Розміщення логотипу партнера на екрані під час виступів, а також згадки в усних виступах і рекламних вставках – один із найефективніших способів залучити аудиторію до бренду.
• Рекламні пакети спонсорства: Пропонуйте партнерам на вибір різні пакети (генеральний спонсор, золотий, срібний), кожен з яких включає визначені опції для просування їх бренду.

Як RegToEVENT допоможе вам залучити партнерів

RegToEVENT пропонує кілька корисних інструментів для роботи з партнерами та спонсорами, які можуть суттєво спростити процес залучення та забезпечити додаткові можливості для брендування.

1. Каталог компаній-партнерів
   RegToEVENT дозволяє створити повноцінний каталог партнерів у додатку події або на сайті. Тут можна розмістити логотипи компаній, короткі описи, контактну інформацію та посилання на їхні сайти чи профілі в соцмережах. Це забезпечить партнерам додаткову видимість і можливість взаємодії з відвідувачами.
2. Віртуальні виставкові стенди
   Кожен партнер може мати свій віртуальний стенд – окрему сторінку, де розміщені деталі компанії, інформаційні матеріали, фотографії та відео. Це чудова можливість для спонсорів представити себе й надати більше інформації про свої продукти чи послуги.
3. Унікальні QR-коди для взаємодії з партнерами
   QR-коди стали невід’ємною частиною сучасних подій. RegToEVENT дозволяє створювати унікальні QR-коди для кожного партнера, які відвідувачі можуть сканувати, щоб швидко зв’язатися з представником компанії або переглянути більше інформації про неї. Це допомагає партнерам зібрати контакти зацікавлених учасників без потреби у фізичних матеріалах.
4. Інтерактивні вікторини та конкурси
   Впровадьте вікторини, опитування та інші інтерактиви, які будуть корисними для ваших партнерів. Наприклад, можна створити вікторину з запитаннями про партнера, в якій учасники можуть отримувати бали або призи. Це спосіб залучити учасників до бренду партнера і підвищити рівень їхньої взаємодії.
5. Публікації у новинній стрічці
   Завдяки можливості публікацій у стрічці новин, спонсори можуть постійно бути на виду в аудиторії. Рекламні публікації про новинки, акції чи важливі новини партнерів підвищують зацікавленість і додають додатковий рівень взаємодії.
6. Брендування трансляцій
   Якщо ваш захід транслюється в онлайн-форматі, ви можете запропонувати партнерам забрендувати фон трансляції або додати їхні логотипи на відео. Це забезпечить брендування під час усіх виступів, незалежно від того, чи відбувається захід офлайн чи онлайн.

Як сформувати пакети спонсорства

Важливо, щоб кожен спонсор розумів, які переваги він отримає від участі у події. Враховуйте різні рівні спонсорства, щоб задовольнити потреби компаній різного масштабу. Пропонуйте прозорі пакети, які враховують:

• Ексклюзивні можливості (наприклад, генеральний спонсор може бути єдиним брендом у певній категорії).
• Збільшення рівня видимості на події (більше логотипів, більше згадок).
• Інтерактивні опції для активної участі (наприклад, участь у конкурсах, стендах, роздаткових матеріалах).

Що включити в презентацію

Після того, як ви визначили можливі варіанти співпраці, важливо правильно оформити пропозицію. У презентації для спонсорів обов’язково повинно бути:

• Загальний опис події: Чітке і зрозуміле пояснення, чому ця подія вартісна для них, із зазначенням цілі, місця та часу проведення.
• Аудиторія: Демографічні характеристики, професійний рівень та інтереси аудиторії.
• Рекламні канали: Де і як подія буде висвітлюватися. Наприклад, у соцмережах, на сайтах партнерів, в новинах чи інших медіа.
• Організатор: Надійність і компетентність організатора (досвід, успішні проєкти).

Залучення спонсорів заздалегідь

Успіх залучення спонсорів багато в чому залежить від своєчасного початку процесу. Великі компанії планують бюджети наперед, тому слід починати переговори мінімум за рік до події. Це дозволить вам знайти компанії, які дійсно зацікавлені у співпраці, та обговорити деталі завчасно.

---

Спонсорська підтримка є вагомою перевагою для організаторів подій, і успіх залучення партнерів значною мірою залежить від підготовки та прозорості пропозицій. Використовуючи сучасні інструменти, як-от RegToEVENT, ви зможете забезпечити своїм спонсорам широкий спектр можливостей для брендування та взаємодії з аудиторією, що зробить ваш захід більш цікавим та вигідним для обох сторін