Якщо на початку компанія визначається із основною метою проведення івенту, то після його завершення організатори обов’язково поцікавляться, які з поставлених цілей були досягнуті, а які ні. Отже, кожен захід матиме свої КРІ (Key Performance Indicator) – показники досягнення цілей. А визначати їх обов’язково, щоб корегувати свою роботу у майбутньому.

Як обрати критерії ефективності івенту?

Часто виникає питання: чи можливо взагалі обчислити показники якості проведення заходу? Насправді можна, і для цього є багато доступних інструментів. Але насамперед потрібно з’ясувати – які саме критерії ефективності цікавитимуть організаторів конкретної події. Тобто підбір таких критеріїв краще проводити індивідуально, окремо для кожного проекту. Визначитися із цим допоможуть відповіді на такі запитання:

1. Яка основна мета події? Чого можна досягти додатково?
2. Які якісні, кількісні результати повинні бути досягнуті? За який час? На скільки це реально фінансово та ресурсно?
3. Як найефективніше зібрати аналітичні дані та опрацювати результати?

Метрики ефективності стануть тими показниками, які допоможуть у роботі в майбутньому.

Що означає обчислити ефективність заходу?

Ефективність проведення івенту можна вирахувати у декількох площинах. Як правило, аналізують економічну ефективність заходу, тобто його прибутковість.

Потрібно враховувати, що економічну ефективність заходу неможливо визначити відразу після його завершення, адже такі події працюють на довготривалу перспективу, на підтримку іміджу бренду та на його розвиток.

Комплекс критеріїв для визначення ефективності івенту

1. Кількість реєстрацій на захід та реальна кількість учасників. Якщо ці цифри кардинально різняться, потрібно провести аналіз причин. Сюди ж можна віднести і статистику відвідування: варто зіставити, наприклад, кількість відвідувачів на початку виступу спікера і наприкінці.
2. Кількість учасників, які вже не вперше відвідали івент компанії. Показник, який демонструє, на скільки заходи бренду відповідають інтересам цільової аудиторії.
3. Відстеження переміщень на заході. Під час заходу (деяких видів івентів) учасники рухаються від точки до точки, а тому важливо знати, що саме привернуло їхню увагу найбільше.
4. Голосування у реальному часі. Дозволяє учасникам впливати на хід події, оцінюючи користь контенту, інтерес до спікера, якість презентації тощо.
5. Зворотній зв’язок. Часто використовується метод опитування до, під час або після події. У даному випадку важливими є і позитивні відгуки, і негативні думки, бо дозволяють провести роботу над помилками. Під час такого анкетування потрібно використовувати питання різного типу, щоб зібрати найбільш точну картину: питання, які припускають кілька варіантів відповідей з можливістю оцінки за певною шкалою; питання «так-ні»; відкриті питання, що вимагають розгорнутої відповіді.
6. Споживча лояльність. Цей показник можна обчислити, використовуючи спеціальні додатки та поставивши кілька питань, типу «чи порекомендували б ви нас своїм друзям?», «ваші пропозиції з покращення організації заходу» і т.д.
7. Статистика сайту. Важливо, чи зросла кількість відвідувань сайту компанії після бізнес-події. Адже ті, хто зазирнули на сторінку бренду – це можливі потенційні клієнти.
8. Кількість лідів та реальних клієнтів. Щоб визначити, хто став покупцем товару чи послуги бренду саме завдяки заходу, можна використовувати спеціальні промокоди, флаєри, посилання, обчислити кількість використання яких буде неважко.
9. Вартість залученого клієнта або CAC – це сума, яку було витрачено на отримання одного нового клієнта. У вигляді формули CAC = усі витрати на організацію та проведення заходу / кількість отриманих клієнтів.
10. Активність у соціальних мережах. Збільшення кількості підписників на сторінці бренду чи окремого спікера, репости, хештеги, лайки говорять про інтерес аудиторії до теми івенту або й до компанії загалом.
11. Кількість згадок у ЗМІ. Інформаційна хвиля має велике значення для визначення ефективності заходу. І наростати вона починає ще під час або й до самого івенту на етапі підготовки та анонсів.

Таких критеріїв може бути й більше, але це не означає, що вимірювати ефективність кожного заходу треба, використовуючи їх усі. Варто обрати необхідні КРІ у кожному конкретному випадку, виходячи із мети та цілей заходу.