Кожен організатор заходу мріє, якщо не заробити на ньому, то бодай не піти в мінус. Якщо, звичайно, ми не говоримо про якісь корпоративні активності для своєї команди чи для партнерів, де захід проводиться задля тимбілдингу чи інших цілей.

Навіть безкоштовні заходи можуть вийти в нуль за умови, що Вам вдалося залучити спонсорів. Але про них ми поговоримо іншим разом.

Що потрібно робити, щоб заробити на заході чи хоча б вийти на нуль

Для того, щоб все вийшло так, як задумувалося, Вам необхідно правильно розрахувати бюджет заходу. Це не цікаво, може, навіть довго, але без нього ніяк.

Продумайте всі статті витрат: оренда залу, вартість обідів та ін. та запишіть це все в табличку.

Ваша табличка складатиметься з 2-3 частин, кому як зручно або залежно від того, які пункти Ви вносите в неї.

Обов’язкові витрати: оренда залу, кава-брейки, обіди. Без них насправді ніяк. Щоправда, якщо захід на кілька годин, то без обідів можна обійтися, а кава – все ж таки залиште, як приємний бонус учасникам.

Природно все це ще вважатиметься з кількості запланованих учасників.

У витрати потрібно внести додаткове обладнання та меблі, якщо майданчик її не надає або її недостатньо: стільці, столи, стійки реєстрації, екрани, проектори, фліп-чарти та ін.

У витрати слід вважати всі роздаткові матеріали: сумки, блокноти, ручки, сувеніри та інші подарунки. Сюди можна віднести і друк бейджів.

Якщо Ви ще й досі не знаєте, як організувати реєстрацію відвідувачів на захід та друк бейджів, а також перевірку квитків на вході, сервіс RegToEVENT надає послугу

CHECK-IN у день заходу.

Якщо у Вас на заході передбачена ще й шоу-програма або афтепаті, то обов’язково потрібно розписати, що це буде: співаки, музиканти, шоу-балет, фокуси та ін.

Закладіть у бюджет оплату персоналу, який знадобиться Вам на майданчику: охорона, офіціанти, прибирання. Якщо вдається обійтися волонтерами — Вам пощастило.

До витрат можна віднести транспортні витрати співробітників, якщо вони їздитимуть щось привозити чи забирати, загалом їздитимуть у справах заходу на інший кінець міста.

Тепер закладіть до бюджету ще певну суму на непередбачені витрати. Адже все прорахувати не можна. Раптом виявиться, що конструкція, яку Ви замовили, не влізе у звичайний автомобіль та знадобиться замовляти вантажне таксі. Або різко піднімуться ціни на поліграфію. Або банально Ви не встигаєте за термінами і доплачуватимете за терміновість виконання робіт.

Коли Ви обміркували всі пункти, записали їх вартість, необхідну кількість штук, всі підсумували та зраділи додайте до суми ще 10%, про всяк випадок.

Тому що скільки б Ви не закладали в бюджет і як би себе не перестрахували, все одно можна щось упустити, або Вам знадобиться на 1-2-10 одиниць більше меблів, роздаткових матеріалів та ін.

Суму, яка вийшла, поділіть на кількість передбачуваних учасників і так Ви отримаєте вартість квитка, за якої захід, якщо й не заробить, то, як мінімум, не програє.

Якщо сума, що вийшла, Вас не лякає — починайте робити івент.