10 кроків для організації офлайн заходу
- By : Frida
- Category : Організаторам
У світі, де віртуальні зустрічі та онлайн-заходи стають все більш популярними, організація офлайн івенту залишається незамінною частиною створення неповторних вражень та зміцнення зв’язків. Офлайн івент надає учасникам унікальну можливість зустрітися особисто, обмінятися ідеями, навчатися та створювати незабутні моменти.
Організація будь-якого заходу починається з бажання та ідеї.
Якщо у Вас є ідея, то половина справи вже зроблена )))
Давайте детальніше розглянемо кроки підготовки офлайнових заходів, оскільки у вебінарів етапів трохи менше.
10 кроків до організації офлайн-івенту
- Знайдіть собі 1-2 однодумців, які теж запаляться цією ідеєю та допоможуть Вам. Розподіліть обов’язки на старті, хто за що відповідатиме.
- Якщо у Вас є ідея, то, найімовірніше, тематика та формат заходу вже теж визначено. Тепер детальніше продумайте, що знадобиться в організації такого формату заходу і постарайтеся максимально прорахувати всі необхідні витрати. Пам’ятайте, що можуть з’явитися непередбачені витрати, тому краще відразу закладати в бюджет суму трохи більше.
- Далі, якщо це конференція або семінар, подумайте, чи зможете ви знайти спікерів. Домовитеся з кількома, чи вони готові виступити і поступово шукайте інших.
- Знайдіть зал, який зможе розмістити всіх людей і відповідатиме Вашим вимогам як естетичним, так і технічним. Якщо ви робите виставку, то технічні вимоги будуть зовсім іншими.
- Зал замовили, спікерів знайшли – починаємо активно анонсувати. Використовуйте канали, де ви можете знайти свою аудиторію.
- Знайдіть підрядників: на реєстрацію учасників (якщо Ви робите захід вперше і власної crm-системи у Вас немає, то Вам просто необхідно десь зберігати всю інформацію), поліграфію, забудову, кейтеринг та інші важливі речі та попередньо обговоріть з ними дати і що вони мають робити.
- Якщо захід передбачає залучення спонсорів, то ідеальний варіант призначити того, хто відповідатиме за роботу зі спонсорами. Адже потрібно чітко обговорити деталі, що спонсор хоче отримати за свою участь, запропонувати варіанти реалізації цього і власне реалізувати.
- Ближче до дня заходу Вам знадобляться ще люди. По можливості проведіть з ними зустріч заздалегідь і розкажіть, хто що робитиме на заході, які питання можуть виникати під час роботи та які питання можуть задавати учасники. Скажіть до кого звертатись у випадку, якщо людина не знає відповіді на запитання чи назріває конфліктна ситуація. Дайте всім номер телефону людини, яка може вирішити всі питання, тому що месенджери можуть підвести в самий важливий момент.
- Сповістіть ВСІХ про таймінг заходу. Спікери повинні знати, коли у них виступ і в якому залі кейтеринг, коли накривати на стіл, людей з реєстрації найчастіше запитуватимуть, коли початок і коли обід, і вони повинні для себе розуміти, коли буде наплив народу, коли буде можливість відлучитися. Робіть все можливе і неможливе, щоб дотримуватися таймінгу як для спікерів, так і глобально в організації.
- У день заходу будьте з усіма привітними, ввічливими і люб’язними, яких би сил це не коштувало на тлі втоми та переживань. Намагайтеся гасити всі обурення учасників та скандали одразу, щоб уникнути негативу під час та після заходу. Тому що, як показує практика, люди більше запам’ятовують загальну атмосферу та організацію, а не на які теми були доповіді і що корисного розповів спікер. Підходьте поспілкуватися з учасниками, ненав’язливо запитуйте про враження та зауваження. Якщо це не останній Ваш захід, вони Вам ще стануть у нагоді. Подумайте, чи можливо роздати учасникам анкету з питаннями, щоб оцінити, сподобалося їм чи ні, або зробити опитування на сайті. Чим більше ви зберете відгуків, тим легше буде ухвалити рішення робити таке ще раз чи краще не варто.
Гірше за нудну презентацію – не знати коли вона закінчиться!
Будь-яку інформацію, навіть найнуднішу, можна донести раціонально та емоційно. Щоб Ваші ідеї, плани та інформація, якою Ви ділитеся, вклалася в голову кожного слухача, важливо не просто показати сухі факти (набір цифр, графіків та таблиць), але максимально візуалізувати їх, дати можливість…
Реєстрація в день заходу – біль організатора чи все просто?
Реєстрація заходу безпосередньо на майданчику — такий же важливий процес, як і реєстрація та продаж квитків до самого заходу. Є два варіанти проведення заходів: Безкоштовні заходи із вільним входом для всіх. (Але таких учасників теж іноді потрібно ідентифікувати і видавати…
Івент у «плюс» – це можливо!
Кожен організатор заходу мріє, якщо не заробити на ньому, то бодай не піти в мінус. Якщо, звичайно, ми не говоримо про якісь корпоративні активності для своєї команди чи для партнерів, де захід проводиться задля тимбілдингу чи інших цілей. Навіть безкоштовні…
Навіщо платити % квитковим сервісам?
При організації будь-якого заходу Вам потрібно подумати про те, як Ви нарощуватимете, зберігатимете і оброблятимете базу учасників. Забудьте про реєстрацію поштою, в усній формі по телефону, про зберігання бази Word або Excel. З такою базою не зручно працювати, якщо у…
З чого розпочати підготовку до організації івенту?
Як правило, підготовка до організації заходу починається з вибору тематики та цілей, потім вибору, для якої аудиторії належить анонсувати івент. Також перед підготовкою до організації івенту добре обміркуйте, чи справді його тема є актуальною. Чи немає сотень подібних заходів, з…
Онлайн заходи – це складний, але дуже захоплюючий процес, який потребує ретельної підготовки та уважного планування. Дотримання перерахованих вище кроків допоможе вам створити незабутній івент, який залишить яскраві враження у всіх його учасників.
Таким чином, організація офлайн заходу – це мистецтво зібрати воєдино локацію, програму та атмосферу, які надихнуть та вразять ваших учасників. Незалежно від того, чи ваш івент є масштабною конференцією, тренінгом, виставкою чи святковим заходом, ключовим моментом є створення атмосфери, в якій учасники зможуть насолоджуватися досвідом і взаємодіяти один з одним у реальному часі.
Бажаєте створити захід?
Але, у вас немає системи CRM, щоб зберегти інформацію про ваших відвідувачів?
Не знаєте як організувати продаж квитків на свій івент?
Просто зверніться за допомогою до RegToEVENT – сервіс, який допоможе з реєстрацією відвідувачів на ваш івент, з продажу квитків і навіть закриє питання реєстрації та перевірки квитків в офлайні в день заходу.
