Представьте ситуацию: вы подготовили 300 ценных подарков для 300 зарегистрированных гостей. Но уже к середине дня на стойке выдачи пусто. Куда всё делось? Причина банальна: самые предприимчивые посетители подходили к стенду по несколько раз и забирали мерч целыми пакетами. В итоге половина участников осталась без подарков, а бюджет мероприятия понес ощутимые убытки.

Это лишь один из примеров того, как отсутствие учета услуг и сервисов приводит к потере маржи. В этой статье мы рассмотрим цифровые купоны от RegToEVENT – инструмент в приложении для нетворкинга, который устраняет четыре ключевые бреши в бюджете вашего события.

В чем заключается главная проблема?

Организатор тратит примерно одинаковую сумму на привлечение каждого посетителя. Однако сами гости платят по-разному: кто-то покупает билет категории «Эконом», кто-то – «Бизнес», а кто-то выбирает «VIP».

Когда все участники попадают на одну локацию без четкого разграничения и учета услуг, границы между тарифами размываются. Маржа ивента начинает «утекать» через бесплатный алкоголь, занятые посторонними людьми паркоместа и мерч, унесенный пакетами.

Рассмотрим 4 реальных кейса, где цифровые купоны становятся незаменимым инструментом контроля.

Кейс 1. Дифференциация тарифов и градация сервиса

Современный ивент напоминает авиарейс: все пассажиры летят одним самолетом, но уровень сервиса зависит от выбранного класса.

• Эконом: доступ к основной программе и докладам без питания.
• Бизнес: доступ к выступлениям + обед + купоны на 5 бокалов просекко.
• VIP: отдельная лаундж-зона, безлимитные напитки и дополнительные привилегии.

Стандартный рабочий «джентльменский набор» купонов:

1. 🥗 1 купон – на питание (обед/перекус).
2. 🚗 1 купон – на бесплатную парковку.
3. 🥂 5 купонов – на приветственные напитки или игристое.
4. 🎁 1 купон – на фирменный мерч от спонсора.

Что это дает организатору? Вы четко регламентируете объем услуг для каждого тарифа, повышая маржинальность мероприятия без роста расходов. А гости, получающие свой предусмотренный билетом welcome drink, оставляют лучшие отзывы.

Кейс 2. Контроль и учет ограниченного паркинга

Ограниченное количество паркомест на локации – боль многих организаторов. Как правильно распределить места и контролировать проезд?

Как это работает на практике:

Паркоместа выделяются только для спикеров, партнеров и VIP-гостей. Соответствующие цифровые купоны отображаются в их приложении. При въезде хостес или охрана у шлагбаума сканируют купон со смартфона водителя и пропускают авто.

Преимущества решения:

• Прозрачность: не нужно выяснять на месте, какой у гостя тип билета – есть купон, есть паркоместо.
• Цифровой учет: вы точно знаете, сколько мест занято и кто именно ими воспользовался.
• Финансовая четкость: возможность расчета за парковку с локацией заранее или по факту использования.
• Гибкость в продажах: если мест 100, а гостей 500+, парковка добавляется только в более дорогие тарифы.

Кейс 3. Расчеты с внешним питанием (фуд-кортами)

Если на локации нет собственного кейтеринга, но мероприятие проходит, например, в ТРЦ с фуд-кортом или рядом с партнерскими заведениями, можно организовать питание через цифровые купоны.

Вы договариваетесь с кафе о сотрудничестве, а в заведении или на входе в него размещаете помощника с планшетом (или даете доступ сотрудникам заведения), который сканирует купоны гостей.

Почему это лучше бумажных талонов:

• 🔒 Защита от подделок: бумажные талончики можно легко распечатать или скопировать в ближайшем копицентре. Цифровой купон проходит через центральный сервер, его невозможно подделать или переслать в другой аккаунт.
• 🚫 Исключение повторного использования: пообедать дважды по одному купону технически невозможно.
• ⚡ Скорость: сканирование происходит за считанные секунды без бумажной суматохи.
• 📊 Прозрачный расчет: вы платите заведению только за реально использованные купоны на основе точной статистики сканирований.

Кейс 4. Контроль выдачи подарков и мерча

Дорогой мерч (худи, термокружки, качественные блокноты) обычно исчезает быстрее всего. Без должного контроля хостес выдают подарки по принципу «кто первым подошел» или «для коллеги, который подойдет позже».

Решение: 1 купон = 1 подарок на одного гостя.

Система сканирования не позволит выдать «10 термокружек и 20 блокнотов» в одни руки. Каждый из 300 гостей гарантированно получит свой подарок, а итоговая статистика будет полностью совпадать с фактическими остатками.

Итоги

Цифровые купоны в приложении для нетворкинга – это универсальный инструмент учета и контроля. Помимо рассмотренных кейсов, вы можете создавать купоны для:

• доступа в закрытые лаундж-зоны;
• посещения эксклюзивных мастер-классов или VIP-сессий со спикерами;
• получения бонусов или услуг от спонсоров.

Один инструмент обеспечивает полную прозрачность для гостей и партнеров, гарантирует схождение дебета с кредитом и делает ваш ивент современным и технологичным.

💡 Хотите повысить маржинальность и порядок на своем мероприятии?

Регистрируйтесь и создавайте свое событие на платформе RegToEVENT уже сейчас!