Як учасники почуватимуть себе на майданчику, безпосередньо вплине на їх сприйняття матеріалу та характер відгуків. Важливо не лише надати їм корисний і цінний контент або нові знайомства, заради яких вони прийшли, але й створити комфорт.

Зони відповідальності

Необхідно розподілити майданчик на зони, щоб учасникам було легко орієнтуватися й знайти те, що їм потрібно. Також це полегшить контроль для організатора.

Порахуйте, скільки людей потрібно для підтримання порядку, відповідей на питання учасників та контролю ситуації в кожній зоні.

Зона реєстрації

Тут має працювати стільки людей, скільки зможуть справитися з видачею бейджів і роздаткових матеріалів на очікувану кількість учасників. Краще замовити в RegToEVENT автоматизований друк бейджів (стікерів) на місці — це прискорить процес у 3-5 разів, зменшить черги та зекономить людські ресурси.

Робота зі спікерами

Призначте відповідальну особу, яка зустрічатиме спікерів, видаватиме їм все необхідне та комунікуватиме з ними.

Важливо, щоб ця особа орієнтувалася за фотографіями, як виглядає спікер, зустрічала його, супроводжувала на майданчик, отримувала презентацію, якщо вона змінилася, і нагадувала про час виступу. Відповідальна особа має мати контакти всіх спікерів для оперативного зв’язку.

Зали з доповідями

У кожному залі має бути відповідальна особа за показ презентацій та допомогу спікерам з технічними питаннями. Ця особа може перемикати слайди за командою спікера та передавати мікрофон учасникам для запитань після виступу.

Модератор

За кожним залом закріпіть модератора — людину, яка представить спікера, орієнтуватиме за часом виступу і допоможе учасникам з питаннями. Якщо зал один, ці функції може виконувати ведучий. Модератор може також відповідати за презентації, залежно від масштабів заходу та кількості персоналу.

Технічний спеціаліст

Залучіть технічного спеціаліста для налаштування техніки, перевірки роботи мікрофонів, колонок, проектора тощо. Бажано, щоб це був спеціаліст від майданчика, який знає все обладнання.

Ведучий

Для координації учасників і повідомлень про ключові моменти події потрібен ведучий. Це може бути організатор або професійний ведучий. Головне — чітке та зрозуміле донесення інформації до учасників.

Фото/Відео

Якщо у вас є фотографи чи відеооператори, підготовка матеріалів може зайняти декілька днів або тижнів. Щоб зробити звіт одразу після події, призначте 1-2 людей, які зроблять базові фото спікерів, стендів, реєстрації, залів, а також знімуть короткі відео для швидкого посту-анонсу.

---

Бажано, щоб усі, хто допомагає вам на майданчику, були одягнені однаково для виділення серед учасників. Найкращий варіант — однакові футболки чи кофти. Якщо бюджет обмежений, можна використовувати косинки, кепки або бейджі іншого кольору з написом «Організатор».

Усі ці люди мають добре знати майданчик і відповідати за свої зони, щоб направляти учасників у потрібні місця (гардероб, туалет, зони для куріння тощо) та відповідати на їхні питання.

Проінструктуйте команду про можливі питання та варіанти відповідей, а також як реагувати на нестандартні ситуації. Ідеально — надіслати їм інструкції за кілька днів до події та провести брифінг безпосередньо перед івентом.