Если Вы готовите крупные ивент, то волонтеры станут Вашими незаменимыми помощниками. Как правило это парни и девушки до 25-30 лет, которые еще не имеют постоянного места работы, а помощь на конференции или выставке не сильно отразится на их учебе. Но, в зависимости от типа события, это могут быть и люди гораздо старше.
Первое что должен понимать организатор – волонтер – это человек, которому интересно событие, его тематики, концепция, он хочет быть частью него и готов бесплатно помочь. Но при этом это не Ваш сотрудник, на которого можно повесить абсолютно все!

Как найти волонтеров?

Прежде всего подготовьте онлайн анкету, которую смогут заполнить все желающие с информацией о себе. Разместите анонс в своих соцсетях, на страницах или в специальных группах, где, по Вашему мнению, состоят потенциальные соискатели такой «должности», специальные волонтерские организации и немного подождите. Эффект сарафанного радио сработает очень быстро, и скоро у Вас будет целый список анкет.

Отбор волонтеров и инструктаж

Предварительный отбор можно провести даже по анкетам: на сколько серьезно человек подошел к ее заполнению, все ли указал о себе то что требовалось. На каких позициях он хочет быть задействован, на протяжении какого времени и т.д. Иногда такую анкету могут заполнить просто потенциальные участники, чтобы попасть на ивент и не платить за билет. И таких нужно как-то попытаться отловить, потому что помощи от него Вы вряд ли дождетесь в нужный момент.

После просмотра анкет позвоните всем, кого отобрали и пообщайтесь с ними, расскажите об ивенте о работе, которую нужно будет выполнять, обсудите что ждет потенциальный волонтер от своего участия, и что бы ему хотелось увидеть/услышать/посмотреть. Внимательно слушайте разговор, ведь даже при телефонном разговоре понятна реакция, намерения и ответственность человека. После разговора еще несколько человек отсеется, у кого-то уже другие планы, кто-то не может работать весь день, еще какие-нибудь причины.

После прозвона создайте общие группы, чаты для общения и договоритесь со всеми ребятами на встречу. На встрече познакомьтесь лично, обсудите задачи, которые нужно будет выполнять и составьте предварительный список кто на каких позициях стоит, в какое время меняется и когда что нужно будет делать.

Всегда набирайте волонтеров с запасом, т.к. они люди свободные и ничем Вам не обязаны, и поменять свои планы могут в самый последний момент. Болезни и форс-мажоры тоже никто не отменял!

Можете составить текстовые инструкции для каждой из позиции, что, когда и как делать. И разослать это ребятам заранее для ознакомления. Чем детальнее Вы все пропишите тем лучше для Вас, потому что в устной речи Вы можете забыть какие-то детали, или потом будет трудно доказать, что это оговаривалось и это надо сделать.

Перед самим ивентом, желательно встретиться еще раз, уже на площадке. Пройтись по площадке на месте посмотреть кто где стоит, что делает. Показать где туалеты, гардероб, буфет, зоны отдыха, вода, курилка, парковка, и другие места на локации, которые всегда спрашивают участники.

Что можно доверить волонтерам?

Встреча гостей

Не зависимо от размера ивента, Вы как организатор лично встретить всех не сможете, поскольку у Вас есть другие более важные задачи. С этим отлично справится волонтер, который будет встречать гостей и сразу приглашать их на регистрацию или в гардероб. Если в залах с докладами гости столпились у двери, а спереди много свободных мест, то стоит предложить гостям пройти присесть, возможно они просто не видели, что там еще свободно.

Навигация

Если участников много, как правило на регистрации все толпятся у первого стола. Отдельный человек, может распределять поток посетителей провожая их на менее загруженную стойку. Если схема зала очень сложная, или под ивент задействовано много разных зон, то поставьте отдельных ребят на пересечении зон, чтобы они были заметны посетителям и могли ответить на их вопросы, как пройти в ту или иную зону.

Стойка регистрации

Волонтеры могут встречать гостей, проверять их билет и выдавать бейджи, пакеты участников, программу. Если покупка билетов предусмотрена на месте, то тут обязательно должен быть Ваш сотрудник, кассир с площадки или другое материально ответственное лицо, волонтеры для такой задачи не подойдут!

Контроль входа

Если на площадке есть разные зоны, в которые вход доступен не всем участникам, а только по определенным пропускам, то волонтеры могу т следить кто проходит в зону и объяснять остальным участникам, что в их пакет участия посещение этой зоны не входило.

Помощь ведущему (модератору)

Волонтер может следить за показом презентаций, вовремя загружать нужную для спикера, в случае неполадок с кликером, даже переключать слайды. Следить за таймингом выступления и показывать докладчику сколько времени еще осталось. Во время вопросов из зала подавать микрофон.

Мелкие поручения

Сделать отчет, распечатать документ, перенести, передвинуть, доставить стулья, помощь в уборке. Главное не забыть, что человек у Вас не в рабстве и если он не хочет этого делать или не может по каким-то причинам, то заставлять его нельзя.
Волонтеры могут помогать Вам и до ивента, это нужно оговаривать с ними отдельно. Какие-то звонки, поездки, привезти, забрать, встретить курьера и пр.

Что нельзя поручить волонтерам

Все вопросы, связанные с финансами

Продажа билетов на месте, расчет с подрядчиками, курьерами и все возможное. Деньги должны быть под контролем организатора и его сотрудников, которым он доверяет.

Тяжести и монтаж

Волонтеров нельзя привлекать к тяжелой работе. Если они помогают Вам расставить стулья, технику и перенести какие-то мелочи, то нельзя привлекать их к тяжелой работе погрузки/разгрузки тяжелой мебели, монтажных элементов больших конструкций и пр.

Полноценная уборка

Волонтеры – не Ваш персонал! Вы заранее должны с ними обсудить функции контроля чистоты в помещении, и что с этим делать. Если это стойка регистрации, там скопились билеты, распечатки, конверты, ненужные пакеты, то не составит большого труда это убрать в мусорный пакет или подготовленную для этого коробку/урну. Если это чистота в туалете, то волонтер не должен его мыть! Для этого есть специальная служба, которую он должен вызвать сам или сказать об этом организатору. Волонтеры могут помочь убрать раздатку, упаковать все в коробки, собрать бумажки с пола, но не мыть полы, собирать грязную посуду и т.д. Если же Вы заранее знаете, что это нужно будет делать, то такие моменты нужно обсудить заранее, возможно кто-то из ребят и согласится.

Как благодарить волонтеров

Сам факт волонтерства оплаты не подразумевает. Но Вы как организатор обязаны поблагодарить всех, кто Вам помогал и относиться к ним с уважением.

Все волонтеры, такие же участники события, как и те, кто пришел к Вам за деньги. Поэтому они должны получить такие же раздаточные материалы, как и другие участники.

Обязательно сделайте для них памятные сувениры: футболки, кепки, кружки все то, что они могут унести с собой на память.

Волонтеров обязательно нужно кормить! Кормить, как и всех участников! Не в подсобке бутербродами, а полноценным обедом с другими гостями.

Волонтерам нужно дать время на отдых, поэтому их нужно набирать больше чем позиций, чтобы они могли менять друг друга и отдыхать. Стоять 8-10 часов на ногах ни один нормальный человек не сможет.

Волонтеры приходят на ивент не просто так, им интересна тематика события и спикеры, поэтому еще на предварительных встречах Вы можете начать обсуждать кому какой доклад интересен, чтобы они могли распределиться и сходить его послушать, не оставляя «пост» без никого.

Верх мастерства – сделать совместное фото с волонтерами, и опубликовать его с благодарностями в соцсетях. Поблагодарить их со сцены, и выдать сертификаты участия.