У Вас есть «Супер команда» организаторов?

Организаторам

Вы решили провести ивент. Хорошо подумайте нужно ли это Вам? Это длительный этап планирования и подготовки, много переживаний нервов и часов подготовки. Это могут быть недоспаные ночи и полное разочарование на финише, к которому Вы так долго шли.

Не передумали? Ну что же… Найдите себе единомышленников, людей, которые разделят Вашу идею и согласятся Вам помочь.

  1. В идеале, поскольку проведение ивента это Ваша идея, у Вас есть стартовый капитал, ведь деньги нужно потратить еще до того, как Вы анонсируете продажи! В вышеописанном случае – Вы главный организатор – ивент-менеджер. Вы разбираетесь во всех вопросах, Вы курируете всю работу и ставите задачи своей команде.
  2. Вам нужен человек, который возьмет на себя программу мероприятия и найдет спикеров. Он подберет темы, обсудит со спикерами возможность их участия, и будет общаться с ними на этапе подготовки и аж до момента, когда из зала им начнут задавать вопросы
  3. Вам нужен дизайнер, который сможет сделать макет сайта, нарисовать все промо-материалы для анонсов и рекламы, а также подготовит все макеты непосредственно для самого мероприятия: оформление залов, раздаточные и сувенирные материалы и пр.
  4. Технический специалист, который возьмет на себя создание сайта и технически организует регистрацию участников. Для последнего лучше использовать готовые программные решения, по типу RegToEVENT, настроив все 1 раз не нужно будет постоянно контролировать техническую часть процесса.
  5. Поддержка участников. Тут можно выделить отдельного человека, который будет отвечать на звонки и письма участников, а может эту функцию выполнять ивент-менеджер.
  6. Digital/PR Manager – это может быть универсальный солдат 2 в 1, или 2 разных человека. В любом случае, кто-то должен заниматься анонсами и рекламой мероприятия, общаться со СМИ и найти медиа (инфоромационных) партнеров
  7. Человек отвечающий за привлечение и дальнейшую работу со спонсорами.
  8. Человек, который возьмет на себя общение с подрядчиками: площадка, аренда реквизита, заказ полиграфии и пр.
  9. Люди, которые помогут Вам за день до мероприятия на монтаже/демонтаже, и непосредственно в День мероприятия на площадке – это могут быть штатные сотрудники, временный персонал или волонтеры.
  10. Если у Вас нет столько людей, но желание делать ивент осталось, то это была идеальная картина. А реально со всем таким сможет справиться 2-3 человека ))) Правда в день мероприятия на площадке, волонтеры не помещают.

У Вас все получится!

Организаторам
Тайминг на ивенте или как не проспать обед

Ранее мы уже обсуждали тайминг события. Почему важно придерживаться четкого сценария, графика и не отставать по времени. Более наглядно что приводит к сдвигу по времени, и как этого избежать можно посмотреть в видео https://www.youtube.com/watch?v=m-Nq5YsOwBM&t Обязательно прописывайте сценарий события заранее, даже если это бизнес ивент и там нет никаких других активностей …

Организаторам
Кейтеринг. Тренды 2019 года

Корпоративы, конференции и даже небольшие семинары не обходятся без кейтеринга. Из года в год организаторы и подрядчики стараются удивить гостей. Но не думайте, что все заключается в придумке новых блюд. Это могут быть банальные всем знакомые закуски, но благодаря необычной подаче превратиться в шедевр, который заиграет новыми вкусовыми красками.Сами блюда, …

Организаторам
Как и куда отправить участникам материалы после ивента?

Чаще всего участники ожидают получить презентации спикеров после ивента, видеозаписи докладов, организаторы могут обещать отправить всем чек-листы и какие-то полезные материалы. И перед организатором стоит несколько вопросов, которые нужно при этом решить: 1 – куда все это залить. 2 – как разослать всем участникам. 3 – как разграничить доступ, если …