У Вас есть «Супер команда» организаторов?

Организаторам

Вы решили провести ивент. Хорошо подумайте нужно ли это Вам? Это длительный этап планирования и подготовки, много переживаний нервов и часов подготовки. Это могут быть недоспаные ночи и полное разочарование на финише, к которому Вы так долго шли.

Не передумали? Ну что же… Найдите себе единомышленников, людей, которые разделят Вашу идею и согласятся Вам помочь.

  1. В идеале, поскольку проведение ивента это Ваша идея, у Вас есть стартовый капитал, ведь деньги нужно потратить еще до того, как Вы анонсируете продажи! В вышеописанном случае – Вы главный организатор – ивент-менеджер. Вы разбираетесь во всех вопросах, Вы курируете всю работу и ставите задачи своей команде.
  2. Вам нужен человек, который возьмет на себя программу мероприятия и найдет спикеров. Он подберет темы, обсудит со спикерами возможность их участия, и будет общаться с ними на этапе подготовки и аж до момента, когда из зала им начнут задавать вопросы
  3. Вам нужен дизайнер, который сможет сделать макет сайта, нарисовать все промо-материалы для анонсов и рекламы, а также подготовит все макеты непосредственно для самого мероприятия: оформление залов, раздаточные и сувенирные материалы и пр.
  4. Технический специалист, который возьмет на себя создание сайта и технически организует регистрацию участников. Для последнего лучше использовать готовые программные решения, по типу RegToEVENT, настроив все 1 раз не нужно будет постоянно контролировать техническую часть процесса.
  5. Поддержка участников. Тут можно выделить отдельного человека, который будет отвечать на звонки и письма участников, а может эту функцию выполнять ивент-менеджер.
  6. Digital/PR Manager – это может быть универсальный солдат 2 в 1, или 2 разных человека. В любом случае, кто-то должен заниматься анонсами и рекламой мероприятия, общаться со СМИ и найти медиа (инфоромационных) партнеров
  7. Человек отвечающий за привлечение и дальнейшую работу со спонсорами.
  8. Человек, который возьмет на себя общение с подрядчиками: площадка, аренда реквизита, заказ полиграфии и пр.
  9. Люди, которые помогут Вам за день до мероприятия на монтаже/демонтаже, и непосредственно в День мероприятия на площадке – это могут быть штатные сотрудники, временный персонал или волонтеры.
  10. Если у Вас нет столько людей, но желание делать ивент осталось, то это была идеальная картина. А реально со всем таким сможет справиться 2-3 человека ))) Правда в день мероприятия на площадке, волонтеры не помещают.

У Вас все получится!

Организаторам
Чек-лист по проведению «безопасного» ивента в условиях карантина

Наконец к ивент индустрии в нашей стране стали относиться как к бизнесу вполне серьёзно, а не просто как к бесполезным весельям с шариками и клоунами. Пришло понимание того, что это огромная отрасль со своими рабочими местами, процессами, что это тоже живые люди, которые нуждаются в работе и заработке. И даже …

Новости и прогнозы
Новые правила проведения событий

Снова осень и это значит, что пришла пора новых ограничений в связи с пандемией. Нас – организаторов событий они касаются как никого другого. Итак, c 20 сентября согласно постановлению КМУ 954 от 13.09.21 г., вступят в силу новые правила ограничений для разных типов карантинных зон. Они по-прежнему делятся на зеленую, …

Организаторам
Тайминг на ивенте или как не проспать обед

Ранее мы уже обсуждали тайминг события. Почему важно придерживаться четкого сценария, графика и не отставать по времени. Более наглядно что приводит к сдвигу по времени, и как этого избежать можно посмотреть в видео https://www.youtube.com/watch?v=m-Nq5YsOwBM&t Обязательно прописывайте сценарий события заранее, даже если это бизнес ивент и там нет никаких других активностей …