У Вас есть «Супер команда» организаторов?

Помощник

Вы решили провести ивент. Хорошо подумайте нужно ли это Вам? Это длительный этап планирования и подготовки, много переживаний нервов и часов подготовки. Это могут быть недоспаные ночи и полное разочарование на финише, к которому Вы так долго шли.

Не передумали? Ну что же… Найдите себе единомышленников, людей, которые разделят Вашу идею и согласятся Вам помочь.

  1. В идеале, поскольку проведение ивента это Ваша идея, у Вас есть стартовый капитал, ведь деньги нужно потратить еще до того, как Вы анонсируете продажи! В вышеописанном случае – Вы главный организатор – ивент-менеджер. Вы разбираетесь во всех вопросах, Вы курируете всю работу и ставите задачи своей команде.
  2. Вам нужен человек, который возьмет на себя программу мероприятия и найдет спикеров. Он подберет темы, обсудит со спикерами возможность их участия, и будет общаться с ними на этапе подготовки и аж до момента, когда из зала им начнут задавать вопросы
  3. Вам нужен дизайнер, который сможет сделать макет сайта, нарисовать все промо-материалы для анонсов и рекламы, а также подготовит все макеты непосредственно для самого мероприятия: оформление залов, раздаточные и сувенирные материалы и пр.
  4. Технический специалист, который возьмет на себя создание сайта и технически организует регистрацию участников. Для последнего лучше использовать готовые программные решения, по типу RegToEVENT, настроив все 1 раз не нужно будет постоянно контролировать техническую часть процесса.
  5. Поддержка участников. Тут можно выделить отдельного человека, который будет отвечать на звонки и письма участников, а может эту функцию выполнять ивент-менеджер.
  6. Digital/PR Manager – это может быть универсальный солдат 2 в 1, или 2 разных человека. В любом случае, кто-то должен заниматься анонсами и рекламой мероприятия, общаться со СМИ и найти медиа (инфоромационных) партнеров
  7. Человек отвечающий за привлечение и дальнейшую работу со спонсорами.
  8. Человек, который возьмет на себя общение с подрядчиками: площадка, аренда реквизита, заказ полиграфии и пр.
  9. Люди, которые помогут Вам за день до мероприятия на монтаже/демонтаже, и непосредственно в День мероприятия на площадке – это могут быть штатные сотрудники, временный персонал или волонтеры.
  10. Если у Вас нет столько людей, но желание делать ивент осталось, то это была идеальная картина. А реально со всем таким сможет справиться 2-3 человека ))) Правда в день мероприятия на площадке, волонтеры не помещают.

У Вас все получится!

Комментариев нет

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Помощник
Как принять оплату за билеты от участников

Способы регистрации организаторы используют самые разные: телефон, почта, google форма, свои решения и специальные сервисы. Но вот просто регистрации мало — стоит еще вопрос, как потом взять деньги с людей? И тут тоже каждый делает это как может. Чаще всего используя все свое свободное время, организаторы принимают оплату на карты …

Помощник
Публичная оферта, GDPR и прочие «страховки» для ивентора

Много организаторов, начиная регистрировать своих участников допускают огромную ошибку не прописывая правила регистрации. Ведь публичная оферта это обязательный документ! Это по сути договор между Вами о участником, с условиями которого, он так или иначе согласился когда регистрировался и/или покупал билет на Вашем сайте. Именно здесь Вы можете прописать все нужные …

Помощник
Как делать предварительную регистрацию участников?

Регистрация участников это всегда непросто. Кто-то вообще не думает что это важно и нужно делать, кто-то прибегает к помощи и специализированных сервисов, а кто-то пытается решить вопрос самостоятельно как сам умеет. Регистрацию участников могут проводить по телефону или почте — это самый плохой вариант. Могут делать регистрацию через какие-то собственные …