Подготовили для Вас короткий, но простой и понятный чек-лист: что первым делом нужно учесть при планировании мероприятия и как правильно сформировать цену на билет. Ведь иногда бывает так, что на самом старте организатор может запутаться, что ему нужно, и с чего начать подготовку. А цену на билет устанавливают такую, что какой бы не был интересный ивент на него не пойдут, потому что дорого, или наоборот думают что будет не интересно, потому что дешево.

Планируем мероприятие

1. Решите, для кого вы проводите конференцию. Опишите и сегментируйте целевую аудиторию. Например, конференции по digital-marketing нужно ориентироваться на бизнес-аудиторию: маркетологи, собственники малого и среднего бизнеса, управленцы компаний, на конференцию пр., музыкальному фестивалю, конечно же нужно ориентироваться на молодежь, их музыкальные интересы и регион, в зависимости от того какого масштаба он будет.
2. Определитесь с датой и временем начала конференции. Лучше всего проводить конференцию в будний день, во второй половине недели и начинать все около 10:00. Если у Вас масштабное мероприятие, которое предполагает прибытие участников из разных городов, а то и стран, то такое лучше проводить или в пятницу, или вовсе на выходных. И время начала может быть с 11:00, чтоб участники успели доехать.
3. Подберите место проведения мероприятия. Площадка должна комфортно размещать планируемое количество гостей и соответствовать Вашим техническим требованиям.Не забудьте, про удобное расположение в городе, хорошую транспортную развязку и наличие парковки для гостей с авто.
4. Количество посадочных мест рассчитывается так: план по продаже билетов плюс план по гостям от партнёров минус 20%-30% (которые могут не дойти, даже если заплатили за билет).
5. Составьте краткий и развернутый план мероприятия, пропишите основные блоки, что нужно для того, чтоб мероприятие состоялось, и развернутый список по каждому блоку, например, «Спикеры», «Площадка», «Оборудование» и так далее.
6. Пропишите, все возможные расходы +10% к ним — так вы получите бюджет мероприятия. Желательно не упустить мелочей, вплоть до транспортных расходов или лишних 5-10 штук сувенирной продукции.
7. Пройдитесь по основным пунктам плана подготовки и распределите ответственных за каждый из них. А также обсудите и установите сроки реализации этих пунктов.
8. После подсчетов предполагаемых расходов продумайте, сколько из этого вы готовы оплатить самостоятельно, а какую часть можно и нужно закрыть за счёт партнёров и спонсоров. И начинайте их искать.

Устанавливаем цены на билеты

1. Цена билета формируется из Вашей статьи расходов. Посчитайте, сколько билетов и по какой стоимости Вам нужно продать, чтобы покрыть сумму расходов. Но при этом Вы должны понимать, что ценник не должен отпугивать участников, не стоит загонять его из жадности для получения прибыли, лучше попытайтесь найти партнеров и спонсоров и покрыть часть расходов за счет них.
2. Занижать стоимость тоже не следует, особенно если мероприятие ориентировано на бизнес аудиторию. Цена билета отсеет студентов, халявщиков и зевак, а те, кто может позволить себе билет будут понимать, что встретят там только целевую аудиторию.
3. Скидки нужны или нет? “Шару” хотят все, если не 100%, то хотя бы немного к ней приблизиться. Но делайте скидки максимально персонализированными: для конкретного паблика или блога, для компании за участие большого количества сотрудников и т.д.
4. Важный момент! Возвращаясь к планированию бюджета не забудьте учесть скидки, которые Вы будете предоставлять, а также бесплатные билеты для партнеров или прессы!
5. Стимулируйте ранние продажи. Это выгодно для участников, потому что они могут купить билет дешевле, а Вам, как организатору, дает стартовый бюджет, который понадобится для оплаты залога за площадку, предоплату подрядчикам и пр. Цена должна быть намного ниже средней цены билета, за весь период продаж, а сроки реализации таких билетов Вы определяете сами.
6. Менять правила и цены на пол пути не стоит. Пропишите сроки подорожания заранее и не меняйте их, не сдвигайте график повышения на ходу, если продажи идут плохо. Лучше предоставить промо-коды или сделать дополнительные акции «при покупке 2х билетов на третий скидка» чем потом слушать 1-2 недовольных участника, что они купили билет до повышения, а цена так и не повысилась.