Мобільний застосунок для бізнес-події – це значно більше, ніж електронна програма конференції чи список учасників. Він може допомогти гостям знаходити потрібні контакти, домовлятися про зустрічі, спілкуватися зі спікерами, знайомитися з партнерами та брати участь в інтерактивних активностях. Для організатора це ще й можливість підвищити цінність події для спонсорів і створити єдиний простір для офлайн- та онлайн-аудиторії.

Але є один нюанс: навіть найдорожчий застосунок із десятками функцій не принесе очікуваного результату, якщо учасники ним не користуватимуться.

Тож перш ніж обирати рішення для свого заходу, варто розібратися, на що звертати увагу, як мотивувати гостей долучатися до нетворкінгу та які можливості сучасний івент-застосунок може запропонувати.

1. Чому застосунок для нетворкінгу – це інвестиція в цінність вашої події

Учасники приходять на бізнес-конференції, форуми та виставки не лише заради доповідей. Вони хочуть знайомитися, шукати клієнтів і партнерів, обмінюватися досвідом та знаходити нові можливості для розвитку бізнесу.

Проте під час великої події встановити потрібні контакти не так просто. Навіть активний відвідувач має обмежений час: потрібно слухати виступи, переходити між залами, відвідувати стенди й спілкуватися з колегами. У результаті людина може так і не познайомитися з тими, заради кого приїхала.

Мобільний застосунок допомагає зробити ці знайомства цілеспрямованими. Учасник може заздалегідь переглянути профілі інших гостей, знайти людей зі спільними інтересами, написати їм і домовитися про зустріч у зручний час.

Важливо й те, що застосунок підвищує цінність участі для партнерів і спонсорів.

Фізичний стенд не завжди гарантує достатній потік відвідувачів. Хтось може не помітити його серед інших, хтось не встигне підійти, а хтось зацікавиться компанією вже після завершення заходу. Навіть якщо відвідувач залишить візитку, це ще не означає, що контакт буде корисним і переросте у співпрацю.

Віртуальні стенди, каталоги компаній і можливість бронювати зустрічі допомагають партнерам бути доступними для аудиторії не лише біля фізичної експозиції.

Для організатора це додаткова перевага під час продажу партнерських пакетів. Адже компанії оцінюють не тільки кількість відвідувачів події, а й можливість знайти серед них потенційних клієнтів, кандидатів або бізнес-партнерів.

2. Не кількість функцій, а активність учасників

На ринку є багато рішень для подій – від простих застосунків із програмою та списком гостей до комплексних платформ із чатами, інтерактивами й інструментами для партнерів. При цьому вартість таких продуктів може відрізнятися в рази.

Порівнювати ціни важливо, але цього недостатньо.

Уявімо, що ви організували конференцію на 1000 учасників і замовили застосунок із великим набором функцій. Проте ним скористалися лише 50 людей. Чи виправдала себе така інвестиція?

Тому під час вибору потрібно оцінювати не тільки технічні можливості, а й те, наскільки легко гостям почати користуватися сервісом і наскільки ефективно організатор зможе залучити їх до взаємодії.

Як активувати учасників до початку події

Інформування про застосунок має починатися задовго до відкриття конференції. Не варто розраховувати, що гості самостійно знайдуть його в потрібний момент або зацікавляться випадковою згадкою зі сцени.

Що можна зробити?

  • Розкажіть про застосунок на сайті події. Поясніть, які завдання він допоможе вирішити: знайти потрібних людей, переглянути програму, забронювати зустріч або познайомитися з партнерами.
  • Додайте інформацію в анонси та соціальні мережі. Потенційні учасники мають знати, що нетворкінг буде доступний ще до початку заходу.
  • Покажіть інтерфейс. Скріншоти й короткі інструкції допоможуть зрозуміти, що саме чекає на користувача всередині.
  • Запросіть до застосунку відразу після купівлі квитка. Якщо реєстрація та продаж квитків відбуваються в одній системі із застосунком, учасник може отримати інструкції та доступ одразу після оформлення замовлення.
  • Надішліть нагадування напередодні події. Повідомте, як увійти в особистий кабінет, і нагадайте про можливості нетворкінгу.
  • Залучіть команду на локації. Хостес під час реєстрації та ведучі зі сцени можуть коротко розповідати про застосунок і пояснювати, чому ним варто скористатися.

Окремий інструмент – демонстраційний режим на екранах і проєкторах у приміщенні. Замість сухого повідомлення про наявність застосунку покажіть його живий інтерфейс: стрічку новин, профілі учасників, партнерські стенди, програму й можливості спілкування.

Коли люди бачать, як інші взаємодіють, коментують публікації та домовляються про зустрічі, у них з’являється додатковий стимул приєднатися.

QR-коди на інформаційних табличках також можуть допомогти, особливо якщо розмістити їх не лише біля реєстрації, а й у різних зонах локації. Ще зручніше, коли QR-код на бейджі пов’язаний із профілем учасника: тоді він стає інструментом не тільки для входу на подію, а й для знайомств.

3. Чому інтеграція з реєстрацією важлива для організатора

Одна з найпоширеніших проблем – використання різних сервісів для продажу квитків, реєстрації, чекіну, трансляції та нетворкінгу.

На перший погляд, це може здаватися цілком робочою схемою. Організатор експортує список учасників, переносить його до іншого сервісу, створює облікові записи та розсилає доступи.

Проте що ближче дата події, то частіше виникають зміни: нові реєстрації, оплати, уточнення контактних даних і термінові запити. Якщо кожну систему потрібно оновлювати окремо, зростає ризик помилок і зайвої роботи.

Ось із чим може зіткнутися організатор:

  • частина пізніх реєстрацій не потрапить до застосунку вчасно;
  • учасники не отримають доступи або не зрозуміють, як увійти;
  • імпорт і синхронізація баз потребуватимуть додаткового контролю;
  • виникнуть складнощі з доступом до трансляції або перевіркою квитків;
  • команда витрачатиме час на технічні питання замість підготовки події.

Окрема увага – безпеці доступу. Не варто використовувати пошту учасника як пароль або створювати однакові паролі для великої кількості користувачів. Так само відкриту реєстрацію за загальнодоступним посиланням потрібно налаштовувати обережно, якщо доступ до події передбачений лише для власників квитків.

Інтеграція допомагає зменшити кількість ручних операцій і спростити шлях учасника від купівлі квитка до першого знайомства.

Саме тому зручно, коли реєстрація, продаж квитків, чекін, онлайн-трансляції та інструменти нетворкінгу працюють у межах однієї платформи. У RegToEVENT ці процеси можна поєднати, щоб уникнути зайвого перенесення даних між окремими сервісами.

4. Вебзастосунок чи мобільний застосунок, який потрібно встановлювати?

Ще один важливий момент – спосіб доступу.

Не кожен учасник готовий завантажувати окремий застосунок заради одноденної конференції. Хтось не хоче витрачати пам’ять смартфона, комусь не подобається встановлювати незнайомі програми, а хтось просто відкладає це на потім і забуває.

Особливо проблематично, коли посилання на завантаження надходить за кілька годин до початку події. Учасник уже зайнятий дорогою, реєстрацією та пошуком потрібного залу, тож імовірність, що він розбиратиметься з новим сервісом, зменшується.

Альтернативою є вебзастосунок, який відкривається у браузері за посиланням. Для користувача це означає, що не потрібно шукати програму в магазині застосунків і проходити окреме встановлення.

Наприклад, вебзастосунок для нетворкінгу RegToEVENT доступний через браузер на різних пристроях. Учасник входить до свого кабінету за наданими даними доступу, а за бажання може додати іконку на головний екран смартфона для швидкого відкриття.

Такий підхід знижує бар’єр входу: що менше кроків потрібно зробити людині, то простіше їй почати користуватися інструментом.

5. Які функції має пропонувати застосунок для нетворкінгу

Коли учасник уже зайшов до застосунку, важливо, щоб він знайшов там не просто цифрову копію програми конференції, а інструменти для реальної взаємодії.

У RegToEVENT організатор може налаштовувати структуру меню та вмикати потрібні розділи залежно від формату події. Розглянемо основні можливості.

Профілі учасників і особисті повідомлення

У каталозі гостей можна переглядати імена, фотографії, посади та компанії. Відкривши профіль, учасник може ознайомитися з контактами, дізнатися, кого шукає людина та що вона пропонує.

Якщо знайшовся потенційно корисний контакт, можна написати йому особисте повідомлення або запропонувати зустріч на конкретний час.

Це допомагає перейти від випадкових знайомств до більш цілеспрямованого нетворкінгу.

Інтерактивна програма події

Електронна адженда дає змогу переглядати розклад, інформацію про спікерів і заплановані сесії. Якщо програма змінюється, організатор може оновити її в цифровому форматі, а учасники побачать актуальну інформацію.

Залежно від налаштувань можна також:

  • надсилати запитання до доповідей і панельних дискусій;
  • переглядати запитання інших учасників;
  • оцінювати виступи;
  • отримувати презентації, якщо організатор додав їх до відповідної сесії;
  • бачити, яка доповідь відбувається зараз.

Це спрощує взаємодію між аудиторією та спікерами й допомагає збирати зворотний зв’язок.

Профілі спікерів

Окремий розділ із доповідачами дає змогу ознайомитися з їхнім досвідом, знайти потрібну людину та, якщо налаштування це дозволяють, написати їй або домовитися про зустріч.

Для учасників це можливість продовжити розмову після виступу, а для організатора – додатковий інструмент взаємодії між спікерами й аудиторією.

Віртуальні стенди партнерів і каталог компаній

Партнерська сторінка може містити логотип, опис компанії, контакти та іншу інформацію, яку організатор хоче представити аудиторії.

Такий стенд доповнює фізичну присутність на локації та дає змогу зацікавленим учасникам знайомитися з компанією онлайн.

Каталог компаній допомагає структурувати учасників виставкової зони, партнерів або представників окремих організацій. Учасник може знайти потрібну компанію, переглянути її профіль, визначити людей, які її представляють, і звернутися до них.

Це особливо корисно на великих заходах, де важливо не просто познайомитися з кимось, а знайти людей із конкретною експертизою чи професійними інтересами.

Карта локації

На виставках і масштабних конференціях буває складно зорієнтуватися серед залів, стендів і додаткових активностей.

Інтерактивна карта допомагає знайти потрібну зону, переглянути інформацію про стенд і перейти до профілю компанії, яка його представляє. За наявності відповідних функцій учасник може зв’язатися з представником і домовитися про зустріч, навіть якщо зараз його немає біля стенда.

Ярмарок вакансій

Для подій, де важливий рекрутинг, корисним може бути окремий розділ із вакансіями та резюме.

Компанії-партнери публікують пропозиції роботи, а учасники можуть представити свій досвід і знайти потенційного роботодавця. Це цифрова альтернатива дошкам оголошень, яка не потребує окремого фізичного простору на локації.

Для організатора це ще один спосіб розширити цінність партнерських пакетів.

Онлайн-трансляції для учасників

Якщо подія має онлайн-аудиторію, важливо забезпечити зручний доступ до трансляції. У межах застосунку можна організувати перегляд різних залів, а також надати онлайн-учасникам можливість взаємодіяти з іншими гостями через доступні інструменти спілкування.

Це допомагає поєднати онлайн- та офлайн-аудиторії в одному цифровому просторі, а не обмежувати дистанційних глядачів лише переглядом сцени.

Доступ до трансляцій можна налаштовувати відповідно до формату заходу та категорій квитків.

Опитування та голосування

Опитування допомагають організатору збирати думки аудиторії, отримувати зворотний зв’язок і залучати людей до обговорень.

Партнери також можуть використовувати їх для вивчення обізнаності про продукт або послугу, перевірки інтересу до нових пропозицій і взаємодії з потенційними клієнтами.

Результати можуть стати основою для дискусії під час події або допомогти організатору краще зрозуміти очікування учасників.

Анкетування після події

Зворотний зв’язок потрібен не лише для оцінювання виступів. Після заходу організатор може запропонувати учасникам заповнити анкету про загальні враження, якість програми, організацію та інші аспекти.

Це дає змогу виявити проблеми, які варто виправити, і отримати пропозиції щодо майбутніх подій. Важливо не просто зібрати відповіді, а й використати їх для вдосконалення наступного заходу.

QR-квести та інтерактивні активності

Щоб заохотити гостей досліджувати локацію, можна організувати квест із пошуком QR-кодів. Їх розміщують у різних зонах, а учасники виконують завдання або збирають позначки, щоб отримати приз.

Така механіка допомагає привернути увагу до партнерських стендів, активностей і менш помітних зон. А якщо до квесту долучаються спонсори, він стає ще одним способом взаємодії брендів з аудиторією.

Знайомства у звичному цифровому форматі

Не всім легко підійти до незнайомої людини й почати розмову. Тому додатковим інструментом може бути формат знайомств із простим інтерфейсом, подібним до сервісів для пошуку контактів.

Учасник переглядає профілі, визначає людей, з якими хотів би познайомитися, і отримує можливість перейти до спілкування. Для бізнес-подій це ще один спосіб зробити професійні знайомства доступнішими.

Мій квиток та інформація про подію

Застосунок може також містити особистий квиток учасника, контакти організаторів, інформацію про локацію та інші практичні відомості.

Коли основні дані зібрані в одному місці, гостю простіше знайти потрібну інформацію, а організатору – забезпечити зручний доступ до неї.

Успішний нетворкінг починається до відкриття дверей

Мобільний застосунок для події може об’єднати реєстрацію, програму, спілкування, партнерські стенди, онлайн-трансляції та інтерактивні активності. Але сам по собі набір функцій не гарантує результату.

Щоб учасники справді користувалися застосунком, необхідно заздалегідь розповісти про нього, пояснити переваги, надати простий доступ і регулярно нагадувати про можливості взаємодії.

Не менш важливо уникнути зайвих технічних кроків для організатора: перенесення баз між сервісами, ручного створення облікових записів і постійної синхронізації даних.

RegToEVENT об’єднує інструменти реєстрації, продажу квитків, чекіну та нетворкінгу в одній платформі. Це допомагає організатору спростити підготовку події, а учасникам – отримати доступ до потрібних інструментів вчасно.

Створюйте свої події на RegToEVENT, щоб зосередитися на досвіді гостей, розвитку професійних контактів і результатах, заради яких люди приходять на ваш захід.