Организация мероприятия требует тщательной подготовки, и одной из ключевых составляющих этого процесса является форма регистрации участников. Она не только помогает собирать данные, необходимые для организационных моментов, но и является важным инструментом для улучшения нетворкинга и взаимодействия с аудиторией после мероприятия. Правильный подход к созданию формы регистрации может существенно повлиять на уровень вовлеченности участников и успех мероприятия.

Важность данных участников для бизнес-мероприятий

Для бизнес-мероприятий, где одним из главных элементов является продуктивный нетворкинг, важно собрать максимальное количество релевантной информации об участниках. Данные о компании, должности, сфере деятельности позволят организатору лучше подготовить программу, таргетировать дальнейшую коммуникацию, а также создать возможности для участников найти новые бизнес-контакты.

При этом важно избегать ситуации, когда одно лицо покупает несколько билетов, но заполняет форму только на себя. Такой формат может быть приемлем для развлекательных мероприятий, но в бизнес-контексте это создаёт информационные пробелы, что усложняет процесс планирования и взаимодействия. Это сводит на нет весь дальнейший нетворкинг уже на этапе подготовки к мероприятию, если вы используете автозаполнение формы на все билеты в заказе.

Сокращение формы — повышение конверсии

Чем проще и быстрее участник сможет заполнить форму, тем больше шансов, что он это сделает. Длинные, перегруженные вопросами формы могут отпугнуть потенциальных участников, что негативно влияет на уровень конверсии. Решением является сбор только тех данных, которые действительно необходимы организатору для подготовки мероприятия и дальнейшего взаимодействия с участниками.

Стоит сосредоточиться на тех вопросах, которые могут быть использованы для таргетирования рекламы, организации нетворкинга или улучшения сервиса на мероприятии (например, данные о предпочтениях в питании, если это актуально). Вопросы вроде «Откуда вы узнали о нас?», «Посещали ли вы ранее наши мероприятия?», «Укажите ваш адрес» и т.п. — лучше избегать. Собрать статистику о том, откуда пользователи пришли в форму регистрации, можно и без этого, а факт посещения предыдущих мероприятий можно увидеть через CRM-систему.

В крайнем случае, можно провести опрос уже непосредственно на самом мероприятии с помощью анкет или мобильного приложения. И не перегружать форму лишними вопросами на этапе регистрации.

Вопросы с вариантами ответов — ускорение процесса

Чтобы ускорить заполнение формы и сделать этот процесс более удобным для участников, рекомендуется использовать вопросы с готовыми вариантами ответов. Это может быть выпадающий список (dropdown), чекбокс (checkbox) или радиокнопка (radiobutton). Такой подход не только экономит время, но и обеспечивает стандартизированность ответов, что упрощает дальнейшую обработку данных.

Например, вместо открытого вопроса «Какую должность вы занимаете?» лучше предложить несколько готовых вариантов: директор, менеджер, фрилансер и т.д. Это уменьшит количество неполных или некорректных ответов.

Разные формы для разных типов билетов

Если вы предлагаете разные типы билетов — например, офлайн для участия на площадке и онлайн, важно настроить формы регистрации в зависимости от их нужд. Для тех, кто планирует посетить мероприятие лично, стоит спросить о необходимости парковки, трансфера или, возможно, специального меню. В то же время для участников онлайн-трансляции эти вопросы будут лишними.

Функционал RegToEVENT позволяет создавать индивидуальные формы для каждого типа билета, что делает процесс сбора информации более точным и удобным для участников.

Визуальное оформление и интеграция формы

Форма регистрации — это не только инструмент сбора данных, но и первый контакт участника с мероприятием, поэтому её внешний вид также имеет значение. Выбор соответствующего дизайна поможет создать положительное первое впечатление и повысить лояльность к мероприятию.

С помощью RegToEVENT организатор может выбрать фоновое изображение, настроить цвета полей и текстов, чтобы форма соответствовала стилю мероприятия. Кроме того, форма легко интегрируется на вебсайт или в рекламу с помощью нескольких доступных вариантов: двухшаговая форма, мини-страница мероприятия, блок билетов или веб-форма.

Гибкость и адаптивность форм

Гибкость — один из ключевых факторов успешной формы регистрации. Информация, которую вы собираете, может изменяться в процессе подготовки к мероприятию. RegToEVENT позволяет вносить изменения в форму в любой момент, а все обновления применяются мгновенно без необходимости менять ссылки или код формы.

Преимущества RegToEVENT для создания регистрационных форм

Функционал RegToEVENT предлагает все необходимые инструменты для создания удобной, адаптивной и информативной формы регистрации. Возможность выбирать типы полей, создавать разные формы для разных типов билетов, а также гибко настраивать визуальное оформление делает этот инструмент идеальным выбором для любого мероприятия.