Ивент в «плюс» это возможно!

Организаторам

Каждый организатор мероприятия мечтает, если не заработать на нем, то хотя бы не уйти в минус. Если, конечно, мы не говорим о каких-то корпоративных активностях для своей команды или для партнеров, где деньги тратятся ради тимбилдинга или других целей.

Даже бесплатные мероприятия могут выйти в ноль, при условии, что Вам удалось привлечь спонсоров. Но о них мы поговорим в другой раз.

Для того, чтобы все получилось так как задумывалось, Вам необходимо правильно рассчитать бюджет мероприятия.

Это не интересно, может даже долго, но без него никак.

Продумайте все статьи расходов аренда зала, стоимость обедов и пр. и запишите это все в табличку.

Ваша табличка будет состоять из 2-3 частей, кому как удобно или в зависимости от того какие пункты Вы будете в нее вносить

Обязательные затраты это аренда зала, кофе-брейки, обеды. Без них по сути никак. Правда если мероприятие на несколько часов, то без обедов можно обойтись, а кофе — все таки оставьте, как приятный бонус участникам.

Естественно все это еще будет считаться исходя из количества планируемых участников.

В затраты нужно отнести дополнительное оборудование и мебель, если площадка ее не предоставляет или ее недостаточно: стулья, столы, стойки регистрации, экраны, проекторы, флип-чарты и пр.

В затраты нужно считать все раздаточные материалы: сумки, блокноты, ручки, сувениры и другие подарки. Сюда же можно отнести и печать бейджей.

Если у Вас на мероприятии предусмотрена еще и шоу-программа или афтепати, то нужно обязательно расписать, что это будет: певцы, музыканты, шоу-балет, фокусы и пр.

Заложите в бюджет оплату персонала, который понадобится Вам на площадке, охрана, официанты, уборка. Если получается обойтись волонтерами — Вам повезло.

В затраты можно отнести транспортные расходы сотрудников если они будут ездить что-то привозить забирать, в общем ездить по делам мероприятия на другой конец города.

Теперь заложите в бюджет еще некую сумму на непредвиденные расходы. Ведь все просчитать нельзя. Вдруг окажется, что конструкция которую Вы заказали не влезет в обычный автомобиль и понадобится заказывать грузовое такси. Или резко поднимутся цены на полиграфию. Или банально Вы не успеваете по срокам и будете доплачивать за срочность выполнения работ.

Когда Вы обдумали все пункты, записали их стоимость, необходимое количество штук, все просуммировали и обрадовались прибавьте к сумме еще 10% )))

Потому что сколько бы Вы не закладывали в бюджет и как бы себя не перестраховывали все равно можно что-то упустить, или Вам понадобится на 1-2-10 единиц больше мебели, раздатки пр.

Сумму, которая получилась разделите на количество предполагаемых участников и так Вы получите стоимость билета, при которой мероприятие, если и не заработает, то как минимум не проиграет.

Если получившаяся сумма Вас не пугает — начинайте делать ивент.

Организаторам
Тайминг на ивенте или как не проспать обед

Ранее мы уже обсуждали тайминг события. Почему важно придерживаться четкого сценария, графика и не отставать по времени. Более наглядно что приводит к сдвигу по времени, и как этого избежать можно посмотреть в видео https://www.youtube.com/watch?v=m-Nq5YsOwBM&t Обязательно прописывайте сценарий события заранее, даже если это бизнес ивент и там нет никаких других активностей …

Организаторам
Кейтеринг. Тренды 2019 года

Корпоративы, конференции и даже небольшие семинары не обходятся без кейтеринга. Из года в год организаторы и подрядчики стараются удивить гостей. Но не думайте, что все заключается в придумке новых блюд. Это могут быть банальные всем знакомые закуски, но благодаря необычной подаче превратиться в шедевр, который заиграет новыми вкусовыми красками.Сами блюда, …

Организаторам
Как и куда отправить участникам материалы после ивента?

Чаще всего участники ожидают получить презентации спикеров после ивента, видеозаписи докладов, организаторы могут обещать отправить всем чек-листы и какие-то полезные материалы. И перед организатором стоит несколько вопросов, которые нужно при этом решить: 1 – куда все это залить. 2 – как разослать всем участникам. 3 – как разграничить доступ, если …