Каждый организатор мероприятия мечтает, если не заработать на нем, то хотя бы не уйти в минус. Если, конечно, мы не говорим о каких-то корпоративных активностях для своей команды или для партнеров, где мероприятие проводится ради тимбилдинга или других целей.

Даже бесплатные мероприятия могут выйти в ноль, при условии, что Вам удалось привлечь спонсоров. Но о них мы поговорим в другой раз.

Что нужно делать, чтобы заработать на мероприятии или хотя бы выйти на ноль

Для того, чтобы все получилось так как задумывалось, Вам необходимо правильно рассчитать бюджет мероприятия. Это не интересно, может даже долго, но без него никак.

Продумайте все статьи расходов: аренда зала, стоимость обедов и пр. и запишите это все в табличку.

Ваша табличка будет состоять из 2-3 частей, кому как удобно или в зависимости от того какие пункты Вы будете в нее вносить.

Обязательные затраты это: аренда зала, кофе-брейки, обеды. Без них по сути никак. Правда, если мероприятие на несколько часов, то без обедов можно обойтись, а кофе — все таки оставьте, как приятный бонус участникам.

Естественно все это еще будет считаться исходя из количества планируемых участников.

В затраты нужно внести дополнительное оборудование и мебель, если площадка ее не предоставляет или ее недостаточно: стулья, столы, стойки регистрации, экраны, проекторы, флип-чарты и пр.

В затраты нужно считать все раздаточные материалы: сумки, блокноты, ручки, сувениры и другие подарки. Сюда же можно отнести и печать бейджей.

Если Вы еще до сих пор не знаете, как организовать регистрацию посетителей на мероприятие и печать бейджей, а также проверку билетов на входе — сервис RegToEVENT предоставляет услугу CHECK-IN в день мероприятия.

Если у Вас на мероприятии предусмотрена еще и шоу-программа или афтепати, то нужно обязательно расписать, что это будет: певцы, музыканты, шоу-балет, фокусы и пр.

Заложите в бюджет оплату персонала, который понадобится Вам на площадке, охрана, официанты, уборка. Если получается обойтись волонтерами — Вам повезло.

В затраты можно отнести транспортные расходы сотрудников, если они будут ездить что-то привозить или забирать, в общем ездить по делам мероприятия на другой конец города.

Теперь заложите в бюджет еще некую сумму на непредвиденные расходы. Ведь все просчитать нельзя. Вдруг окажется, что конструкция, которую Вы заказали, не влезет в обычный автомобиль и понадобится заказывать грузовое такси. Или резко поднимутся цены на полиграфию. Или банально Вы не успеваете по срокам и будете доплачивать за срочность выполнения работ.

Когда Вы обдумали все пункты, записали их стоимость, необходимое количество штук, все просуммировали и обрадовались прибавьте к сумме еще 10%, на всякий случай.

Потому что сколько бы Вы не закладывали в бюджет и как бы себя не перестраховывали, все равно можно что-то упустить, или Вам понадобится на 1-2-10 единиц больше мебели, раздаточных материалов пр.

Сумму, которая получилась, разделите на количество предполагаемых участников и так Вы получите стоимость билета, при которой мероприятие, если и не заработает, то как минимум не проиграет.

Если получившаяся сумма Вас не пугает — начинайте делать ивент.