Ивент в «плюс» это возможно!

Помощник

Каждый организатор мероприятия мечтает, если не заработать на нем, то хотя бы не уйти в минус. Если, конечно, мы не говорим о каких-то корпоративных активностях для своей команды или для партнеров, где деньги тратятся ради тимбилдинга или других целей.

Даже бесплатные мероприятия могут выйти в ноль, при условии, что Вам удалось привлечь спонсоров. Но о них мы поговорим в другой раз.

Для того, чтобы все получилось так как задумывалось, Вам необходимо правильно рассчитать бюджет мероприятия.

Это не интересно, может даже долго, но без него никак.

Продумайте все статьи расходов аренда зала, стоимость обедов и пр. и запишите это все в табличку.

Ваша табличка будет состоять из 2-3 частей, кому как удобно или в зависимости от того какие пункты Вы будете в нее вносить

Обязательные затраты это аренда зала, кофе-брейки, обеды. Без них по сути никак. Правда если мероприятие на несколько часов, то без обедов можно обойтись, а кофе — все таки оставьте, как приятный бонус участникам.

Естественно все это еще будет считаться исходя из количества планируемых участников.

В затраты нужно отнести дополнительное оборудование и мебель, если площадка ее не предоставляет или ее недостаточно: стулья, столы, стойки регистрации, экраны, проекторы, флип-чарты и пр.

В затраты нужно считать все раздаточные материалы: сумки, блокноты, ручки, сувениры и другие подарки. Сюда же можно отнести и печать бейджей.

Если у Вас на мероприятии предусмотрена еще и шоу-программа или афтепати, то нужно обязательно расписать, что это будет: певцы, музыканты, шоу-балет, фокусы и пр.

Заложите в бюджет оплату персонала, который понадобится Вам на площадке, охрана, официанты, уборка. Если получается обойтись волонтерами — Вам повезло.

В затраты можно отнести транспортные расходы сотрудников если они будут ездить что-то привозить забирать, в общем ездить по делам мероприятия на другой конец города.

Теперь заложите в бюджет еще некую сумму на непредвиденные расходы. Ведь все просчитать нельзя. Вдруг окажется, что конструкция которую Вы заказали не влезет в обычный автомобиль и понадобится заказывать грузовое такси. Или резко поднимутся цены на полиграфию. Или банально Вы не успеваете по срокам и будете доплачивать за срочность выполнения работ.

Когда Вы обдумали все пункты, записали их стоимость, необходимое количество штук, все просуммировали и обрадовались прибавьте к сумме еще 10% )))

Потому что сколько бы Вы не закладывали в бюджет и как бы себя не перестраховывали все равно можно что-то упустить, или Вам понадобится на 1-2-10 единиц больше мебели, раздатки пр.

Сумму, которая получилась разделите на количество предполагаемых участников и так Вы получите стоимость билета, при которой мероприятие, если и не заработает, то как минимум не проиграет.

Если получившаяся сумма Вас не пугает — начинайте делать ивент.

Комментариев нет

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Помощник
Чек-лист «Начинаем планировать мероприятие и формируем цену на билет»

Подготовили для Вас короткий, но простой и понятный чек-лист: что первым делом нужно учесть при планировании мероприятия и как правильно сформировать цену на билет. Ведь иногда бывает так, что на самом старте организатор может запутаться, что ему нужно, и с чего начать подготовку. А цену на билет устанавливают такую, что …

Помощник
Брендирование мероприятия

Для того Ваше мероприятие быстрее запомнилось, было у всех на виду и на слуху Вам нужно придумать единый стиль. После того как выбрали логотип обдумайте всю концепцию для сайта и промо активностей. Это может быть заданная тематика, можно обыграть все вокруг лого. Важно не переборщить с количеством цветов, форм и …

Помощник
Комфорт на площадке — довольный участник!

Прежде всего вместимость площадки должна соответствовать количеству людей, которое на нее придет. Но, если Вы планируете, что у будет 200 человек, не стоит брать зал на 500 иначе они там потеряются и участникам будет не комфортно. Если Вы проводите мероприятие, которое предусматривает выступление спикеров, и восприятие информации участниками, то одно …