Чек-лист по проведению «безопасного» ивента в условиях карантина

Организаторам

Наконец к ивент индустрии в нашей стране стали относиться как к бизнесу вполне серьёзно, а не просто как к бесполезным весельям с шариками и клоунами. Пришло понимание того, что это огромная отрасль со своими рабочими местами, процессами, что это тоже живые люди, которые нуждаются в работе и заработке. И даже в красных карантинных зонах нам разрешили полноценно работать ничего не отменяя, при условии вакцинации и соблюдения многих других правил.

Учитывая то, что эти ограничения с нами на всю зиму и, вероятней всего, весну, а дальше будет видно, каждому организатору следует обзавестись чек-листом по подготовке «безопасного ивента» в условиях карантина.

Ведь нельзя забывать, что проверки и штрафы это одно, а здоровье участников и человеческие жизни – это совсем другое, что нельзя измерить штрафами!

Во многих странах проводят очень масштабные ивенты по несколько тысяч участников, и это не приводит к каким-то вспышкам массового заражени коронавирусом, если соблюдены все меры безопасности и предостережения заражения.

Итак, что же должен сделать каждый организатор или оргкомитет для проведения максимально «безопасного» ивента:

Локация

  1. Посчитайте максимально допустимое количество пребывающих на площадке. Не только участников, но и обслуживающего персонала из расчета 1 человек на 4 м.кв. Если у вас будет на 1-2-10 человек больше, то вряд ли к вам будут претензии, но если их будет больше в 2 раза, то это будет заметно даже не вооруженным глазом. И как бы вам того не хотелось… постарайтесь ограничить продажи билетов и/или регистрации, согласно посчитанному заранее количеству.
  2. Продумайте схемы рассадки людей в зале (на расстоянии или в шахматном порядке), за обедом, в выставочной зоне, и пр., чтобы избежать столпотворений.
  3. При построении схемы застройки сразу закладывайте ширину проходов между стендами или разными элементами декораций до 3 метров, для того, чтобы максимально приблизиться к требуемым 1,5м дистанции между участниками.
  4. Если формат ивента позволяет (например, выставка), можете нарисовать (наклеить) на полу схемы движения по локации, для избегания хаотичного, перекрестного движения гостей.
  5. Разместите на локации указатели и таблички с напоминанием о соблюдении дистанции, гигиене, предупреждения о ношении масок и пр.
  6. Заранее продумайте схему размещения санитайзеров на локации и не просто нарисуйте ее, а реально расставьте их там )))

Встреча гостей и персонала

  1. Организуйте контроль измерения температуры на локации и не допускайте на локацию людей с температурой выше чем 36,9 — 37,2
  2. Продумайте механизм проверки антиковидных документов (сертификаты, тесты), кто это будет делать и где именно. Естественно, это надо делать до того, как человек получит бейдж, раздатку и пр. и начнет прорываться в середину локации всеми правдами и неправдами.
  3. Уделите особое внимание регистрации участников, чтобы они максимально быстро могли получить свои бейджи, и не стоять в очереди пока их ищут руками в бесконечных списках. Для этого можно использовать Check-in от RegToEVENT 😉
  4. На регистрации выделите отдельный стол «вопросов» от тех участников, у которых нет сертификатов и тестов, чтоб они не выясняли отношения в общей очереди и не создавали толпу.
  5. Продумайте возможность экспресс-тестирования участников прямо на локации, если они не могут предоставить документы о вакцинации или тесты, сделанные заранее.
  6. Предупредите подрядчиков, что они тоже должны иметь при себе соответствующие документы, и организуйте проверку их на локации, или попросите прислать заранее.
  7. Всеми возможными способами: на сайте, в билете, в письмах с билетами, в рекламе информируйте участников, о том, что они будут должны иметь при себе:
  • сертификат о вакцинации (желтый или зеленый в зависимости от зоны в которой вы сейчас пребываете)
  • негативный ПЛР тест, который был сделан не раньше, чем 72 часа назад
  • тест на антитела к COVID 19
  • экспресс тест на антиген, сделанный не раньше, чем за 48 часов.
  • если на локации будет доступно экспресс-тестирование, то обязательно уточняйте на каких условиях, бесплатно или за счет самих участников.

Обеденная зона

  1. Сделайте схему рассадки гостей за столами, чтобы за одним столом размещалось не более 4х человек и расстояние между столами составляло до 1,5м.
  2. Раздача еды в формате «шведская линия», желательно, за закрытыми прозрачными перегородками или индивидуальные ланч-боксы.
  3. При входе в обеденную зону нужно организовать или мытье рук для гостей, или обязательную обработку антисептическими средствами.
  4. Если гостей много, а места мало, то подумайте над сценариями нескольких приемов пищи в разное время в зависимости от категории билета или другие варианты.

Дезинфекция

  1. Если ваше событие длится весь день, обязательно организуйте влажную уборку помещений, когда это возможно. Например, залы с докладами можно убрать в перерыве между докладами или во время кофе-брейков, обеда. Туалетные комнаты убирать нужно каждые 1-2 часа!
  2. Дезинфицируйте наиболее контактные поверхности: дверные ручки, поручни, выключатели, спинки стульев, каждые 2-3 часа.
  3. Если у локации нет хорошей вентиляционной системы организовывайте обычное проветривание каждые 2-3 часа.
  4. Можно обдумать использование обеззараживающих ламп или очищающих воздух установок на отдельных частях локации.
  5. Организуйте централизованный сбор использованных масок, респираторов, перчаток и пр. в специальные контейнеры.
  6. Запаситесь необходимым количество санитайзеров и дезинфицирующих средств, а также бесплатными масками для участников.
  7. Для дезинфекции поверхностей, чтобы это можно было делать при присутствующих гостях в помещении, не используйте средства с сильным запахом или потенциально вредные вещества по типу хлора.

Другое

  1. Подготовьте инструкции для персонала, который будет отвечать за измерение температуры, проверку сертификатов, регистрацию, дезинфекцию и пр.
  2. Не стесняйтесь делать участникам замечания по поводу неправильного ношения маски или еще хуже – ее отсутствия. И попросите весь персонал делать тоже самое.
  3. Для масштабных мероприятий, лучше организовать дежурного врача или еще лучше карету скорой помощи.
  4. При обнаружении на локации лиц с явными признаками ОРЗ обеспечьте и проконтролируйте его обращение за медицинской помощью
  5. Обязательно ведите учет реально присутствующих на локации! Если после ивента вы, как организатор узнаете, что кто-то из участников заболел, то сможете хотя бы примерно установить его круг общения и предупредить других участников о возможном заражении.

Естественно наш список можно еще дополнять и дополнять и да, во многом он похож на идеальную картину мира. Он не особо применим для небольших ивентов на 10-20 участников, которые продлятся всего час-два. И уж точно все организаторы корпоративных событий скажут, что это не реально, если их гости пришли веселиться, а не носить маску и мыть руки с мылом.

Но большинство пунктов, если вы хотите провести событие в условиях карантина красной зоны, вы просто обязаны соблюдать.

Помните, что речь идет о вашем здоровье и здоровье ваших гостей!

Новости и прогнозы
Новые правила проведения событий

Снова осень и это значит, что пришла пора новых ограничений в связи с пандемией. Нас – организаторов событий они касаются как никого другого. Итак, c 20 сентября согласно постановлению КМУ 954 от 13.09.21 г., вступят в силу новые правила ограничений для разных типов карантинных зон. Они по-прежнему делятся на зеленую, …

Помощник
14 правил успешного нетворкинга или зачем ходить на ивенты

Ни для кого не секрет, что в современных реалиях, нас окружает огромный поток информации. Уже никому не надо идти в библиотеку, выписывать специальные журналы или искать кто сталкивался с тем или иным вопросом. Поэтому докладная часть всех ивентов свелась больше к каким-то мотивационным историям или действительно получению знания, но для …

Организаторам
Тайминг на ивенте или как не проспать обед

Ранее мы уже обсуждали тайминг события. Почему важно придерживаться четкого сценария, графика и не отставать по времени. Более наглядно что приводит к сдвигу по времени, и как этого избежать можно посмотреть в видео https://www.youtube.com/watch?v=m-Nq5YsOwBM&t Обязательно прописывайте сценарий события заранее, даже если это бизнес ивент и там нет никаких других активностей …