В ходе подготовки к мероприятию, Вы, как организатор, рано или поздно сталкиваетесь с подрядчиками. Это и аренда зала (об этом мы подробно уже писали в нашем блоге) и кейтеринг, CМИ, техническое обслуживание площадки: звук, свет, декорации и полиграфические услуги и многое другое.

По сути все то, что физически не может выполнить команда организаторов, а привлекает для этого посторонних.

Как же выбрать подрядчика?

Однозначного ответа на этот вопрос Вам никто не даст! Есть кое-какие алгоритмы, но по факту все зависит от Ваших потребностей и бюджета.

Можно спросить у знакомых или коллег/партнеров, кто с таким сталкивался, может уже заказывали и уверены в адекватности цены и выполнения поставленных перед подрядчиком задач.

Если поиск по знакомым результата не дал — ищите в интернете, читайте отзывы, смотрите портфолио.

Если это артисты, то наверняка можно найти записи их выступлений. У флористов точно будет портфолио с мероприятий, которые они оформляли. Если говорить о полиграфии — Вы всегда можете подъехать к ним в офис и посмотреть образцы продукции. Кейтеринг обязательно смотрите количество блюд, которое они предлагают, какой выход порции на человека, чтоб участники не остались голодными.

Отберите себе список нужных Вам позиций и включите туда по 5-10 подрядчиков, которые могут это обеспечить и сравните их цены.

При выборе важно руководствоваться расположение подрядчика — будет ли удобно ехать к нему, в случае необходимости, забирать нужные материалы, или у него есть доставка. Можно ли совместить позиции и заказать это все в 1 месте, т.к, многие компании предлагают и техническое обеспечение и аренду оборудования и сразу могут напечатать баннера, скатерти или полиграфию. Но, возможно придется все заказывать в разных местах.

Когда Вы определились с ценами и условиями, можете остановиться на одном из вариантов, и заказать. Если есть подрядчик которому Вы доверяете больше, но и цена у него выше можно попробовать поторговаться. Скажите ему, что Вам за те же деньги предлагают больше, или что цена у конкурентов меньше и Вы ему доверяете, но важна экономия и не можете определиться. Зачастую подрядчик будет искать компромисс, чтобы с Вами работать и может согласится снизить прайс.

Но будьте готовы, что идя на снижение цены подрядчик работает в ущерб себе и качество выполненных им обязательств может быть ниже заявленных на старте. Они начинают экономить на бумаге, на качестве печати или согласны сбросить цену если артист будет выступать не полчаса, а всего 20 минут, или предложат урезать меню и пр.

Всегда проверяйте качество выполненных услуг и не бойтесь предъявлять претензии.

Ведь именно Вы как организатор платите за это деньги. Понятно, что если логотип спонсора с бирюзового цвета стал синим, то в день ивента Вы уже ничего не измените, но в случае хотя бы минимальной компенсации Вы сможете успокоить спонсора и отдать эти деньги ему. Его это тоже не сильно вернет в чувство, но он хотя бы будет понимать, что Вы старались, контролировали и сделали все чтобы компенсировать его “ущерб”. Если Вы получили продукцию не в день мероприятия а хотя бы за несколько дней просите его в срочном порядке исправить все недоработки, вплоть до того, что переделать все с нуля! 

Если Вы не до конца понимаете какие подрядчики Вам нужны, где их искать и что они предлагают, а времени на поиск мало — обратитесь в RegToEVENT за консультацией и наши специалисты помогут с решение этого вопроса в считанные дни.

Казусных историй про работу с подрядчиками миллионы и главное Вам не стать участником одной из них!