Организация регистрации гостей (чекина) – это первое, с чем сталкивается посетитель на вашем мероприятии. И именно этот этап формирует первое впечатление об ивенте. К сожалению, большинство организаторов до сих пор заранее печатают бейджи и отмечают гостей ручкой или карандашом в распечатанном списке. Это приводит к очередям, путанице и стрессу.

Прежде чем выбирать формат регистрации, ответьте себе на вопрос: какая главная задача стоит перед вами?

1. Просто проверить, есть ли у человека доступ на локацию?
2. Проверить билет и выдать именной бейдж?

В зависимости от ваших целей и бюджета есть разные решения. Давайте подробно рассмотрим 5 видов чекина.

1. Вход без бейджей (Сканирование смартфоном)

Это самый простой и полностью бесплатный вариант. Для сканирования электронных билетов нужен только обычный смартфон (iOS или Android).

Как это работает:

Регистратор входит в кабинет RegToEVENT, выбирает нужное мероприятие, наводит камеру смартфона на QR-код билета и переходит по ссылке.

• Если билет сканируется впервые – появляется сообщение «Успешный чекин».
• Если билет сканируется повторно – система сообщит, что участник уже зашел, а билет был использован.

Преимущества:

• 🟢 Бесплатно для организатора.
• 🟢 Не нужно устанавливать дополнительные приложения.
• 🟢 Четкая статистика: вы всегда знаете, кто и когда зашел.

2. Сканирование через специальное приложение

Если у вас большой поток гостей и ключевыми факторами являются скорость и удобство, лучше использовать чекин через мобильное приложение.

Как это работает:

В отличие от обычного браузера, регистратору не нужно каждый раз переключаться между камерой и веб-страницами. После сканирования приложение мгновенно открывает карточку участника, а после подтверждения чекина – автоматически возвращает камеру в режим сканирования следующего билета.

Преимущества:

• 🟢 Высокая скорость и удобство работы регистраторов.
• 🟢 Настройка автоматического или ручного режима чекина.
• 🟢 Поддержка режимов Check-in / Check-out и сканирования по зонам локации.
• 🟢 Возможность делать фото участника или отправлять стикер на печать.

3. Выдача готовых бейджей по Excel-списку

Классический «традиционный» подход: длинная стойка регистрации, много хостес с распечатанными таблицами Excel и куча разложенных бейджей.

Как это работает:

Хостес ищет фамилию человека в бумажном списке, вычеркивает ее, а затем среди сотен одинаковых бейджей вручную ищет нужный именной бейдж.

Недостатки:

• 🔴 Огромные очереди и длительное время чекина одного гостя.
• 🔴 Лишний стресс и нервы как для посетителей, так и для персонала.
• 🔴 Риск утери или повреждения заранее напечатанных бейджей.
• 🔴 Возможность повторного использования билетов (человеческий фактор).
• 🔴 Отсутствие оперативной статистики о присутствующих.

4. Печать именных стикеров на локации (с ноутбука)

Современный и надежный метод, который минимизирует человеческий фактор и обеспечивает максимальную оперативность.

Как это работает:

Гость показывает билет. Регистратор сканирует его сканером QR-кодов, после чего на экране ноутбука мгновенно появляется карточка участника и окно печати. Один клик – и термопринтер за 1–2 секунды печатает стикер с данными посетителя. Регистратор наклеивает его на заготовку бейджа и отдает гостю.

При условии подготовленного гостя весь процесс от сканирования билета до выдачи готового бейджа занимает в среднем всего 7 секунд!

Преимущества:

• 🟢 Высочайшая скорость, удобство и профессиональный вид.
• 🟢 Невозможно использовать билет повторно.
• 🟢 Полная статистика входов в режиме реального времени.

5. Печать стикеров через PrintServer (удаленная печать со смартфона)

Самое эргономичное решение для ограниченных пространств и большого потока посетителей.

Как это работает:

Хостес могут встречать гостей прямо у входа (или даже на улице/в холле) и сканировать билеты со смартфонов. Стикер автоматически отправляется на печать через PrintServer на принтер, стоящий возле выдачи. Пока гость поднимается по лестнице или раздевается в гардеробе, его стикер уже напечатан и наклеен. На стойке выдачи его ждет готовый бейдж.

Преимущества:

• 🟢 Максимальная скорость прохода без очередей у стойки.
• 🟢 Идеальное решение для компактных локаций и входных групп.
• 🟢 Полный контроль и точная статистика посещаемости.
• 🟢 Полностью исключает проход безбилетных гостей.

Сравнительная таблица способов чекина

Способ чекина	Необходимое оборудование	Скорость	Стоимость	Печать бейджа на месте	Полная статистика
1. Вход без бейджей	Смартфон	Средняя	🟢 Бесплатно	❌ Нет	✅ Да
2. Приложение для чекина	Смартфон / Планшет	Высокая	🟡 Низкая	🟡 Опционально	✅ Да
3. Excel + Готовые бейджи	Бумажные списки	🔴 Очень низкая	🟡 Средняя	❌ Нет	❌ Нет
4. Печать стикеров (Ноутбук)	Ноутбук + Сканер + Принтер	🟢 Очень высокая (~7 сек)	🟡 Средняя	✅ Да	✅ Да
5. Печать через PrintServer	Смартфон + PrintServer + Принтер	🚀 Максимальная	🟡 Средняя	✅ Да	✅ Да

Выводы

Выбор способа регистрации зависит от масштаба вашего мероприятия, бюджета и особенностей локации. Зная среднее время чекина на одного человека, вы можете заранее рассчитать пропускную способность входа и избежать очередей.

Хотите организовать быструю и комфортную регистрацию на вашем мероприятии? Создайте кабинет организатора на RegToEVENT и делайте свои события удобными для гостей уже сегодня!