Фото- та відеооператори — такі ж важливі учасники події, як і спікери, гості та всі, хто до неї причетний. Саме від того, якої якості матеріали Ви отримаєте для звіту та що буде на цих фото й відео, залежатиме загальна думка про подію та її подальша доля — чи відбудеться наступний івент, чи ні. Що б не говорили й не писали в відгуках учасники — якісні фото та цікаві відео говорять самі за себе.

При виборі фотографа та оператора краще керуватися рекомендаціями знайомих і колег. Якщо таких немає, пошукайте на форумах, у групах, чатах для організаторів та підрядників. Обов’язково попросіть портфоліо їхніх робіт, за можливості порівняйте з тими фото, які публікувалися у звітах про івенти, в яких фотограф/оператор брали участь. По можливості запитайте організатора, як йому працювалося з таким виконавцем і чи все влаштувало в роботі.

  • Навіть якщо Ви залучаєте вже знайомого фотографа/оператора, все одно щоразу обговорюйте з ним цілі та завдання зйомки, умови роботи, оплати та що Ви отримаєте натомість.
  • Яку кількість фото та відеоматеріалів Ви отримаєте в підсумку.
  • Терміни отримання матеріалів
  • Професійні фотографи використовують для івентів світлосильну техніку, щоб можна було фотографувати в приміщенні без спалаху. Такі фотографії вимагають обов’язкової обробки фільтрами, тому поцікавтеся, чи входить вона у вартість пакету послуг, чи оплачується окремо.
  • Фотографії та відео нададуть з обробкою чи лише вихідні матеріали, а можливо, навпаки, Вам нададуть лише оброблені, а вихідні — ні.
  • Найкраще не просто поговорити про свої очікування, а надіслати їм інструкцію в письмовій формі, у вигляді вкладеного файлу або хоча б у тексті листа. Так у Вас будуть підстави вимагати виконання того, що було домовлено.
  • Якщо у вас не лише зал із доповідями, а весь простір поділений на кілька залів, виставкову зону, є окремі зони для фото, то краще, щоб і фотографів, і операторів було 2, а то й 3 особи, бо 1 фізично не зможе встигнути охопити всі куточки локації одночасно.
  • У фотографа/відеооператора обов’язково має бути програма заходу під рукою з розкладом, щоб він розумів, що, де і в який момент відбувається, і не пропустив нічого важливого.

Інструкція для фотографа може виглядати так:

  • Місце:
  • Початок зйомки о 09:00 ранку.
  • Контакти відповідальної особи:
  1. Реєстрація учасників 09:00–09:45
    • фотографії із зони реєстрації (10–20 знімків)
    • вхід гостей, отримання ними роздаткових матеріалів (10–20 знімків)
    • ранкова кава-перерва (10–20 знімків).
  2. Відкриття конференції, вітальне слово організаторів 09:45 – 10:00
    • фото доповідачів на сцені
    • фото заповненого залу (всього 20–30 знімків)
  3. Початок доповідей 10:00 – 12:00
    • фотографії із залів під час доповідей, доповідачі/слухачі,
    • фото кожного спікера
    • фото гостей у залі
  4. Кава-брейк 12:00 – 12:30
  5. Другий блок доповідей 12:30 – 14:30
  6. Надіслати частину фотографій організатору о 14:30.
  7. Обідня перерва 14:30 – 15:30
  8. Третій блок доповідей 15:30 – 17:30
  9. Закриття конференції 17:30 (приблизно 20–30 знімків)
  10. Завершення зйомки о 18:00

Очікування від зйомки:

  • фото відкриття/закриття заходу — по 20–30 шт.
  • фото з реєстрації та зустрічі гостей, отримання роздаткових матеріалів — по 10–20 штук
  • приблизно 50–70 фотографій прес-зони конференції (фотографувати всіх бажаючих, запрошувати людей фотографуватися).
  • 3–5 фото кожного! доповідача конференції + 30–40 фото аудиторії під час доповідей та інтерактивів (окремий респект за фото учасників, які задають питання спікерам).
  • якщо зал повний — фото залів краще робити зверху, щоб було видно загальний огляд; якщо так сталося, що частина залу порожня, фото робити на такому рівні, щоб не було видно порожніх крісел.
  • фотографії кожного стенду, павука та розтяжки обов’язково з натовпом людей навколо. (Якщо натовпу немає, запрошуйте тих, хто проходить повз).
  • приблизно 50 фотографій кава-брейків, обідів.
  • 200–250 фотографій загального огляду заходу:
    • фото щойно накритих столів і підготовлених залів (на самому початку конференції);
    • щасливі учасники, які розмовляють, п’ють каву (але не їдять!!!), тиснуть один одному руки, жартують, сміються;
    • учасники, які отримують і переглядають роздаткові матеріали;
    • учасники біля стендів партнерів. Важливо підловити момент, коли біля стендів дійсно багато людей — потрібна видимість натовпу;
    • зали, заповнені людьми (у зоні кава-брейків, фуршету, виставковій зоні та в залах із доповідями).
    • панорамні фото локацій: головний вхід, головне фойє, обідня зала.
    • фото брендованих роздаткових матеріалів, волонтерів у фірмових футболках, організаторів, фотозони та оформлення зали з логотипом івенту.

ВАЖЛИВО:

  • намагайтеся робити по кілька фотографій однієї людини, щоб було з чого вибрати і не довелося завантажувати невдалі знімки лише тому, що інших немає.
  • Вимоги: правильний баланс білого (без синього чи жовтого відтінку), без пересвічень, завалених горизонтів та зайвих елементів у кадрі, таких як розмита рука чи голова.