Якщо Ви готуєте великий захід, то волонтери стануть Вашими незамінними помічниками. Як правило, це хлопці та дівчата віком до 25–30 років, які ще не мають постійного місця роботи, а допомога на конференції чи виставці не надто вплине на їхнє навчання. Але, залежно від типу заходу, це можуть бути й люди значно старшого віку.
Перше, що повинен розуміти організатор, — волонтер — це людина, якій цікава подія, її тематика, концепція, яка хоче бути її частиною і готова допомогти безкоштовно. Але при цьому це не Ваш співробітник, на якого можна звалити абсолютно все!

Як знайти волонтерів?

Перш за все підготуйте онлайн-анкету, яку зможуть заповнити всі бажаючі, вказавши інформацію про себе. Розмістіть анонс у своїх соціальних мережах, на сторінках або в спеціальних групах, де, на Вашу думку, перебувають потенційні претенденти на таку «посаду», а також у спеціальних волонтерських організаціях, і трохи почекайте. Ефект «сарафанного радіо» спрацює дуже швидко, і незабаром у вас буде цілий список анкет.

Відбір волонтерів та інструктаж

Попередній відбір можна провести навіть за анкетами: наскільки серйозно людина підійшла до її заповнення, чи вказала все про себе, що було потрібно. На яких посадах він хоче працювати, протягом якого часу тощо. Іноді таку анкету можуть заповнити просто потенційні учасники, щоб потрапити на захід і не платити за квиток. І таких потрібно якось спробувати відсіяти, бо допомоги від них ви навряд чи дочекаєтеся в потрібний момент.

Після перегляду анкет зателефонуйте всім, кого відібрали, і поспілкуйтеся з ними, розкажіть про захід та про роботу, яку потрібно буде виконувати, обговоріть, чого очікує потенційний волонтер від своєї участі, і що б йому хотілося побачити/почути/переглянути. Уважно слухайте розмову, адже навіть під час телефонної розмови можна зрозуміти реакцію, наміри та відповідальність людини. Після розмови ще кілька людей відсіються: у когось уже інші плани, хтось не може працювати цілий день, ще якісь інші причини.

Після дзвінків створіть загальні групи, чати для спілкування та домовтеся з усіма учасниками про зустріч. На зустрічі познайомтеся особисто, обговоріть завдання, які потрібно буде виконувати, і складіть попередній список, хто на яких позиціях працює, о котрій годині змінюється та коли що потрібно буде робити.

Завжди набирайте волонтерів із запасом, оскільки вони вільні люди й нічим вам не зобов’язані, і можуть змінити свої плани в останній момент. Хвороби та форс-мажори теж ніхто не скасовував!

Можете скласти текстові інструкції для кожної позиції: що, коли та як робити. І розіслати це хлопцям заздалегідь для ознайомлення. Чим детальніше Ви все пропишете, тим краще для Вас, адже в усній розмові Ви можете забути якісь деталі, або потім буде важко довести, що це було обумовлено і це треба зробити.

Перед самим івентом бажано зустрітися ще раз, вже на майданчику. Пройтись по майданчику на місці, подивитися, хто де стоїть, що робить. Показати, де розташовані туалети, гардероб, буфет, зони відпочинку, вода, курильна, парковка та інші місця на локації, про які завжди запитують учасники.

Що можна доручити волонтерам?

Зустріч гостей

Незалежно від масштабу заходу, Ви як організатор не зможете особисто зустріти всіх, оскільки у Вас є інші, важливіші завдання. З цим чудово впорається волонтер, який зустрічатиме гостей і відразу запрошуватиме їх на реєстрацію або до гардеробу. Якщо в залах, де відбуваються доповіді, гості скупчилися біля дверей, а попереду багато вільних місць, то варто запропонувати гостям пройти й сісти — можливо, вони просто не помітили, що там ще є вільні місця.

Навігація

Якщо учасників багато, зазвичай під час реєстрації всі скупчуються біля першого столу. Окрема людина може розподіляти потік відвідувачів, направляючи їх до менш завантаженої стійки. Якщо схема залу дуже складна або для заходу задіяно багато різних зон, то поставте окремих волонтерів на перетині зон, щоб вони були помітні відвідувачам і могли відповісти на їхні запитання щодо того, як пройти до тієї чи іншої зони.

Стійка реєстрації

Волонтери можуть зустрічати гостей, перевіряти їхні квитки та видавати бейджі, пакети учасників, програму. Якщо передбачено продаж квитків на місці, то тут обов’язково має бути ваш співробітник, касир з майданчика або інша особа, відповідальна за матеріальні цінності; волонтери для такого завдання не підійдуть!

Контроль входу

Якщо на майданчику є різні зони, до яких мають доступ не всі учасники, а лише за певними перепустками, то волонтери можуть стежити за тим, хто проходить у зону, та пояснювати іншим учасникам, що відвідування цієї зони не входило до їхнього пакету участі.

Допомога ведучому (модератору)

Волонтер може стежити за показом презентацій, вчасно завантажувати потрібні слайди для доповідача, у разі несправностей із клікером навіть перемикати слайди. Стежити за часом виступу та показувати доповідачеві, скільки часу ще залишилося. Під час запитань із залу подавати мікрофон.

Дрібні доручення

Скласти звіт, роздрукувати документ, перенести, пересунути, доставити стільці, допомогти з прибиранням. Головне — не забувати, що людина у вас не в рабстві, і якщо вона не хоче цього робити або не може з якихось причин, то змушувати її не можна.

Волонтери можуть допомагати вам і до початку заходу, це потрібно обговорювати з ними окремо. Якісь дзвінки, поїздки, привезти, забрати, зустріти кур’єра тощо.

Що не можна доручати волонтерам

Усі питання, пов’язані з фінансами

Продаж квитків на місці, розрахунки з підрядниками, кур’єрами та все інше. Гроші мають бути під контролем організатора та його співробітників, яким він довіряє.

Важка робота та монтаж

Волонтерів не можна залучати до важкої роботи. Якщо вони допомагають вам розставити стільці, техніку та перенести якісь дрібниці, то не можна залучати їх до важкої роботи з завантаження/розвантаження важких меблів, монтажних елементів великих конструкцій тощо.

Повноцінне прибирання

Волонтери — не Ваш персонал! Ви заздалегідь повинні з ними обговорити функції контролю чистоти в приміщенні та що з цим робити. Якщо це стійка реєстрації, де накопичилися квитки, роздруківки, конверти, непотрібні пакети, то не складе великих труднощів прибрати це у сміттєвий пакет або підготовлену для цього коробку/урну. Якщо йдеться про чистоту в туалеті, то волонтер не повинен його мити! Для цього є спеціальна служба, яку він повинен викликати сам або повідомити про це організатору. Волонтери можуть допомогти прибрати роздаткові матеріали, упакувати все в коробки, зібрати папірці з підлоги, але не мити підлогу, збирати брудний посуд тощо. Якщо ж Ви заздалегідь знаєте, що це потрібно буде робити, то такі моменти слід обговорити заздалегідь, можливо, хтось із хлопців і погодиться.

Як подякувати волонтерам

Сам факт волонтерства не передбачає оплати. Але Ви, як організатор, зобов’язані подякувати всім, хто Вам допомагав, і ставитися до них з повагою.

Усі волонтери — такі самі учасники заходу, як і ті, хто прийшов до Вас за гроші. Тому вони мають отримати такі самі роздаткові матеріали, як і інші учасники.

Обов’язково підготуйте для них пам’ятні сувеніри: футболки, кепки, чашки — усе те, що вони можуть забрати з собою на згадку.

Волонтерів обов’язково потрібно годувати! Годувати, як і всіх учасників! Не в підсобці бутербродами, а повноцінним обідом разом з іншими гостями.

Волонтерам потрібно дати час на відпочинок, тому їх потрібно набирати більше, ніж є посад, щоб вони могли змінювати один одного та відпочивати. Стояти 8–10 годин на ногах жодна нормальна людина не зможе.

Волонтери приходять на захід не просто так, їм цікава тематика події та спікери, тому ще на попередніх зустрічах Ви можете почати обговорювати, кому яка доповідь цікава, щоб вони могли розподілитися й піти її послухати, не залишаючи «пост» без нагляду.

Вершина майстерності — зробити спільне фото з волонтерами та опублікувати його з подяками в соціальних мережах. Подякувати їм зі сцени та вручити сертифікати про участь.