Що робити з чергою гостей на вході -

Події поділяються на 2 типи:

ті, де навіть за великої кількості відвідувачів усе чітко злагоджено, і учасники не відчувають жодного дискомфорту, одразу проходять реєстрацію та насолоджуються контентом, емоціями й тим, заради чого прийшли
ті, на яких навіть при невеликій кількості учасників панує безлад: від черг і загублених бейджів на стійці реєстрації до зсуву графіку та інших провалів.

Найкраще заздалегідь продумати, як відбуватиметься реєстрація учасників до початку заходу та їхня ідентифікація під час самого заходу.

Чим масштабніша подія (форуми, виставки, фестивалі), тим більше людей вона збирає і тим довша черга може утворитися на вході. Пропонуємо Вам кілька рекомендацій, щоб не звести нанівець усю ретельну підготовку до події та подарувати учасникам лише позитивні емоції, а натомість отримати лише хороші відгуки?

1) Завжди реєструйте людей заздалегідь

Навіть якщо умови участі передбачають можливість реєстрації та/або оплати безпосередньо на місці. Так Ви з самого початку розумітимете, що менше людей точно не прийде, і будете заздалегідь готові до зустрічі потрібної кількості гостей.

2) Слідкуйте за заповненням залів

Найзручніше це робити за допомогою спеціальних програм, де Ви можете відстежити кількість тих, хто вже зареєструвався на майданчику. Якщо Ви розумієте, що черга не закінчується, а в залах ще мало людей, це дозволить оперативно посилити стійку реєстрації додатковим персоналом і пришвидшити процес; або Ви зрозумієте, що черга лише візуальна, можливо через обмежений простір, а зали вже заповнені на 80%

3) Призначте відповідальних хостес

Це можуть бути 1–2 особи, які зустрічатимуть гостей, що щойно підійшли до черги, зможуть відповісти на їхні запитання та, так би мовити, заспокоїти, що черга рухається швидко.

4) Попередня реєстрація навіть там, де вона не потрібна

Якщо Ви проводите фестивалі вуличної їжі, виставки квітів, книг, рукоділля в приміщенні або на вулиці з безкоштовною участю, можна реєструвати гостей заздалегідь і, що ще краще, розподіляти їхній прихід за часом, щоб не було великих скупчень людей і тисняви. Прорахуйте співвідношення розміру майданчика, кількості точок, на яких можуть зупинятися відвідувачі, та скільки людей може там комфортно розміститися. Розподіліть інтервали за тривалістю, за яку в середньому гості оглянуть усі експонати або точки продажу. Навіть якщо хтось із гостей залишиться після закінчення цього часу, він уже не створюватиме такого натовпу, коли увійдуть нові відвідувачі. А поки гості, що прийшли, чекають на свій час входу, можна організувати зовні фотозони, музику, невеликі розваги.

5) Максимально сплануйте процедуру реєстрації на майданчику.

Це найважливіший момент, щоб уникнути черги! Ідеальний варіант — електронна, автоматизована реєстрація. Усі учасники мають квитки, які скануються на вході, і людина одразу отримує доступ до заходу. Навіть якщо умови участі передбачають реєстрацію на місці, це робиться швидко як з ПК, так і з мобільних пристроїв. При цьому бейдж можна одразу роздрукувати на місці, щоб не порпатися в купі заздалегідь розкладених квитків півгодини, поки учасник нервово чекає.

«Мобільна реєстрація є найкращим варіантом, — заявляє Тріш Сімітакос, власниця агентства Trish Star Events, Вашингтон, — Якщо електронна реєстрація вписується в рамки бюджету, дозвольте гостям зареєструватися самостійно й спокійно отримати бейджі на місці, що, загалом, значно скоротить процес реєстрації».

Валері Біхет, власниця Vibe Agency, підтримує ідею електронної реєстрації. На її думку, таким чином гості економлять власний час, а також одночасно підвищується рівень їхньої залученості. Ще одним незаперечним плюсом є й те, що електронна реєстрація скорочує кількість необхідного персоналу.

До речі, реєстрацію «під ключ» надає RegToEVENT ?

Автоматична стійка реєстрації економить не лише час, а й кошти, адже в іншому разі Вам доведеться найняти велику кількість волонтерів, і навіть якщо не платити їм за роботу, то все одно доведеться їх нагодувати, надати їм роздаткові матеріали, сувеніри, подарунки, спецодяг тощо.

Якщо ж з якоїсь причини Ви поки що не дійшли висновку, що Вам потрібна автоматизація реєстрації на майданчику, прорахуйте навантаження на одного волонтера і встановіть стільки столів реєстрації, скільки знадобиться для того, щоб і людині було комфортно за ним працювати, і учасники не нудилися, чекаючи на свій бейдж або дозвіл на вхід.

Якщо черг все одно не уникнути.

Подбайте про те, щоб Вашим гостям було в ній комфортно, як би безглуздо це не звучало. Організатори усього світу придумують найрізноманітніші варіанти:

— завжди думайте про те, де буде збиратися черга. Якщо це вулиця, а прогнозується дощ — потрібно перестрахуватися й поставити якісь парасолі. Причому це актуально не тільки під час дощу, а й у ясну погоду. Стояти під палючим сонцем — не найкращий варіант. Якщо за вікном зима, то краще взагалі не доводити ситуацію до черги на вулиці.

— можна, щоб у черзі замість гостя постояв хтось із ваших волонтерів. Смішно — але працює. Наприклад, людина розуміє, що потрапить до зали хвилин через 15–20, а їй потрібно терміново відійти, банально — до туалету. Вона може попросити хостес постояти замість неї й тим самим зберегти своє місце в черзі )))

— можна подбати про те, щоб люди могли в черзі присісти, це буде набагато зручніше, ніж просто стояти на ногах.

— перед гостями в черзі можуть виступати фокусники або якісь акробати, розмальовані моделі тощо. Це теж залучатиме їх до початку всього, що відбувається на заході, і відволікатиме від очікування.

— можна пригощати гостей закусками чи напоями: водою, соком або навіть келихом вина чи шампанського, гарячим шоколадом. Але тут головне — не перестаратися, інакше всім буде настільки добре й комфортно в черзі, що до заходу вони можуть і не дійти.

— якщо говорити про частування, то може бути ще другий варіант, коли їжа або напої готуються прямо тут, на очах у гостей. Швидкі майстер-класи з приготування закусок або шоу барменів. Це й залучає їх до процесу: вони не помічають часу, проведеного в черзі, а частування — це ще й приємний бонус.