Ми підготували для вас короткий, але простий і зрозумілий чек-лист: що насамперед потрібно врахувати під час планування заходу та як правильно визначити ціну квитка. Адже іноді буває так, що на самому початку організатор може заплутатися, що йому потрібно і з чого почати підготовку. А ціну на квиток встановлюють таку, що яким би цікавим не був івент, на нього не підуть, бо дорого, або навпаки думають, що буде нецікаво, бо дешево.

Плануємо захід

  1. Визначте, для кого ви проводите конференцію. Опишіть і сегментуйте цільову аудиторію. Наприклад, конференції з digital-marketing потрібно орієнтуватися на бізнес-аудиторію: маркетологи, власники малого та середнього бізнесу, керівники компаній тощо; на музичний фестиваль, звичайно ж, потрібно орієнтуватися на молодь, їхні музичні інтереси та регіон, залежно від того, якого масштабу він буде.
  2. Визначтеся з датою та часом початку конференції. Найкраще проводити конференцію в будній день, у другій половині тижня, і починати все близько 10:00. Якщо у вас масштабний захід, який передбачає прибуття учасників із різних міст, а то й країн, то такий краще проводити або в п’ятницю, або взагалі у вихідні. А час початку може бути з 11:00, щоб учасники встигли доїхати.
  3. Підберіть місце проведення заходу. Майданчик повинен комфортно розміщувати заплановану кількість гостей і відповідати вашим технічним вимогам. Не забудьте про зручне розташування в місті, хорошу транспортну розв’язку та наявність парковки для гостей, які приїжджають на автомобілі.
  4. Кількість місць розраховується так: план з продажу квитків плюс план щодо гостей від партнерів мінус 20-30 % (які можуть не з’явитися, навіть якщо заплатили за квиток).
  5. Складіть короткий і детальний план заходу, пропишіть основні блоки, необхідні для його проведення, та детальний перелік за кожним блоком, наприклад, «Спікери», «Майданчик», «Обладнання» тощо.
  6. Пропишіть усі можливі витрати +10% до них – так ви отримаєте бюджет заходу. Бажано не пропустити дрібниць, аж до транспортних витрат або зайвих 5-10 штук сувенірної продукції.
  7. Перегляньте основні пункти плану підготовки та призначте відповідальних за кожен із них. А також обговоріть і визначте терміни реалізації цих пунктів.
  8. Після підрахунку передбачуваних витрат продумайте, скільки з цього ви готові оплатити самостійно, а яку частину можна і потрібно покрити за рахунок партнерів та спонсорів. І починайте їх шукати.

Встановлюємо ціни на квитки

  1. Ціна квитка формується на основі Ваших витрат. Порахуйте, скільки квитків і за якою ціною Вам потрібно продати, щоб покрити суму витрат. Але при цьому Ви повинні розуміти, що ціна не повинна відлякувати учасників, не варто завищувати її з жадібності заради отримання прибутку; краще спробуйте знайти партнерів і спонсорів та покрити частину витрат за їхній рахунок.
  2. Занижувати вартість теж не слід, особливо якщо захід орієнтований на бізнес-аудиторію. Ціна квитка відсіє студентів, халявщиків і просто цікавих, а ті, хто може дозволити собі квиток, розумітимуть, що зустрінуть там лише цільову аудиторію.
  3. Знижки потрібні чи ні? «Халяви» хочуть усі, якщо не на 100%, то хоча б трохи наблизитися до неї. Але робіть знижки максимально персоналізованими: для конкретного пабліку чи блогу, для компанії за участь великої кількості співробітників тощо.
  4. Важливий момент! Повертаючись до планування бюджету, не забудьте врахувати знижки, які Ви надаватимете, а також безкоштовні квитки для партнерів чи преси!
  5. Стимулюйте ранній продаж. Це вигідно для учасників, бо вони можуть купити квиток дешевше, а Вам, як організатору, це дає стартовий бюджет, який знадобиться для оплати застави за майданчик, передоплати підрядникам тощо. Ціна має бути значно нижчою за середню ціну квитка за весь період продажу, а терміни реалізації таких квитків Ви визначаєте самі.
  6. Не варто змінювати правила та ціни на півдорозі. Заздалегідь визначте терміни підвищення цін і не змінюйте їх, не зміщуйте графік підвищення на ходу, якщо продажі йдуть погано. Краще надати промо-коди або провести додаткові акції на кшталт «при купівлі 2 квитків – знижка на третій», ніж потім вислуховувати 1-2 незадоволених учасників, які скажуть, що купили квиток до підвищення ціни, а ціна так і не зросла.