Організація події вимагає ретельної підготовки, і однією з ключових складових цього процесу є форма реєстрації учасників. Вона не лише допомагає збирати дані, необхідні для організаційних моментів, але й є важливим інструментом для покращення нетворкінгу та взаємодії з аудиторією після події. Правильний підхід до створення форми реєстрації може суттєво вплинути на рівень залученості учасників та успіх заходу.

 Важливість даних учасників для бізнес-подій

Для бізнес-подій, де одним із головних елементів є продуктивний нетворкінг, важливо зібрати максимальну кількість релевантної інформації про учасників. Дані про компанію, посаду, сферу діяльності дозволять організатору краще підготувати програму, таргетувати подальшу комунікацію, а також створити можливості для учасників знайти нові бізнес-контакти.

Водночас важливо уникати ситуацій, коли одна особа купує декілька квитків, але заповнює форму лише на себе. Такий формат може бути прийнятним для розважальних заходів, але у бізнес-контексті це створює інформаційні прогалини, що ускладнює процес планування та взаємодії. І зводить весь подальший нетворкінг нанівець ще на старті підготовки до події, якщо ви використовуєте автозаповнення форми на всі квитки в замовленні.

Скорочення форми — підвищення конверсії

Чим простіше і швидше учасник зможе заповнити форму, тим більше шансів, що він це зробить. Довгі, перевантажені питаннями форми можуть відлякати потенційних учасників, що негативно впливає на рівень конверсії. Рішенням є збір лише тих даних, які дійсно потрібні організатору для підготовки події та подальшої взаємодії з учасниками.

Варто фокусуватися на тих питаннях, які можуть бути використані для таргетування реклами, організації нетворкінгу або покращення сервісу на події (наприклад, дані про переваги в харчуванні, якщо це актуально). А от “Звідки ви про нас дізнались?”, “Чи відвідували ви раніше наші події?”, “Вкажіть вашу адресу” і т.п. – таких полів краще уникати. Бо зібрати статистику звідки користувачі прийшли в форму реєстрації можна і без цього, чи відвідували подію раніше – теж буде видно з CRM системи.

В крайньому випадку можна провести опитування вже безпосередньо на самій події через анкети чи за допомогою мобільного додатку. І не нагромаджувати форму зайвими питаннями на етапі реєстрації.

Питання з варіантами відповідей — прискорення процесу

Щоб прискорити заповнення форми і зробити цей процес більш зручним для учасників, рекомендується використовувати питання з готовими варіантами відповідей. Це може бути випадаючий список (dropdown), чекбокс (checkbox) або радіокнопка (radiobutton). Такий підхід не лише економить час, але й забезпечує стандартизованість відповідей, що полегшує подальшу обробку даних.

Наприклад, замість відкритого питання “Яку посаду ви займаєте?”, краще надати декілька готових варіантів: директор, менеджер, фрілансер тощо. Це зменшить кількість неповних або некоректних відповідей.

Різні форми для різних типів квитків

Якщо ви пропонуєте різні типи квитків — для відвідувачів, наприклад квитки офлайн для участі на локації та онлайн, важливо налаштувати форми реєстрації відповідно до їхніх потреб. Для тих, хто планує бути на події особисто, варто запитати про необхідність паркомісця, трансферу чи, можливо, спеціального меню. Водночас для учасників онлайн-трансляції ці питання будуть зайвими.

Функціонал RegToEVENT дозволяє створювати індивідуальні форми для кожного типу квитка, що робить процес збору інформації точнішим та зручнішим для учасників.

Візуальне оформлення та інтеграція форми

Форма реєстрації — це не лише інструмент збору даних, але й перший контакт учасника з подією, тому її зовнішній вигляд теж має значення. Вибір відповідного дизайну допоможе створити позитивне перше враження і збільшити лояльність до заходу.

За допомогою RegToEVENT організатор може обрати фонове зображення, налаштувати кольори полів і текстів, щоб форма відповідала стилю події. Крім того, форма легко інтегрується на вебсайт або у рекламу за допомогою кількох доступних варіантів: двокрокова форма, міні-сторінка події, блок квитків чи веб-форма.

Гнучкість і адаптивність форм

Гнучкість — один із ключових факторів успішної форми реєстрації. Інформація, яку ви збираєте, може змінюватися в процесі підготовки до події. RegToEVENT дозволяє вносити зміни до форми в будь-який момент, а всі оновлення миттєво застосовуються без необхідності змінювати посилання або код форми.

Переваги RegToEVENT для створення реєстраційних форм

Функціонал RegToEVENT пропонує всі необхідні інструменти для створення зручної, адаптивної та інформативної форми реєстрації. Можливість обирати типи полів, створювати різні форми для різних типів квитків, а також гнучко налаштовувати візуальне оформлення робить цей інструмент ідеальним вибором для будь-якого заходу.

Перегляньте відео, як налаштувати форму реєстрації для події