Під час підготовки до заходу, ви, як організатор, рано чи пізно стикаєтеся з підрядниками. Це і оренда зали (про це ми детально вже писали у нашому блозі), кейтеринг, ЗМІ, технічне обслуговування майданчика: звук, світло, декорації та поліграфічні послуги й багато іншого.

По суті, все те, що фізично не може виконати команда організаторів, для чого залучають сторонніх виконавців.

Де шукати підрядника

Однозначної відповіді на це питання вам ніхто не дасть! Є деякі алгоритми, але насправді все залежить від ваших потреб та бюджету.

Можна спитати у знайомих або колег/партнерів, які стикалися з такими питаннями, можливо, вони вже замовляли і впевнені в адекватності ціни та якості виконання поставлених перед підрядником завдань.

Якщо пошук серед знайомих результату не дав – шукайте в інтернеті, читайте відгуки, дивіться портфоліо.

Якщо це артисти, то, ймовірно, можна знайти записи їхніх виступів. У флористів точно буде портфоліо з оформлених ними заходів. Якщо мова йде про поліграфію – завжди можете під’їхати до них в офіс і подивитися зразки продукції. Кейтеринг обов’язково перегляньте: кількість страв, що вони пропонують, вихід порцій на одну людину, щоб учасники не залишилися голодними.

Як же обрати підрядника?

Сформуйте список потрібних вам позицій і включіть туди 5-10 підрядників, які можуть це забезпечити, та порівняйте їхні ціни.

Важливо звертати увагу на розташування підрядника – чи буде зручно при необхідності забирати матеріали, чи є у нього доставка. Чи можна поєднати декілька позицій і замовити все в одному місці, адже багато компаній пропонують і технічне забезпечення, і оренду обладнання, і можуть одночасно надрукувати банери, скатертини або іншу поліграфію. Але, можливо, доведеться замовляти все в різних місцях.

Коли ви визначилися з цінами та умовами, можете зупинитися на одному з варіантів і зробити замовлення. Якщо є підрядник, якому ви довіряєте більше, але ціна у нього вища, можна спробувати поторгуватися. Скажіть йому, що вам за ті ж гроші пропонують більше, або що ціна у конкурентів нижча, і ви йому довіряєте, але економія важлива, тому не можете визначитися. Найчастіше підрядник спробує знайти компроміс, щоб продовжити працювати з вами, і може погодитися знизити ціну.

Але будьте готові до того, що, йдучи на зниження ціни, підрядник працює собі на збиток, і якість виконаних ним зобов’язань може бути нижчою за початково заявлену. Вони можуть почати економити на папері, якості друку, або зменшити час виступу артиста з півгодини до 20 хвилин, або запропонувати скоротити меню тощо.

Завжди перевіряйте якість наданих послуг і не бійтеся висувати претензії.

Адже саме ви, як організатор, платите за це гроші. Зрозуміло, що якщо логотип спонсора замість бірюзового став синім, у день івенту ви вже нічого не зміните, але у випадку хоча б мінімальної компенсації ви зможете заспокоїти спонсора та передати йому ці гроші. Це навряд чи сильно вплине на його настрій, але він хоча б знатиме, що ви старалися, контролювали ситуацію та зробили все, щоб компенсувати його “збитки”. Якщо ви отримали продукцію не в день заходу, а хоча б за кілька днів, вимагайте терміново виправити всі недоліки, навіть до того, щоб переробити все з нуля!

Якщо ви не до кінця розумієте, які підрядники вам потрібні, де їх шукати та що вони пропонують, а часу на пошук мало – звертайтеся до RegToEVENT за консультацією, і наші спеціалісти допоможуть вирішити це питання за кілька днів.

Курйозних історій про роботу з підрядниками мільйони, і головне – вам не стати учасником однієї з них!