От того как будут себя чувствовать участники на площадке, будет зависеть их восприятие материала и характер отзывов. Важно не просто дать им полезный и ценный контент или знакомства, за которыми они пришли, но и создать комфорт.

Зоны ответственности

Необходимо зонировать площадку, как зрительно, чтобы всем участникам было легко и просто понять, где что находится и где найти, то что им нужно, так и для себя, как организатора, чтобы все контролировать.

Посчитайте сколько нужно человек для поддержания порядка, ответов на вопросы участников и контроля ситуации в каждой зоне.

Зона регистрации

Тут должно работать столько человек, сколько справится с выдачей бейджей и раздаточного материала на ожидаемое количество участников. Лучше заказать у RegToEVENT автоматизированную печать бейджей (наклеек) на месте, это в 3-5 раз ускорит процесс, сведет очереди к минимуму и Вам не нужно будет привлекать к этому много сотрудников или волонтеров, ведь есть и другие зоны, где они нужны.

Работа со спикерами

Назначьте ответственного человека, который будет встречать и выдавать все необходимое спикерам и дальше коммуницировать с ними.

Во-первых, человек должен если не знать их лично, то хотя бы ориентироваться по фотографии, как спикер выглядит. Он должен встретить спикера, проводить его на площадку, уточнить не менялась ли презентация и если да, то получить ее заранее. Напомнить спикеру, когда время его выступления и потом еще раз уже ближе к времени выступления. У него должны быть контакты всех спикеров, чтобы с ними можно было оперативно связаться, если те опаздывают или еще каких ситуаций.

Залы с докладами

В каждом зале должен быть ответственный человек за показ презентаций и помощь спикеру в выступлении, например, разобраться с кликером или самостоятельно переключать слайды по его команде. Также, после самого доклада, он может передавать участникам микрофон, чтобы те, могли задать вопросы.

Закрепите за каждым залом модератора. Это человек, который не стесняется говорить, сможет представить слушателям спикера и поможет последнему ориентироваться по времени доклада. Если зал один, это может делать ведущий. Или, например, модератор может взять на себя презентации. Все зависит от количества привлекаемого Вами персонала и масштаба ивента.

Технический специалист

Вам может понадобиться тех.специалист, который настроит все технику, проверит работу микрофонов, колонок, вывод на проектор и т.д. Лучше, чтобы его предоставляла площадка, т.к. Вы можете не знать, как настраивается чужое оборудование.

Ведущий

Чтобы участники не терялись и понимали, что в какой момент происходит Вам нужен человек, который возьмёт на себя роль ведущего и скажет всем куда, когда и зачем бежать. Это может быть кто-то из организаторов, а может быть профессиональный ведущий. Главное, чтобы человек умел красиво говорить, понимал публику и координировал ее.

Фото/Видео

Если у Вас на мероприятии присутствуют фотографы и видеооператоры, то, вероятней всего они будут несколько дней/недель присылать Вам обработанные фото и смонтированное видео. Так как отчет лучше всего делать сразу после ивента, то назначьте 1-2 человек, которые сделают фотографии спикеров, стендов, регистрации, залов. По возможности, запишут короткие видео, чтобы Вы могли сделать пост анонс до того, как получите все от специалистов.

______________________________________________________________

Желательно, чтобы люди, помогающие Вам на площадке, были одеты одинаково и сразу выделялись из основной массы участников. Самый идеальный способ – это одинаковые футболки или кофты, если нет бюджета на футболки это могут быть косынки, кепки или хотя бы бейджи другого цвета с крупной надписью Организатор.

Все эти люли должны хорошо знать площадку, и кто за какую зону отвечает. Для того, чтобы направить участника в нужное место (гардероб, туалет, курилка, ресторан и пр.) или сказать к кому обратиться с данным вопросом.

Проинструктируйте их какие вопросы им могут задать и что на них ответить, а также, как реагировать на нестандартные ситуации. Варианты решения подобных ситуаций и к кому обратиться, если вопрос не решен.

Идеальный вариант – это прописать инструкции и выслать им на ознакомление за пару дней до ивента. Еще лучше — перед ивентом провести брифинг на месте.