Прежде всего вместимость площадки должна соответствовать количеству людей, которое на нее придет. Но, если Вы планируете, что у будет 200 человек, не стоит брать зал на 500 иначе они там потеряются и участникам будет не комфортно. Если Вы проводите мероприятие, которое предусматривает выступление спикеров, и восприятие информации участниками, то одно из самых важных критериев — освещение и воздух.

Освещение должно соответствовать дневному, независимо от времени суток и наличия/отсутствия окон. Если его будет не хватать очень быстро все начнут засыпать и восприятие информации сводится к 0.

Позаботьтесь о температуре на площадке. Не должно быть холодно или жарко.  Но если Вы заранее знаете, что будет прохладно то лучше предупредить об этом гостей.

Попробуйте заранее предвидеть ситуацию с нехваткой сидячих мест. К примеру, у Вас одновременно 2-3 потока докладов. Представьте, что большая половина гостей решила пойти на один и тот же. По возможности старайтесь оперативно доставлять стулья, чтоб гости не толпились.

Если есть возможность организовать бесплатную парковку это идеально. Если нет, хотя бы ее наличие в принципе.

Если въезд на парковку осуществляется по пропускам заранее оговорите с площадкой, чтобы они пропускали машины по какому-то ключевому слову (например, название ивента) или ограничения были и вовсе сняты на период его проведения. Если ни первое ни второе не получится, постарайтесь оповестить участников заранее, чтобы они выслали Вам необходимые данные для пропусков и подготовьте их. Хотя бы для спикеров и спонсоров.

В туалетах должно хватать кабинок, чтоб не собиралась очередь. Там всегда должно быть чисто и, конечно же, нужно следить за наличием туалетной бумаги, мыла, салфеток и пр. Как правило, это все должна предоставлять площадка, но всякое может быть, а контролировать процесс должны Вы.

Обязательно выделите зону для курения. Во-первых, курящие точно будут, а во-вторых, где как не в курилке решаются самые важные дела и сделки с партнерами.

Мусорные урны тоже нужны в достаточном количестве, чтоб мусор не скапливался и не портил внешний вид площадки.

На площадке обязательно должна быть питьевая вода. Вы можете не кормить гостей, не поить их кофе, но бесплатная вода должна быть обязательно. Вопрос решается или бутилированной, или более дешевый вариант — аренда кулера и одноразовые стаканчики.

Идеальный вариант — организовать утренний кофе-брейк, когда гости сходятся на площадку, чтоб все проснулись и 1 или 2, в зависимости от длительности мероприятия, в перерывах между докладами.

Если Вы не планируете централизованно кормить участников, то предупредите их об этом заранее и подумайте список ближайших заведений где это можно сделать. Или попробуйте договориться с площадкой о недорогих комплексных обедах.

В холлах желательно оборудовать диванчики столики, чтобы участники могли спокойно присесть обсудить возможное сотрудничество.

В холодное время года должен работать гардероб.

Разместите на сайте или разошлите участникам карту с местом проведения, а для иногородних можно вообще расписать каким транспортом добраться от вокзалов, аэропортов и вписать номера нескольких служб такси.

Зонируйте пространство. Например, так:

• зона регистрации;
• залы, для докладов;
• зона нетворкинга;
• фотозона;
• зона кофе-брейка и/или обеда;
• лаундж зона.

Установите указатели на улице у входа, возле лифтов и на самом этаже проведения. Желательно разместить в каждой зоне волонтера, который будет следить за порядком, сможет ответить на вопросы гостей и рассказать где какой зал и пр. Если помещение огромное, для масштабных выставок или фестивалей можно поставить в каждой зоне карту с пометкой “Вы тут” или разместите в холле карту для навигации, и подпишите где какой стенд.

Сделайте все что от Вас зависит, чтобы участникам хотелось быть у Вас, общаться друг с другом, а не побыстрее сбежать.