Общее

RegToEVENT — это автоматическая система регистрации участников на мероприятия. Которая имеет большой набор функций незаменимых для организатора: сбор/хранение/обработка базы участников, продажа билетов 24/7 через разные эквайринги, рассылки sms и email участникам из единого интерфейса, генерация билетов с QR-кодом и их печать на мероприятии, аффилейт программа для участников, сбор автолидов, интеграция с системами аналитики, хранение материалов после ивента и др.

Большинство пользователей, перейдя на сайт мероприятия, регистрируются и покупают билет сразу. Если собирать базу через GoogleDocs или другие простые формы регистрации, это требует затрат времени на обработку такой регистрации, или даже отдельного сотрудника, который этим занимается.

  • Система работает автоматически 24/7 и позволяет участникам сразу оплатить свое участие.
  • Есть возможность создавать промо-коды для партнеров и различные гибко настраиваемые скидки и отслеживать статистику продаж по ним.
  • Детальная аналитика не только трафика, но и продаж с конкретных ресурсов.
  • Генерация билетов с QR и штрих кодами, что предотвращает подделку билета, и упрощает Check-in участников на площадке.
  • Реферальная программа для участников.
  • Выписка счетов на оплату.
  • Сайт мероприятия.
  • Экспорт/импорт/backup участников.
  • Push и триггерные уведомления для неоплаченных билетов, или уведомления уже купившим билет по разным сценариям.
  • Сканирование и печать бейджей на регистрации.
  • Другие опции.

 

Как работать с RegToEVENT?

Для начала работы нужно зарегистрироваться на сайте https://regtoevent.com/

Заполнить информацию о предполагаемом ивенте и контактные данные.

Рекомендуем указывать реальный номер телефона, поскольку пароль доступа в аккаунт генерируется случайным образом и приходит Вам в виде СМС-сообщения.

После регистрации каждому организатору доступна функция «создания ивента» где Вы прописываете все о нем: где, когда, название, создаете билеты и настраиваете все необходимые разделы и нужные Вам функции.

На сайте доступен договор с организатором, пришлите свои реквизиты, и мы обменяемся с Вами оригиналом договора.

После регистрации с Вами свяжется наш менеджер, активирует аккаунт и событие, поможет все настроить, если будет такая необходимость.

Для того, чтобы начать регистрировать Участников на мероприятие, Вам необходимо его “создать” в своем кабинете.

Создать ивент означает прописать всю информацию о нем: где, когда, время, начало/конец регистрации, подгрузить необходимые лого, тексты для писем и билета.

Не пренебрегайте подсказками, которые появляются на экране после сохранения каждого нужного раздела! Ивент будет промодерирован, только после того, как Вы заполните все нужные разделы настроек.

Каждому Организатору создается личный кабинет, где он видит все свои ивенты и всю базу с регистрациями Участников.

Вам будут доступны все данные, которые оставляли Участники при регистрации на мероприятия, исходя из тех полей, которые Вы их «просили» заполнить.

Задействовать при этом отдельную CRM систему не нужно.

Если у Вас есть сайт мероприятия, то интеграция происходит путем установки кода в структуру сайта, чтобы при нажатии на кнопку “регистрация/купить/пойти” и пр. Участника перенаправляло в форму регистрации и оплату.

Коды Вы найдете в разделе настроек “Формы”, после того как создадите нужное количество типов билетов и сохраните поля для формы регистрации.

Если Вы решили использовать для сайта мероприятия сайт с конструктора Tilda, то коды на него установить можно!

Как это делать смотрите в нашем видео: https://youtu.be/UZHFLKuk6LI

Если у Вас нет сайта, Вы можете его создать с помощью встроенного конструктора, который будет доступен после заполнения всех основных настроек ивента. Там Вы можете выбрать цветовую схему, нужные блоки, подгрузить свои фото, видео с предыдущих ивентов, информацию о спикерах, программу и пр.

Есть 2 варианта регистрации участников:

1 — если Вы используете свой сайт, то нужно вставить скрипт для кнопки перехода в форму регистрации. При нажатии на кнопку «купить билет» (регистрация, участвовать и т.д. в зависимости от того как эта кнопка у Вас называется) Участник будет перенаправлен на страницу с формой регистрации. Он заполняет свои данные и далее его перенаправит на страницу с оплатой.

На 2м шаге перед оплатой он сможет добавить 2,3,….N-ного участника, если нужно зарегистрировать всех друзей или всех коллег сразу.

После регистрации его данные сохранятся в соответствующем разделе «Заказы»

2 — если у Вас нет своего сайта Вы можете создать его с помощью нашего конструктора в своем аккаунте и во всех анонсах давать эту ссылку на покупку билетов. Никакие дополнительные коды при этом устанавливать не нужно, а процесс регистрации ничем не отличается от предыдущего варианта.

Да, Участники могут логиниться сразу через аккаунт Facebook.

Но, если в настройках пользователя запрещен доступ к телефону 3х лиц, то Facebook передает только фамилию, имя и почту Участника.

Второй вариант регистрации участников — через Telegram-бота.

Регистрация в Telegram происходит с помощью Telegram-бота. При создании формы регистрации организатор может указать поля с вопросами, которые бот будет задавать Участникам. После заполнения формы доступна ссылка на чат-бота. Организатору просто нужно разместить в открытом доступе, чатах, анонсах или напрямую отправить участнику ссылку на бота. Также этот вариант доступен при использовании основной формы регистрации.

Подключившись к боту участнику нужно будет ответить на его вопросы, ответы на которые сохраняются в базу, и будет предложен билет на выбор. На последнем шаге бот предложит оплатить участие и отправит Участнику билет, в случае успешной оплаты.

 

Билеты и форма регистрации

Если у Вас для всех участников равные условия, то Вы им предлагаете один и тот же билет участника (можете назвать его просто “Билет”). Если же Вы решили сделать разные пакеты участия, дешевле/дороже, с разным наполнением, онлайн, то будете предлагать участникам на выбор разные варианты.

Поэтому в соответствующем разделе настроек Вы должны создать эти билеты: написать их название, цену, количество доступных для реализации, и период, когда он доступен в продаже.

Если у Вас предусмотрено повышение цен на билеты, Вы можете создать расписание с какого по какое число действует цена. В день повышения все участники при регистрации будут видеть и оплачивать уже новую стоимость. Если участник зарегистрировался до повышения, но оплатить решил, когда цена уже повысилась, то стоимость его билета будет пересчитана согласно стоимости действующей в день оплаты, независимо от стоимости в момент регистрации.

Доступен также вариант повышения цен по количеству билетов — первые 20 по минимальной стоимости, после этого продать 100 шт дороже, потом еще дороже и т.д.

Если Вы установили лимит продаж, к примеру, 100 билетов, то после 100 оплаченных регистраций система покажет участнику надпись «Sold Out» с текстом, что билеты закончились и нужно связаться с организатором. Если есть необходимость продать еще 3-5…20 билетов Вы можете просто увеличить количество доступных билетов в соответствующем пакете.

Вы предлагаете своим участникам. какой-то набор опций за которые они собственно и оплачивают: вход, конкретный поток с лекциями, раздаточные материалы, обеды, кофе-брейки и пр.

Помимо этого у Вас может быть необходимость отдельно взимать плату за банкет после ивента (afterparty), видеозаписи докладов, участие в мастер-классах и пр. то Вы можете сразу это прописать и не отправлять отдельно Участникам реквизиты карт, дополнительные счета на оплату и остальные “ручные” варианты докупить все это

В этом разделе настроек Вы выбираете поля для формы регистрации. По умолчанию стандартными полями являются: имя, фамилия, электронная почта и телефон. Организатор может добавить сколько угодно полей и прописать любые “вопросы” для них, на которые участник должен будет дать ответ.

Если у Вас предусмотрены разные категории билетов с разным наполнением, естественно они будут отличаться по цене. Если участник купил себе билет, а потом решил, что надо было брать тот который дороже, потому что там больше опций, он может сам в аккаунте проапгрейдить свой, уже существующий билет, доплатив разницу между пакетами или конкретную фиксированную сумму, установленную организатором. Upgrade может быть, как до более дорогого билета, так и до Дополнительной опции. Например, участник купил билет на основную часть ивента, а потом решил, что нужно еще и участие в мастер-классе докупить.

 

Много полезных и важных настроек

Есть настройки, которые являются обязательными: дата начала и конца регистрации, билеты и их цены, выбор способа оплаты. А есть настройки, без которых можно обойтись, к примеру коды аналитики.

Но мы надеемся, что Вы хотите извлечь максимум от продажи билетов и работы с нами. Поэтому потратите лишних 15-30 минут и сможете все настроить полноценно. Или обратитесь к нам за помощью.

 

Вы, как Организатор мероприятия несете полную ответственность за его подготовку и проведение. Публичная оферта — это по сути договор между Вами и Участниками. В котором Вы прописываете кто выступает Организатором, что за мероприятие, где какие условия оплаты, участия, контакты, условия возврата билетов и пр.

При регистрации, Участник соглашается с Вашими правилами участия путем нажатия соответствующего ползунка. А Вы таким образом, страхуете себя от необоснованных претензий со стороны участников.

Логотип, который Вы подгружается в настройках ивента показывается участнику в форме регистрации с кратким описанием ивента и будет напечатан в билетах участников.

После регистрации и оплаты Участнику на почту приходят письма с подтверждением данных фактов.

Поэтому текст такого письма формирует сам организатор. Напишите коротко, что Вы хотите сообщить Участнику после регистрации/оплаты, и он увидит это в письме.

Билет состоит из 4х частей, 2 из которых формируются автоматически (туда вносится информация об ивенте, лого, категории билетов, данные участников, штрих-коды и QR коды, а 2 поля оставлены на усмотрение организатора.

Вы можете оставить их пустыми, но при этом участники будут получать полупустой лист.

В эти поля Вы можете внести дополнительную важную информацию об ивенте, карту проезда, лого спонсоров или лого организатора пр.

Если на мероприятии предполагается онлайн участие, то, как показывает практика, участники в недоумении начинают обрывать телефон организатора с вопросом зачем ему пришел билет для непосредственного участия, если он находится в другом городе и просто ждет ссылку для просмотра.

В связи с этим, если Вы ставите в настройках, что это билет «Онлайн», для него не будет формироваться билет, а текст письма в качестве подтверждения регистрации прописывает сам Организатор. К примеру, спасибо за регистрацию на “тест семинар” в день мероприятия за 1 час до начала вам на почту придет письмо с ссылкой для просмотра.

После регистрации участник получает письма о регистрации, письмо с билетом, дополнительные письма из ваших рассылок. По умолчанию они приходят с адреса инфорте, при валидации эмейла участникам будут приходить письма с вашего адреса.

 

Оплата билетов через RegToEVENT

Участники могут выбирать себе способы онлайн-оплаты и оплачивать билеты прямо в момент регистрации после заполнения своих данных.

Для оплаты им доступны те платежные эквайеры, которые Вы, как Организатор, активировали при настройке ивента.

А также, Участники могут сразу скачать себе счет на оплату по безналу, если Вы готовы им предоставить такую возможность и указали в аккаунте свои реквизиты юр.лица.

Счет на оплату генерируется и скачивается автоматически в виде pdf файла.

Назначение платежа Вы указываете сами, исходя из КВЭДов за которые Вы можете принять оплату, но дополнительно система автоматически подставит номер регистрации в назначения, чтоб по приходу денежных средств на Ваш расчетный счет Вы могли быстро идентифицировать чья это сумма.

При регистрации Участнику создается личный кабинет. Даже если он не оплатил свое участие по каким-то причинам, то она сохранится в базе, и он сможет вернуться оплатить ее позже.

Система собирает даже «автолиды» — все данные с форм, которые заполнялись Участником до момента нажатия кнопки «продолжить». Если у Организатора есть время и желание работать с такой базой, то это Ваша потенциальная аудитория и им можно «допродать» билет по телефону или по переписке, своевременно напомнив о «желании» попасть на ивент.

Организатор может сам выбрать с какими платежными системами работать.

На текущий момент доступны варианты:

  • WayForPay,
  • LiqPay,
  • Интеркасса,
  • Fondy,
  • Оплата частями от ПриватБанка (оплата в кредит)
  • Генерация счета для приема оплаты по безналу на свой р/с

В кабинете Организатора Вы активируете соответствующий способ оплаты и прописываете реквизиты своего юр.лица.

При переходе в оплату Участник видит, что такой способ возможен и может себе скачать готовый счет на оплату в pdf.

А по приходу оплаты Ваш бухгалтер в свободное время сделает оригинал счета и закрывающие документы.

Билет отправляется ему автоматически после оплаты на указанные при регистрации Email и на телефон в СМС, в виде ссылки на скачивание файла.

Если он удалил письмо с билетом или не может его найти, то он может скачать билет из личного кабинета.

Также, можно повторно отправить ему билет из кабинета Организатора, в «ручном» режиме, нажатием одной кнопки.

Если мероприятие бесплатное, и не предполагает второго шага — оплаты, то билет уходит сразу после регистрации, если предусмотрена дополнительная модерация, то после проставления соответствующей отметки Организатором.

Если организатор прописал свои реквизиты для генерации счетов по безналу, то средства за все подобные заказы попадают сразу на расчетный счет организатора.

Прием средств через карты и электронные кошельки имеет несколько вариантов, в зависимости от выбранной платежной системы.

Средства, зачисленные от LiqPay и WayForPay приходят сразу на счет Организатора, за исключением комиссии сервиса.

Для всех остальных случаев денежные средства принимаются на счета Сервиса и переводятся Организатору по его запросу из личного кабинета на карту указанную для вывода.

Да, для активации LiqPay можно сразу указать свой публичный ключ, и мы настроим переадресацию денежных средств напрямую организатору. Если своего магазина нет – его нужно создать и активировать, выполнив все требования службы финансового мониторинга банка.

В случае подключения WayForPay организатор указывает реквизиты — куда ему переводить средства, и магазин создается автоматически. Для активации со счета/карты удерживается 1 грн, которая возвращается после активации.

Промо-коды генерируются прямо в системе. Размер скидки (в процентном соотношении или в виде фиксированной суммы), количество применений, а также категории билетов к которым он применим, по этой скидке определяет Организатор.

Также можно настраивать гибкие скидки на количество билетов в заказе, (например, при покупке 3-х и больше билетов сразу, скидка на все 10%).

Или скидку на каждый кратный билет в заказе (например, каждый 5й билет в подарок).

История продаж по промо-кодам будет видна в статистике

 

Вывод средств и комиссия сервиса

Комиссия сервиса зависит от объема продаж организатора.

Если бюджет мероприятия до 35000$, то вначале работы Организатор выплачивает 3% комиссии + 0,5$ с билета

Если мероприятие изначально предполагает более высокий бюджет, то ставка комиссии может быть снижена вплоть до 1%.

Если Организатор проводит много мероприятий на регулярной основе, и билеты продаются одновременно на несколько, то комиссия может быть установлена менее 3% уже на старте для всех мероприятий сразу.

Условия индивидуально обсуждаются для каждого отдельного случая.

 

Бесплатные ивенты используют сервис бесплатно.

Время получения средств от продажи билетов зависит от того какую платежную систему вы использовали для приема платежей участников.

LiqPay и WayForPay переводят средства либо в тот же день после поступления денежных средств, либо консолидированным платежом спустя 1-3 дня, за вычетом комиссии сервиса.

В случае использования для приема платежей через Fondy и Интеркасса накопленные денежные средства переводятся Организатору по его запросу в личном кабинете, за вычетом комиссии сервиса.

При активной оплате на безнал Организатора — деньги напрямую приходят ему.

В таком случае комиссия сервиса насчитывается 1 раз в месяц за соответствующие заказы и выплачивается по счету предоставленному Организатору.

 

Рассылка уведомлений и общение с участниками

Вы можете сразу в интерфейсе RegToEVENT выбрать: кому будет предназначена рассылка — зарегистрированным и не оплаченным, только оплаченным с уведомлением о каких-то новостях или изменениях и пр.

Все это делается в едином интерфейсе, без дополнительного обращения в сторонние сервисы.

Для того, чтобы сделать рассылку через email, нужно заключать и оплачивать дополнительный сервисы, для отправок рассылки через sms нужно еще и получить подтверждение, чтобы номер не был забанен оператором за спам.

В то время, как у RegToEVENT уже все эти договоры есть, и Вам не стоит переживать, что Ваши письма или номер телефона будут восприняты как мошеннические и заблокированы.

И email и sms рассылки можно настроить на нужное время. Например, запланировать sms уведомление для участников, что обед состоится в 14:00 на 5 этаже в ресторане «Салат» и отправить его только тем участникам у кого этот обед был предусмотрен условиями билета.

Организатор может настроить отправку писем или смс по заведомо определенному сценарию.

Например, отправить письмо всем участникам, которые зарегистрировались, но не оплатили участие на протяжении 3х дней с момента регистрации. Или отправить отдельное сообщение после оплаты вип билета с спец.условиями участия.

 

Аналитика

В аккаунте организатора есть Dashboard куда вынесена информация о количестве регистраций и количестве проданных билетов, выручке от продажи. Также количество просмотров сайта и количество уников. И подробная аналитика трафика.

Дополнительно Telegram-бот присылает уведомления каждый день о количестве регистраций и продаж. Или показывает текущую статистику по запросу определенной командой.

Да, в сервисе есть своя аналитика, которая не просто показывает статистику переходов с того или иного ресурса, но при размещении кнопок, ссылок и пр. на покупку билетов на сторонних ресурсах показывает откуда именно пришел участник, который потом зарегистрировался и купил билет.

Для того, чтобы аналитика правильно работала организатору необходимо прописать свои айдишники кодов аналитики.

Ваш ивент может существовать и без них, на регистрацию и оплату участия это никак не влияет.

Но, если Вы хотите отслеживать всю статистику сразу в едином окне: откуда были переходы, откуда были продажи, с каких устройств, браузеров переходили люди, воронка продаж и пр, то прописав ID кодов аналитики, система будет это все считать и выводить для Вашего удобства.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Да. Пропишите ID пикселя в соответствующее поле настроек, и он будет записывать события «перехода в форму регистрации», «заполнение формы», «переход в оплату» и саму «покупку» билета.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

 

Другие вопросы

В сервисе есть аффилейт программа. В которой можно прописать целью либо регистрацию участника по реферальной ссылке, либо оплату им билета. После целевого действия владелец ссылки, по которой было совершено действие, получает вознаграждение по условия организатора.

В сервисе есть четкое логирование всех действий, и Вы всегда сможете отследить кто из сотрудников, когда и какие изменения внес в настройки дат, цен или в регистрацию конкретного участника (категория билета и пр.)

Каждый день система делает back_up и выгружает всю базу клиентов, поэтому даже если в день мероприятия базы не станет она останется со всеми данными в виде Excel файла в Вашем распоряжении. Можно настроить, чтобы система присылала Вам базу раз в неделю или каждый день или с любой другой периодичность от 1 до 7 дней

Ya ne doveryayu tekhnologiyam i boyus. chto za den do meropriyatiya server perestanet rabotat

Мы сами неоднократно проводили мероприятия на 1000+ участников и никогда, ни на каких условиях, не давали базу другим участникам, спонсорам и желающим купить ее за деньги.

Мы всегда щепетильно относимся к хранению и обработке данных и обещаем всем при регистрации, что их данные не будут переданы 3м лицам.

Вопрос доверия клиента и репутация дороже, чем продажа базы конкурентам. Все условия работы, в том числе и запрет на передачу базы участников, будет подкреплен договором сотрудничества.

Если участникам было обещано видеозаписи после мероприятия, презентации докладчиков, дополнительные чек листы, разборы, кейсы и другие материалы. При этом участники делятся на тех, кто получает материалы, а кто нет, то в RegToEVENT можно загрузить все необходимые видео, pdf., txt файлы и разграничить доступ между участниками.

После этого участнику в личном кабинете будет доступен раздел с материалами где он сможет все посмотреть.

Вы можете печать их самостоятельно, взяв выгрузку из базы, а можно заказать это как отдельную услугу у нас.

Мы согласовываем с Организатором вид и размер наклейки, а в день мероприятия мы привезем все оборудование и проводим регистрацию.

Сканируется билет участника и если билет оплачен, то ему распечатывается наклейка с данными ФИО, компания и пр.

Повторно поэтому билеты check-in не возможен.