Мобильное приложение для бизнес-мероприятия – это гораздо больше, чем электронная программа конференции или список участников. Оно может помочь гостям находить нужные контакты, договариваться о встречах, общаться со спикерами, знакомиться с партнерами и участвовать в интерактивных активностях. Для организатора это еще и возможность повысить ценность события для спонсоров и создать единое пространство для офлайн- и онлайн-аудитории.

Но есть один нюанс: даже самое дорогое приложение с десятками функций не принесет ожидаемого результата, если участники не будут им пользоваться.

Поэтому прежде чем выбирать решение для своего мероприятия, стоит разобраться, на что обращать внимание, как мотивировать гостей присоединяться к нетворкингу и какие возможности современное ивент-приложение может предложить.

1. Почему приложение для нетворкинга – это инвестиция в ценность вашего события

Участники приходят на бизнес-конференции, форумы и выставки не только ради докладов. Они хотят знакомиться, искать клиентов и партнеров, обмениваться опытом и находить новые возможности для развития бизнеса.

Однако во время крупного мероприятия установить нужные контакты не так просто. Даже у активного посетителя ограничено время: нужно слушать выступления, переходить между залами, посещать стенды и общаться с коллегами. В результате человек может так и не познакомиться с теми, ради кого приехал.

Мобильное приложение помогает сделать эти знакомства целенаправленными. Участник может заранее просмотреть профили других гостей, найти людей с общими интересами, написать им и договориться о встрече в удобное время.

Важно и то, что приложение повышает ценность участия для партнеров и спонсоров.

Физический стенд не всегда гарантирует достаточный поток посетителей. Кто-то может не заметить его среди других, кто-то не успеет подойти, а кто-то заинтересуется компанией уже после завершения мероприятия. Даже если посетитель оставит визитку, это еще не значит, что контакт будет полезным и перерастет в сотрудничество.

Виртуальные стенды, каталоги компаний и возможность бронировать встречи помогают партнерам быть доступными для аудитории не только возле физической экспозиции.

Для организатора это дополнительное преимущество при продаже партнерских пакетов. Ведь компании оценивают не только количество посетителей события, но и возможность найти среди них потенциальных клиентов, кандидатов или бизнес-партнеров.

2. Не количество функций, а активность участников

На рынке много решений для мероприятий – от простых приложений с программой и списком гостей до комплексных платформ с чатами, интерактивами и инструментами для партнеров. При этом стоимость таких продуктов может отличаться в разы.

Сравнивать цены важно, но этого недостаточно.

Представим, что вы организовали конференцию на 1000 участников и заказали приложение с большим набором функций. Однако им воспользовались лишь 50 человек. Оправдала ли себя такая инвестиция?

Поэтому при выборе нужно оценивать не только технические возможности, но и то, насколько легко гостям начать пользоваться сервисом и насколько эффективно организатор сможет вовлечь их во взаимодействие.

Как активировать участников до начала события

Информирование о приложении должно начинаться задолго до открытия конференции. Не стоит рассчитывать, что гости самостоятельно найдут его в нужный момент или заинтересуются случайным упоминанием со сцены.

Что можно сделать?

  • Расскажите о приложении на сайте события. Объясните, какие задачи оно поможет решить: найти нужных людей, просмотреть программу, забронировать встречу или познакомиться с партнерами.
  • Добавьте информацию в анонсы и социальные сети. Потенциальные участники должны знать, что нетворкинг будет доступен еще до начала мероприятия.
  • Покажите интерфейс. Скриншоты и короткие инструкции помогут понять, что именно ждет пользователя внутри.
  • Пригласите в приложение сразу после покупки билета. Если регистрация и продажа билетов происходят в одной системе с приложением, участник может получить инструкции и доступ сразу после оформления заказа.
  • Отправьте напоминание накануне события. Сообщите, как войти в личный кабинет, и напомните о возможностях нетворкинга.
  • Привлеките команду на локации. Хостес во время регистрации и ведущие со сцены могут коротко рассказывать о приложении и объяснять, почему им стоит воспользоваться.

Отдельный инструмент – демонстрационный режим на экранах и проекторах в помещении. Вместо сухого сообщения о наличии приложения покажите его живой интерфейс: ленту новостей, профили участников, партнерские стенды, программу и возможности общения.

Когда люди видят, как другие взаимодействуют, комментируют публикации и договариваются о встречах, у них появляется дополнительный стимул присоединиться.

QR-коды на информационных табличках также могут помочь, особенно если разместить их не только возле регистрации, но и в разных зонах локации. Еще удобнее, когда QR-код на бейдже связан с профилем участника: тогда он становится инструментом не только для входа на событие, но и для знакомств.

3. Почему интеграция с регистрацией важна для организатора

Одна из самых распространенных проблем – использование разных сервисов для продажи билетов, регистрации, чекина, трансляции и нетворкинга.

На первый взгляд, это может казаться вполне рабочей схемой. Организатор экспортирует список участников, переносит его в другой сервис, создает учетные записи и рассылает доступы.

Однако чем ближе дата события, тем чаще возникают изменения: новые регистрации, оплаты, уточнение контактных данных и срочные запросы. Если каждую систему нужно обновлять отдельно, растет риск ошибок и лишней работы.

Вот с чем может столкнуться организатор:

  • часть поздних регистраций не попадет в приложение вовремя;
  • участники не получат доступы или не поймут, как войти;
  • импорт и синхронизация баз потребуют дополнительного контроля;
  • возникнут сложности с доступом к трансляции или проверкой билетов;
  • команда будет тратить время на технические вопросы вместо подготовки события.

Отдельное внимание – безопасности доступа. Не стоит использовать почту участника в качестве пароля или создавать одинаковые пароли для большого количества пользователей. Так же открытую регистрацию по общедоступной ссылке нужно настраивать осторожно, если доступ к событию предусмотрен только для владельцев билетов.

Интеграция помогает уменьшить количество ручных операций и упростить путь участника от покупки билета до первого знакомства.

Именно поэтому удобно, когда регистрация, продажа билетов, чекин, онлайн-трансляции и инструменты нетворкинга работают в рамках одной платформы. В RegToEVENT эти процессы можно объединить, чтобы избежать лишнего переноса данных между отдельными сервисами.

4. Веб-приложение или мобильное приложение, которое нужно устанавливать?

Еще один важный момент – способ доступа.

Не каждый участник готов скачивать отдельное приложение ради однодневной конференции. Кто-то не хочет тратить память смартфона, кому-то не нравится устанавливать незнакомые программы, а кто-то просто откладывает это на потом и забывает.

Особенно проблематично, когда ссылка на скачивание поступает за несколько часов до начала события. Участник уже занят дорогой, регистрацией и поиском нужного зала, поэтому вероятность, что он будет разбираться с новым сервисом, уменьшается.

Альтернативой является веб-приложение, которое открывается в браузере по ссылке. Для пользователя это означает, что не нужно искать программу в магазине приложений и проходить отдельную установку.

Например, веб-приложение для нетворкинга RegToEVENT доступно через браузер на разных устройствах. Участник входит в свой кабинет по предоставленным данным доступа, а при желании может добавить иконку на главный экран смартфона для быстрого открытия.

Такой подход снижает барьер входа: чем меньше шагов нужно сделать человеку, тем проще ему начать пользоваться инструментом.

5. Какие функции должно предлагать приложение для нетворкинга

Когда участник уже зашел в приложение, важно, чтобы он нашел там не просто цифровую копию программы конференции, а инструменты для реального взаимодействия.

В RegToEVENT организатор может настраивать структуру меню и включать нужные разделы в зависимости от формата события. Рассмотрим основные возможности.

Профили участников и личные сообщения

В каталоге гостей можно просматривать имена, фотографии, должности и компании. Открыв профиль, участник может ознакомиться с контактами, узнать, кого ищет человек и что он предлагает.

Если нашелся потенциально полезный контакт, можно написать ему личное сообщение или предложить встречу на конкретное время.

Это помогает перейти от случайных знакомств к более целенаправленному нетворкингу.

Интерактивная программа события

Электронная адженда позволяет просматривать расписание, информацию о спикерах и запланированные сессии. Если программа меняется, организатор может обновить ее в цифровом формате, а участники увидят актуальную информацию.

В зависимости от настроек можно также:

  • отправлять вопросы к докладам и панельным дискуссиям;
  • просматривать вопросы других участников;
  • оценивать выступления;
  • получать презентации, если организатор добавил их к соответствующей сессии;
  • видеть, какой доклад идет сейчас.

Это упрощает взаимодействие между аудиторией и спикерами и помогает собирать обратную связь.

Профили спикеров

Отдельный раздел с докладчиками позволяет ознакомиться с их опытом, найти нужного человека и, если настройки это позволяют, написать ему или договориться о встрече.

Для участников это возможность продолжить разговор после выступления, а для организатора – дополнительный инструмент взаимодействия между спикерами и аудиторией.

Виртуальные стенды партнеров и каталог компаний

Партнерская страница может содержать логотип, описание компании, контакты и другую информацию, которую организатор хочет представить аудитории.

Такой стенд дополняет физическое присутствие на локации и позволяет заинтересованным участникам знакомиться с компанией онлайн.

Каталог компаний помогает структурировать участников выставочной зоны, партнеров или представителей отдельных организаций. Участник может найти нужную компанию, просмотреть ее профиль, определить представляющих ее людей и обратиться к ним.

Это особенно полезно на крупных мероприятиях, где важно не просто познакомиться с кем-то, а найти людей с конкретной экспертизой или профессиональными интересами.

Карта локации

На выставках и масштабных конференциях бывает сложно сориентироваться среди залов, стендов и дополнительных активностей.

Интерактивная карта помогает найти нужную зону, просмотреть информацию о стенде и перейти к профилю представляющей его компании. При наличии соответствующих функций участник может связаться с представителем и договориться о встрече, даже если сейчас его нет возле стенда.

Ярмарка вакансий

Для событий, где важен рекрутинг, полезным может быть отдельный раздел с вакансиями и резюме.

Компании-партнеры публикуют предложения работы, а участники могут представить свой опыт и найти потенциального работодателя. Это цифровая альтернатива доскам объявлений, не требующая отдельного физического пространства на локации.

Для организатора это еще один способ расширить ценность партнерских пакетов.

Онлайн-трансляции для участников

Если у события есть онлайн-аудитория, важно обеспечить удобный доступ к трансляции. В рамках приложения можно организовать просмотр разных залов, а также предоставить онлайн-участникам возможность взаимодействовать с другими гостями через доступные инструменты общения.

Это помогает объединить онлайн- и офлайн-аудитории в одном цифровом пространстве, а не ограничивать дистанционных зрителей лишь просмотром сцены.

Доступ к трансляциям можно настраивать в соответствии с форматом мероприятия и категориями билетов.

Опросы и голосования

Опросы помогают организатору собирать мнения аудитории, получать обратную связь и вовлекать людей в обсуждения.

Партнеры также могут использовать их для изучения осведомленности о продукте или услуге, проверки интереса к новым предложениям и взаимодействия с потенциальными клиентами.

Результаты могут стать основой для дискуссии во время события или помочь организатору лучше понять ожидания участников.

Анкетирование после события

Обратная связь нужна не только для оценки выступлений. После мероприятия организатор может предложить участникам заполнить анкету об общих впечатлениях, качестве программы, организации и других аспектах.

Это позволяет выявить проблемы, которые стоит исправить, и получить предложения относительно будущих событий. Важно не просто собрать ответы, а и использовать их для усовершенствования следующего мероприятия.

QR-квесты и интерактивные активности

Чтобы поощрить гостей исследовать локацию, можно организовать квест с поиском QR-кодов. Их размещают в разных зонах, а участники выполняют задания или собирают отметки, чтобы получить приз.

Такая механика помогает привлечь внимание к партнерским стендам, активностям и менее заметным зонам. А если к квесту присоединяются спонсоры, он становится еще одним способом взаимодействия брендов с аудиторией.

Знакомства в привычном цифровом формате

Не всем легко подойти к незнакомому человеку и начать разговор. Поэтому дополнительным инструментом может быть формат знакомств с простым интерфейсом, подобным сервисам для поиска контактов.

Участник просматривает профили, определяет людей, с которыми хотел бы познакомиться, и получает возможность перейти к общению. Для бизнес-мероприятий это еще один способ сделать профессиональные знакомства более доступными.

Мой билет и информация о событии

Приложение может также содержать личный билет участника, контакты организаторов, информацию о локации и другие практические сведения.

Когда основные данные собраны в одном месте, гостю проще найти нужную информацию, а организатору – обеспечить удобный доступ к ней.

Вывод: успешный нетворкинг начинается до открытия дверей

Мобильное приложение для события может объединить регистрацию, программу, общение, партнерские стенды, онлайн-трансляции и интерактивные активности. Но сам по себе набор функций не гарантирует результата.

Чтобы участники действительно пользовались приложением, необходимо заранее рассказать о нем, объяснить преимущества, предоставить простой доступ и регулярно напоминать о возможностях взаимодействия.

Не менее важно избежать лишних технических шагов для организатора: переноса баз между сервисами, ручного создания учетных записей и постоянной синхронизации данных.

RegToEVENT объединяет инструменты регистрации, продажи билетов, чекина и нетворкинга в одной платформе. Это помогает организатору упростить подготовку события, а участникам – получить доступ к нужным инструментам вовремя.

Создавайте свои события на RegToEVENT, чтобы сосредоточиться на опыте гостей, развитии профессиональных к